Um dashboard é mais útil quando está à vista no momento da decisão.
Um gestor comercial toma decisões sobre o pipeline. Ajuda se o dashboard estiver incorporado no CRM de vendas (onde o gestor trabalha). Ajuda se o gestor tiver o dashboard nos favoritos (abre em dois segundos). Ajuda se o gestor receber o dashboard por email (vê a métrica todas as segundas-feiras).
Incorporar um dashboard é colocá-lo onde o utilizador já trabalha. Partilhar um dashboard é enviá-lo ao utilizador.
Ambas as opções reduzem o atrito. A métrica chega a quem decide. Não é preciso mudar de ferramenta.
Incorporar dashboards
Incorporar no CRM
Dashboard de vendas incorporado no CRM. O gestor comercial abre o CRM e vê o dashboard na barra lateral. Sem mudança de contexto.
Incorporar no produto
Dashboard de produto incorporado na ferramenta interna de administração. O gestor de produto está a ver dados de utilizadores. Vê o dashboard de adoção de funcionalidades ao lado do perfil do utilizador. Contexto relevante.
Incorporar numa ferramenta de comunicação
Dashboard incorporado no chat da equipa. Uma mensagem publica a receita diária. A equipa não precisa de abrir a ferramenta de dashboards. Vê a métrica no chat.
Incorporar no email
As métricas do dashboard são enviadas por email aos interessados. O email mostra receita, conversão e churn. Abre-se o email em vez de carregar o dashboard.
Resultado
Incorporar reduz o atrito. O utilizador vê a métrica na ferramenta que já usa. Sem cliques extra. Sem mudanças de contexto.
Partilhar dashboards
Relatórios por email
O dashboard é enviado por email semanalmente ou diariamente. O destinatário lê o email e vê a métrica.
Alertas no chat
A métrica do dashboard é publicada no chat quando muda. Alerta: a receita desceu. Três por cento abaixo da meta. Investiga.
Integração por API
Um sistema externo vai buscar a métrica do dashboard. Exemplo: o cabeçalho do website mostra cinco mil clientes atendidos. Esse número vem do dashboard de clientes através da API.
Dashboards públicos
O dashboard tem um URL público. Qualquer pessoa com o link pode vê-lo. Sem login. É útil para dashboards de interessados (investidores, métricas para clientes).
Subscrição de dashboards
O utilizador subscreve um dashboard. Recebe uma notificação quando a métrica muda. Notificação: a taxa de conversão desceu abaixo de dois por cento. Investiga.
Exemplo real: dashboards incorporados em toda a organização
Equipa de vendas
Dashboard incorporado no CRM. O gestor comercial abre o CRM e a barra lateral mostra o dashboard do pipeline. Pipeline por fase, progresso da quota, previsão. Não é preciso mudar para a ferramenta de dashboards. Toda a informação está no CRM.
Equipa de marketing
Dashboard incorporado no email. Todas as segundas-feiras às 6h chega um email com as métricas da semana anterior. Tráfego, conversões, custo por aquisição, ROAS. A equipa lê o email com o café. Fica com todo o contexto para a semana que vem.
Equipa executiva
Dashboard incorporado no chat. Todos os dias às 8h, uma publicação no chat mostra: receita (quinhentos mil), churn (dois por cento), novos clientes (vinte), receita de expansão (mil e duzentos). O CEO lê a mensagem. Fica a saber como está o negócio numa só mensagem.
Equipa de produto
Dashboard incorporado numa ferramenta interna. O gestor de produto está a rever feedback de utilizadores. A ferramenta interna mostra o estado de adoção de funcionalidades desse utilizador. A barra lateral do dashboard mostra: adoção da funcionalidade em toda a empresa (quarenta por cento), adoção neste segmento de utilizadores (trinta por cento). O gestor de produto vê o contexto do utilizador e o contexto da empresa. Toma a decisão.
Equipa de operações
Dashboard como URL público. A página de estado mostra o tempo de atividade (99,95 por cento) e o tempo de resposta (150 ms). Os clientes podem consultar o estado do sistema sem iniciar sessão. Confiança pública de que o sistema está saudável.
