Tens quatro sistemas a funcionar. Uma ferramenta de monitorização que acompanha menções. O analytics que acompanha cliques. Registos do servidor que acompanham a atividade de crawlers. Inquéritos a clientes que recolhem dados sobre como te descobriram. Nenhum deles alimenta os outros.
Consultas cada painel em separado. Juntas a história de cabeça. Mas há sempre uma diferença entre o que uma ferramenta mostra e o que outra mostra. Não tens a certeza se a diferença é real ou se uma das tuas ferramentas está avariada.
O problema é que a maioria das equipas monta sistemas de medição com ferramentas que não se integram. A integração não é só uma questão de comodidade. Sem ela, não consegues saber se a tua otimização está mesmo a resultar.
O que significa, na prática, integrar a medição?
Porque é que ferramentas separadas criam pontos cegos
Cada ferramenta vive no seu próprio silo. A tua ferramenta de monitorização mostra as menções a subir. O teu Analytics mostra os cliques estáveis. Sem integração, não consegues responder à pergunta óbvia: as novas menções estão a gerar tráfego ou não?
Integrar significa que as tuas ferramentas conseguem falar umas com as outras. As menções fluem para uma vista central. Os cliques do Analytics também. Os dados de crawlers também. Depois vês tudo junto e surgem padrões.
O custo da fragmentação
As equipas sem medição integrada gastam o dobro do tempo a analisar dados. Ficam presas a comparar folhas de cálculo. Não conseguem automatizar alertas. Perdem tendências porque nenhum sistema olha para o quadro completo.
Como ligar as tuas ferramentas sem programar à medida?
A abordagem do Google Sheets
Cria uma folha central no Google Sheets que vai buscar dados a todas as tuas fontes. A maioria das ferramentas de monitorização exporta para o Sheets. O Google Analytics consegue exportar para o Sheets. Os registos do servidor podem ser importados para o Sheets.
Numa só folha de cálculo, cria separadores distintos para cada fonte de dados. Depois cria um separador de resumo que faz referência a todos. Não é totalmente automático, mas fica a 80% do caminho.
O que podes automatizar com facilidade
Configura exportações automáticas da tua ferramenta de monitorização para o Sheets no último dia de cada mês. Configura relatórios personalizados do Analytics que exportam automaticamente. Isto reduz o trabalho manual a quase zero.
Os limites da integração por folhas de cálculo
As folhas de cálculo não dão alertas em tempo real. Não são ideais para correlações complexas. Exigem que alguém configure bem as fórmulas. Mas funcionam e são grátis.
Quando deves passar das folhas de cálculo para uma integração à medida?
O limite para fazer a mudança
Se gastas mais de 2 horas por mês a passar dados manualmente entre sistemas, muda. Se precisas de alertas em tempo real em vez de revisões mensais, muda. Se a tua equipa é demasiado grande para que a gestão de uma folha de cálculo funcione, muda.
A maioria dos programas de GEO funciona bem com folhas de cálculo durante os primeiros 6 a 12 meses. Depois disso, se estás a tirar valor real do GEO, uma solução à medida faz sentido.
O que te dá uma solução à medida
Fluxo de dados em tempo real a partir de todas as fontes. Alertas automáticos quando as métricas principais mudam. Análise de correlações complexas que as folhas de cálculo não conseguem fazer. Maior precisão dos dados, porque não há cópia manual.
Mas as soluções à medida são caras e exigem conhecimento técnico.
Como automatizar a recolha de dados sem contratar um engenheiro?
Usar ferramentas de automação grátis e baratas
As plataformas de automação e as bases de dados sem código deixam-te ligar ferramentas sem programar. Podes criar fluxos como: quando a ferramenta de monitorização regista um pico de menções, enviar um alerta para a conversa da equipa. Quando o tráfego do Analytics ultrapassa um limite, acrescentar uma linha ao Sheets.
Estas ferramentas foram feitas precisamente para este problema.
