Um email profissional médio é lido em 15 segundos, no telemóvel, entre reuniões. A tua introdução de três parágrafos, duas divagações e o pedido escondido não sobrevivem a essa janela. O leitor responde "Podes resumir o que precisas?" e agora os dois gastam mais tempo do que a mensagem original exigia.
Um email claro e conciso é uma mensagem profissional que indica o objetivo logo ao início, usa linguagem simples e inclui apenas os detalhes de que o leitor precisa para responder. Conciso não quer dizer frio nem incompleto. Quer dizer que cada frase merece o seu lugar. Aqui fica como escrever emails que respeitam o tempo do leitor e continuam a dar resultados.
O que quer dizer claro e conciso num email?
Claro quer dizer que o leitor percebe o que pedes sem reler. Conciso quer dizer que o dizes com o menor número de palavras que ainda fazem sentido. Juntos, dão mensagens com respostas mais rápidas e menos perguntas de seguimento.
A clareza começa com um só objetivo por email. Se tens dois pedidos sem relação, envia duas mensagens. Misturar temas num email atrasa as duas respostas e torna a mensagem mais difícil de percorrer.
Como escrever um email claro e conciso
Constrói o email em torno das necessidades do leitor, não do teu raciocínio. Ele não precisa de todos os passos que deste até chegares a uma conclusão. Precisa da conclusão e da ação que queres dele.
1. Começa pelo ponto principal
Põe o objetivo na primeira frase depois da saudação. "Preciso da tua aprovação do contrato em anexo até quinta-feira" é claro. Três frases de contexto antes do pedido, não. Acrescenta o contexto depois do ponto principal, não antes.
2. Usa parágrafos curtos e palavras simples
Limita os parágrafos a duas ou quatro frases. Troca o jargão por linguagem do dia a dia. Escreve "começar" em vez de "encetar" e "usar" em vez de "utilizar". As frases curtas têm em média 12 a 16 palavras. Se uma frase passar das 25 palavras, divide-a.
3. Corta o enchimento e as repetições
Apaga expressões que não acrescentam informação. "Só queria entrar em contacto para dizer que" pode passar a "Tenho uma pergunta sobre". Remove pontos repetidos. Se indicaste um prazo no assunto, não precisas de três lembretes no corpo.
4. Usa listas para vários itens
Quando tens três ou mais pontos, usa uma lista numerada ou com marcadores. As listas são mais fáceis de percorrer do que parágrafos longos. Também facilitam ao leitor responder ponto por ponto.
Técnicas de edição que encurtam os teus emails
Escreve o rascunho e depois lê-o uma vez com uma pergunta em mente. O que posso remover sem perder sentido? Corta pelo menos 20 por cento do primeiro rascunho. A maioria dos primeiros rascunhos inclui enchimento de que o leitor não precisa.
Lê a mensagem no telemóvel antes de enviar. Se tiveres de deslizar mais de duas vezes para chegar ao apelo à ação, está demasiado longa. Junta a escrita concisa a um bom assunto, com assuntos de email profissional, para o leitor saber o que esperar antes de abrir.
Os emails concisos continuam a precisar de estrutura adequada. Mantém a saudação, a frase de fecho, a despedida e a assinatura. O capítulo sobre como escrever um email profissional cobre a estrutura completa. Os bons hábitos de boas práticas de email profissional para marcas reforçam os mesmos princípios em toda a tua equipa.
Este capítulo fecha o módulo de escrita. Agora tens orientações sobre estrutura, aberturas, fechos, despedidas e assuntos. Junta tudo com um endereço da marca, seguindo como criar endereços de email no teu domínio, e com as normas de etiqueta dos módulos anteriores.
Perguntas frequentes
Qual deve ser o tamanho de um email profissional?
A maioria dos emails profissionais deve caber em 100 a 200 palavras. Temas complexos podem pedir mais, mas cada frase extra deve merecer o seu lugar. A WEMASY ajuda-te a comunicar uma marca clara online através do criador de websites, e os teus emails devem ser igualmente diretos.
Ser conciso faz os meus emails soarem rudes?
Conciso e rude não são a mesma coisa. Podes ser breve e educado se mantiveres a saudação, usares por favor e obrigado onde for natural e terminares com uma despedida respeitosa.
Devo pôr todos os detalhes num só email ou dividi-los?
Inclui os detalhes de que o leitor precisa para agir, mas dispensa o contexto que ele já conhece. Se o teu email cobre duas decisões separadas, divide-o em duas mensagens para cada uma ficar focada.
Que palavras devo cortar primeiro ao editar um email?
Corta expressões de enchimento como só queria, como já referi e como sabes. Remove advérbios que não mudam o sentido. Troca expressões longas por alternativas mais curtas.
Os marcadores são profissionais num email de trabalho?
Os marcadores são profissionais e tornam a informação complexa mais fácil de percorrer. Usa-os em listas de três ou mais itens, passos de ação ou opções entre as quais o leitor tem de escolher.
Como formo a minha equipa para escrever emails mais claros?
Partilha exemplos de antes e depois no vosso guia de estilo interno. Indica aos membros da equipa os exemplos de email profissional e define como norma que cada mensagem indica o seu objetivo no primeiro parágrafo.