Equipa de apoio ao cliente
Alertas do dashboard no chat. Quando a satisfação dos clientes desce abaixo da meta, dispara um alerta no chat. O responsável de apoio investiga logo. O alerta evita que a qualidade se degrade sem ninguém notar.
Resultado
Ao incorporar e partilhar dashboards, as métricas chegam a quem decide, onde essas pessoas estão. Sem atrito. Sem outra ferramenta para abrir. As decisões são mais rápidas e mais bem informadas.
Boas práticas para incorporar e partilhar
Simplifica para incorporar
Um dashboard incorporado deve ser mais simples do que o dashboard completo. Mostra apenas três a cinco métricas. Mais do que isso é ruído num contexto incorporado.
Respeita o contexto
O email deve ser legível no cliente de email (não uma captura de ecrã que exige zoom). O chat deve caber no formato de mensagem do chat. A métrica incorporada deve ser relevante para o contexto onde aparece.
Respeita a frequência
Email diário é demais (sobrecarga). Semanal é bom. Os alertas em tempo real devem ser raros (baseados em limites, não em cada alteração).
Protege dados sensíveis
Não partilhes dashboards de remunerações. Não partilhes dados específicos de clientes. Partilha apenas métricas que possam ser públicas.
Perguntas frequentes
Com que frequência devemos partilhar dashboards por email?
Semanalmente é o habitual. Diariamente é demais (sobrecarga). Mensalmente é pouco frequente (desatualizado no fim do mês). Os emails semanais chegam à caixa de entrada na segunda-feira de manhã, e o interessado lê-os durante o planeamento da semana. Para alertas de crise (algo correu muito mal), partilha de imediato. Para métricas de rotina, o ritmo é semanal. Mas testa com os interessados. Se semanal for demais, passa a quinzenal. Com o criador de websites da WEMASY, podes configurar isto diretamente no teu website.
Os dashboards incorporados devem atualizar-se sozinhos ou ser capturas estáticas?
Atualizar sozinhos é melhor. Um dashboard incorporado deve mostrar dados atuais, não uma captura da manhã. Se a atualização automática causar lentidão, usa uma captura. A lentidão é pior do que dados ligeiramente desatualizados. Teste: se a atualização demorar mais de cinco segundos, usa uma captura estática (atualiza de hora a hora em vez de minuto a minuto). Equilibra atualidade e desempenho.
Como garantimos que os dashboards incorporados não deixam o sistema anfitrião lento?
Carrega o dashboard num iframe. O sistema anfitrião não fica sobrecarregado com o carregamento do dashboard. O dashboard carrega de forma independente. Se o dashboard for lento, só a vista incorporada fica lenta, não o sistema anfitrião. O isolamento por iframe é a melhor prática para o desempenho. Alternativa: guarda o dashboard em cache e atualiza-o de hora a hora em vez de em tempo real.
Os dashboards incorporados devem mostrar detalhe ou só a métrica principal?
Só a métrica principal na incorporação por email ou chat (não há espaço para detalhe). Detalhe nos dashboards incorporados numa ferramenta (mais espaço, o utilizador pode explorar). Ajusta o formato da incorporação à capacidade de interação. Um dashboard incorporado no email mostra no máximo três métricas. Um dashboard incorporado numa ferramenta pode mostrar dez métricas com detalhe.
Como evitamos a fadiga de dashboards com demasiadas partilhas automáticas?
Limita a três dashboards no máximo por pessoa. Emails, mensagens e alertas em excesso levam a que as pessoas deixem de ligar. Deixa o utilizador escolher que dashboards subscreve. A fadiga de alertas mata a utilidade. Começa com um dashboard crítico partilhado. Acrescenta mais só se pedirem. Pergunta aos utilizadores quais os dashboards que realmente usam. Corta os restantes.
Devemos mostrar aos utilizadores a origem e a hora de atualização do dashboard?
Sim, por transparência. O email deve mostrar: Dados de hoje às 6h ou Atualizado há dois minutos. O utilizador deve saber quão recentes são os dados. Mostra transparência. Mostra que o dashboard é mantido. Também evita confusão: o utilizador vê um número desatualizado e quer saber porquê. A hora de atualização explica.