Tens dados excelentes. A receita subiu vinte por cento. O valor do cliente ao longo da vida aumentou. A retenção melhorou. Mas as tuas partes interessadas não ligam. Enterraste a história em tabelas. Números sem significado. Fazer relatórios é contar a história. Os dados são factos. O relatório é narrativa. Este artigo explica como reportar dados de forma eficaz e comunicar com as partes interessadas.
Perceber o teu público e as suas necessidades
As finanças importam-se com o ROI
As finanças querem saber se o dinheiro foi bem gasto. O SEO custou cinquenta mil dólares. Gerou quinhentos mil dólares de receita. O ROI é de dez vezes. As finanças gostam disto. Mostra o ROI. Mostra o prazo de retorno. As finanças falam a língua do retorno do investimento.
O marketing importa-se com o tráfego e a conversão
O marketing quer saber se as campanhas funcionaram. O tráfego subiu. A conversão subiu. Clientes conquistados. O marketing gosta disto. Mostra o crescimento do tráfego. Mostra a melhoria da conversão. Mostra o custo por cliente. O marketing fala a língua do tráfego e da conversão.
Criar resumos executivos
Uma página conta a história toda
Resumo executivo: uma página. O que aconteceu. Porque aconteceu. O que vem a seguir. Números. Destaques. Conclusões principais. Uma página. Feito.
Conclusões principais em destaque
Põe a negrito a conclusão mais importante. Receita a subir vinte por cento. Esse é o título. Os detalhes vêm depois. Mas o título vai primeiro. Prende a atenção. Depois explica.
Apresentar os dados de forma visual
Gráficos em vez de tabelas
Nunca mostres uma tabela à direção. Uma tabela com vinte números confunde. Um gráfico com a linha a subir é claro. Usa gráficos. Gráficos de linhas para tendências. Gráficos de barras para comparações. Gráficos circulares para a composição.
Cor e desenho para a clareza
Vermelho para mau. Verde para bom. Amarelo para atenção. As cores transmitem emoção. Desenha para a clareza. Sem tipos de letra extravagantes. Sem gráficos complexos. Desenho simples e limpo. Perceber em cinco segundos.
Contar uma história com dados
O que aconteceu, porquê, o que vem a seguir
O que aconteceu: a receita subiu vinte por cento. Porquê: a campanha de verão impulsionou as vendas. O que vem a seguir: escalar a campanha. O pico de outono vem aí. Criar stock. Três frases. História completa.
O contexto tira a confusão
A receita subiu vinte por cento. É bom? Depende do contexto. No ano passado subiu trinta por cento. Este ano, mais devagar. Contexto: o crescimento está a abrandar. É diferente de o crescimento estar a acelerar. Acrescenta contexto.
Comparar com períodos anteriores
Crescimento mês a mês
Este mês, receita de cento e vinte mil. No mês passado, cem mil. Crescimento mês a mês de vinte por cento. Mostra o impulso. Para cima ou para baixo.
Tendências de ano para ano
Este ano, no mesmo mês, cento e vinte mil. No ano passado, no mesmo mês, cem mil. Crescimento de ano para ano de vinte por cento. Mostra crescimento real, não sazonalidade. Remove o efeito da sazonalidade.
Lidar com más notícias nos relatórios
A transparência cria confiança
A receita desceu dez por cento este mês. Não a escondas. Reporta-a. As partes interessadas sabem que algo está errado. Esconder prejudica a confiança. Reportar com uma explicação cria confiança. Receita em baixa por causa do lançamento de um concorrente. Plano para responder no mês seguinte.
Incluir contexto e próximos passos
Um mau resultado sem explicação é um desastre. Um mau resultado com explicação e plano é gerível. Receita em baixa por uma mudança de mercado. Mas a retenção está estável. O valor do cliente ao longo da vida subiu. Contexto: estamos a perder clientes novos, mas a manter os atuais. Plano: ajustar a estratégia de aquisição.
Frequência e distribuição dos relatórios
Cadência semanal, mensal e trimestral
Relatórios semanais para negócios de movimento rápido. Mudanças diárias exigem revisão semanal. Relatórios mensais para negócios normais. Trimestrais para negócios estáveis. Ajusta a frequência ao ritmo do negócio.
Automatizar a criação de relatórios
Deixa de criar relatórios à mão. Automatiza-os. Configura um dashboard. Os relatórios são gerados automaticamente. Enviados às partes interessadas automaticamente. Semanal, na manhã de segunda-feira. Mensal, na primeira segunda-feira. Trimestral, no primeiro dia do trimestre. A automatização poupa tempo.
Perguntas frequentes
Os relatórios devem mostrar todos os dados ou só os destaques?
Só os destaques. Relatório executivo: cinco conclusões principais. Os dados de apoio vêm a seguir. O relatório completo e detalhado vai para os analistas. As partes interessadas querem títulos. Os analistas querem detalhes. Dois relatórios. Com o criador de websites da WEMASY, podes configurar isto diretamente no teu website.
Como explicas maus resultados sem parecer que estás a arranjar desculpas?
Assume a responsabilidade. Reconhece o problema. Explica o contexto. Apresenta a solução. A receita desceu. Sabemos. O mercado mudou. Eis como estamos a responder. Responsabilidade sem desculpas.
E se os dados estiverem incompletos ou desorganizados?
Reconhece-o. Não escondas dados incompletos. Dados de receita incompletos porque um fornecedor reportou tarde. Impacto estimado. Relatório completo na semana seguinte. A transparência importa mais do que a perfeição.
Todas as partes interessadas devem receber o mesmo relatório?
Não. As finanças recebem o relatório financeiro. O marketing recebe o relatório de marketing. A operação recebe o relatório operacional. O CEO recebe o resumo executivo de tudo. Partes interessadas diferentes precisam de relatórios diferentes.
Como tornas os dados interessantes para quem não é técnico?
Conta uma história. Não mostres equações. Mostra o título. A receita subiu vinte por cento. Isso é interessante. Porque subiu é ainda mais interessante. O que fazes a seguir é o mais interessante. Os dados apoiam a história, e não o contrário.
Quando deves atualizar os relatórios: todos os dias, todas as semanas, todos os meses?
Ajusta ao ritmo do negócio. Movimento rápido: diário. Normal: semanal. Estável: mensal. Não exageres nos relatórios. Relatórios a mais criam ruído. Relatórios a menos criam cegueira. Encontra o equilíbrio.