Terminas uma resposta cuidada a um cliente novo e carregas em enviar. Ele desce até ao fim à procura do teu telefone. Só encontra o teu primeiro nome e uma citação qualquer sobre sucesso. Fecha a mensagem e abre antes o site de um concorrente.
O que incluir na assinatura de email resume-se a uma lista curta de essenciais. O teu nome, função, empresa e contactos formam o núcleo. Tudo o resto é opcional e tem de merecer o seu lugar. Já envias a partir de um endereço com a tua marca, como se explica em o que é um endereço de email com domínio próprio. A tua assinatura completa essa primeira impressão.
O que pertence a uma assinatura de email profissional
Uma assinatura de email profissional é o bloco de contacto no fim da mensagem. Dá ao leitor a tua identidade e uma forma de te contactar por outros canais. Mantém-na focada na informação de que ele realmente precisa.
Começa pelo teu nome completo e pelo cargo. Junta o nome da empresa e um número de telefone ou uma ligação para o site. O teu endereço de email com a marca também pode aparecer aqui, embora o campo do remetente já o mostre. Estes básicos correspondem à clareza que procuras quando escreves um email profissional.
1. Nome e função
O teu nome deve corresponder à forma como as pessoas te conhecem no trabalho. Inclui o cargo para o leitor perceber a tua posição. Um cargo como "Proprietário" ou "Gestor de conta" dá contexto à conversa.
2. Empresa e website
Indica o nome do teu negócio e uma ligação para o teu website. O domínio deve corresponder ao teu endereço de remetente e ao URL do teu site. Esse alinhamento reforça a confiança que constróis com como o email profissional cria confiança.
3. Telefone e extras opcionais
Junta um número de telefone direto se quiseres receber chamadas. Um logótipo pequeno funciona quando se mantém compacto. Os ícones sociais só entram se usares mesmo esses perfis para o negócio.
O que deixar de fora da tua assinatura
Avisos legais longos empurram a tua mensagem verdadeira para fora do ecrã no telemóvel. Citações inspiradoras acrescentam confusão sem ajudar o leitor a responder. Várias cores de letra e imagens enormes atrasam o carregamento e parecem pouco cuidadas.
Deixa de fora dados pessoais que não servem o contacto profissional. Deixa de fora todas as redes sociais que raramente atualizas. Uma assinatura limpa respeita o tempo do leitor, tal como boas práticas de email empresarial para marcas recomendam para o corpo da mensagem.
Quando souberes o que incluir, explora exemplos e modelos de assinatura nos próximos capítulos deste módulo. As escolhas de formatação e de design vêm depois de fixares o conteúdo certo.
Perguntas frequentes
A minha assinatura de email deve corresponder à imagem de marca do meu website?
A tua assinatura deve usar o mesmo logótipo, as mesmas cores e o mesmo nome de empresa do teu website. Uma imagem coerente em todos os pontos de contacto cria reconhecimento. A WEMASY ajuda-te a alinhar ambos através do criador de websites e da tua configuração de email com a marca.
Preciso de uma morada física na assinatura de email?
Alguns setores e regiões exigem uma morada comercial nas mensagens comerciais. Verifica as regras locais do teu setor. Se não houver nenhuma regra, inclui a morada só se os clientes visitarem regularmente o teu espaço.
Os freelancers devem incluir o nome de uma empresa na assinatura?
Os freelancers podem usar o nome pessoal como marca ou o nome de uma empresa registada. Em qualquer caso, inclui um cargo claro e uma ligação para o teu portefólio ou site. O capítulo exemplos de endereços de email profissionais para marcas mostra como se apresentam os profissionais independentes.
É obrigatório ter um logótipo em todas as assinaturas de email?
O logótipo é opcional, não obrigatório. As assinaturas só com texto funcionam bem em respostas curtas e em mensagens internas. Se acrescentares um logótipo, mantém-no pequeno para não dominar a mensagem.
Quantas linhas deve ter uma assinatura?
Quatro a seis linhas de texto é um limite prático para a maioria das marcas. Cada linha extra empurra a tua mensagem para cima nos ecrãs de telemóvel. Guarda a informação detalhada para a página de contacto do teu website.
Os emails internos devem usar a mesma assinatura dos emails para clientes?
Muitas equipas usam uma versão mais curta nas respostas internas e o bloco completo com a marca nas mensagens externas. O capítulo email formal ou informal para marcas ajuda-te a decidir quando cada tom se adequa.