O processo de configuração
Identifica os alertas principais que queres automatizar. Configura uma automação de cada vez. Testa-a. Acrescenta a seguinte só depois de a primeira estar a funcionar.
Começa com automações simples: exportações diárias de dados, relatórios-resumo semanais. Não tentes automatizar tudo de uma vez.
Quando a automação falha
As integrações das tuas ferramentas vão falhar de vez em quando. Uma ferramenta vai mudar a sua API. Uma permissão vai expirar. Precisas de alguém que vigie o sistema e resolva os problemas quando surgirem.
É por isso que os sistemas totalmente automatizados exigem alguém com responsabilidade técnica.
Qual é a integração mais importante a configurar primeiro?
Começa pela integração do Analytics
Liga primeiro o teu Analytics ao teu painel central. Assim tens o tráfego de cliques num só sítio. É a integração mais fácil, porque o Analytics tem boas opções de exportação.
Acrescenta a ferramenta de monitorização em segundo lugar
Depois integra a tua ferramenta de monitorização. Assim tens as menções no mesmo sítio que os cliques. Agora consegues ver os dois sinais juntos.
Depois acrescenta a análise de correlação
Só depois de teres menções e cliques integrados é que acrescentas a análise de correlação. Observa quando as menções disparam e vê se os cliques disparam 2 dias depois. É aqui que surge o valor real.
Como sabes se o teu sistema integrado está a funcionar?
O teste decisivo
Consegues responder a estas perguntas a partir do teu painel, sem mudar de ferramenta?
As menções e os cliques seguem a mesma direção? As pesquisas pela marca disparam quando as menções disparam? Algumas plataformas são mais eficientes do que outras?
Se não consegues responder a isto num único sítio, a tua integração não está completa.
Falhas comuns de integração
Os dados chegam atrasados. Os dados da tua ferramenta de monitorização chegam com 3 dias de atraso, por isso as correlações parecem erradas. Solução: procura ferramentas com atualizações mais rápidas ou aceita o desfasamento na tua análise.
Os dados não coincidem. A ferramenta A mostra 200 menções, a ferramenta B estima 180. Muitas vezes é normal, por causa de metodologias diferentes. Solução: percebe porque é que os números diferem e aceita os intervalos.
Os alertas disparam demasiadas vezes. Configuras alertas para qualquer variação de menções e recebes 100 alertas por dia. Solução: define limites que importem. Só avisa se as menções variarem 25% ou se os cliques ultrapassarem um limite.
Perguntas frequentes
Devo esperar para integrar até ter todas as ferramentas configuradas?
Não. Integra à medida que acrescentas ferramentas. Começa com o Analytics e uma ferramenta de monitorização. Põe isso a funcionar. Depois acrescenta mais. Integrar tudo de uma vez é esmagador. Com o criador de websites da WEMASY, podes montar isto diretamente no teu website.
Posso integrar ferramentas que não foram feitas para comunicar entre si?
Normalmente sim. A maioria das ferramentas de negócio tem APIs ou capacidade de exportação. Podes precisar de ajuda técnica, mas raramente é impossível. A questão é o custo-benefício.
E se as minhas ferramentas atualizarem os dados a ritmos diferentes?
Aceita que o momento das atualizações não será perfeito. A tua ferramenta de monitorização pode atualizar todos os dias, enquanto o Analytics atualiza com 24 horas de atraso. Constrói a tua análise em torno desta diferença de tempos.
Com que frequência devo verificar erros no meu sistema integrado?
Todas as semanas. Dedica 15 minutos a ver se os dados estão a fluir bem e se os alertas funcionam. Apanha os problemas antes de corromperem um mês de dados.
Vale a pena integrar ferramentas se a minha equipa for pequena?
Sim. Mesmo as equipas pequenas perdem horas em trabalho manual com folhas de cálculo. A integração paga-se depressa em tempo poupado.
Qual é o maior erro na integração de ferramentas?
Tentar integrar tudo de uma vez. Começa com duas ferramentas. Põe-nas a funcionar. Acrescenta a terceira. Assim, cada integração pode ser testada antes de somares complexidade.