O cursor paira sobre a linha da saudação. Nunca escreveste a esta pessoa. Tem um cargo sénior numa empresa que queres como parceira. "Olá" parece demasiado informal. "Ei" está fora de questão. Precisas de saber como começar um email formal sem soar a robô nem a escritor de cartas vitoriano.
A abertura de um email formal usa uma saudação respeitosa, o título correto do leitor quando adequado e uma primeira frase que diz o teu objetivo com precisão. Formal não quer dizer complicado. Quer dizer que ajustas a seriedade da situação às palavras que escolhes. Vamos ver quando é preciso formalidade e como abrir a mensagem.
Quando deves começar um email de forma formal?
A formalidade encaixa em situações em que a relação é nova, o que está em jogo é importante ou o contexto é oficial. Candidaturas de emprego, avisos legais, reclamações, propostas a quadros superiores e o primeiro contacto com organismos públicos pedem todos uma abertura formal.
As atualizações do dia a dia a um cliente com quem trabalhas há dois anos raramente precisam deste nível de estrutura. O capítulo sobre email formal vs informal para marcas ajuda-te a decidir que tom serve cada situação.
Como começar um email formal
Começa com uma saudação formal que inclua o título e o apelido do leitor, quando os souberes. "Exmo. Dr. Williams" ou "Exma. Sra. Nakamura" dá o tom certo. Se não souberes o nome, usa uma saudação por função, como "Exmo. Responsável de Recrutamento" ou "Exma. Equipa de Apoio ao Cliente".
1. Usa frases completas na linha de abertura
A primeira frase depois da saudação deve dizer porque escreves. "Escrevo para me informar sobre o vosso programa de licenciamento empresarial" é mais claro do que "Pergunta rápida sobre preços." As aberturas formais evitam gíria, abreviaturas e pontos de exclamação.
2. Refere o contexto relevante
Se a tua mensagem se segue a uma reunião, candidatura ou carta anterior, menciona-o. "Na sequência da nossa conversa de 12 de março" ou "Em resposta à vossa carta datada de 3 de abril" dá ao leitor um ponto de referência claro. Isto reflete a estrutura de formato de email formal para empresas.
3. Mantém a abertura concisa
A formalidade não é desculpa para introduções longas. Duas ou três frases depois da saudação chegam. Indica o objetivo, dá o contexto mínimo e passa ao corpo. O leitor deve saber de que trata o email antes de percorrer o ecrã pela primeira vez.
Saudações formais a usar e a evitar
As escolhas seguras incluem Exmo. seguido de título e nome, ou Olá seguido do nome completo, em contextos formais mais modernos. "A quem possa interessar" serve quando realmente não tens um nome, embora encontrar um contacto específico seja sempre melhor.
Evita saudações informais como Ei, Viva ou Boas em mensagens formais. Dispensa emojis e humor na abertura. O endereço do remetente também deve parecer oficial. Um endereço no teu próprio domínio, como se explica em o que é um endereço de email empresarial, apoia o tom antes de o leitor ler uma única palavra.
Depois de acertares na abertura, o resto da mensagem segue os mesmos princípios de clareza e respeito. Para situações menos formais, vê como começar um email empresarial. Para uma lista completa de saudações, continua em saudações em emails profissionais.
Perguntas frequentes
Exmo./Caro ainda é adequado em emails formais hoje em dia?
Caro/Exmo. continua a ser uma saudação formal padrão na correspondência de negócios. Transmite respeito sem soar desatualizado, quando o resto da mensagem é claro e direto. A WEMASY ajuda a tua marca a parecer estabelecida online com o criador de websites, o que combina bem com a comunicação formal a partir do teu domínio.
Como começo um email formal quando não sei o género do destinatário?
Usa o nome completo do leitor sem título, como Caro Alex Morgan, ou uma saudação por função, como Exma. Comissão de Admissões. Quando possível, pesquisa o nome e o título corretos no site da empresa antes de enviar.
A abertura de um email formal deve incluir conversa de circunstância?
As aberturas formais costumam dispensar a conversa de circunstância. Uma linha breve e cortês não faz mal, mas passa depressa ao teu objetivo. O respeito pelo tempo do leitor é parte do que torna um email formal.
Posso usar Olá em vez de Caro/Exmo. num email formal?
Olá com o nome completo funciona na escrita formal moderna de negócios, sobretudo em setores que preferem um tom um pouco mais caloroso. Caro/Exmo. é mais seguro quando não sabes que grau de formalidade o leitor espera.
A abertura formal importa se o meu endereço de email parecer pouco profissional?
A abertura e o endereço do remetente funcionam em conjunto. Uma saudação formal vinda de uma conta pessoal gratuita envia sinais contraditórios. Configura um endereço com marca, como se descreve em configuração passo a passo de email empresarial, antes de enviares correspondência formal.
Quanto deve ter o parágrafo de abertura de um email formal?
Mantém o parágrafo de abertura entre duas e quatro frases. Indica o objetivo, acrescenta uma linha de contexto e passa para o corpo. Introduções longas perdem o leitor antes de chegares ao ponto.