Cinquenta pessoas clicaram em "interessado" no convite para o workshop. Doze inscreveram-se mesmo. Na manhã do evento, serviste almoço para trinta, porque nunca tiveste resposta dos talvez.
É exatamente esta distância entre o interesse e a presença confirmada que uma mensagem de lembrete de RSVP fecha. É um seguimento enviado a quem não respondeu ou respondeu de forma provisória, a pedir que confirme sim ou não antes de fechares o catering, os lugares ou os materiais. Escrever bem estas mensagens poupa dinheiro e evita os momentos embaraçosos de cadeiras vazias. Eis como escrever uma mensagem de lembrete de RSVP que obtém respostas.
O que é uma mensagem de lembrete de RSVP
Uma mensagem de lembrete de RSVP é uma comunicação de seguimento enviada antes do prazo de um evento. Dirige-se aos convidados que não confirmaram a presença, que marcaram "talvez" ou que se inscreveram sem concluir o pagamento ou os dados alimentares.
Ao contrário dos lembretes de marcação, que assumem um horário reservado, os lembretes de RSVP andam muitas vezes atrás de uma primeira resposta. O objetivo é a precisão da lotação, não apenas aparecer numa entrada fixa do calendário.
Os canais incluem email, SMS e notificações na aplicação. O email funciona melhor em eventos formais e com detalhe. O SMS funciona em prazos curtos e encontros informais.
Como escrever uma mensagem de lembrete de RSVP
Indica o nome e a data do evento na primeira linha. Os convidados vão a muitos eventos. O teu tem de ser identificável sem abrir uma conversa longa.
Inclui um prazo claro. "Responde até quinta, para fecharmos os lugares" cria urgência sem soar agressivo.
Facilita a resposta. Um botão para sim, outro para não. Os formulários longos, escondidos a três cliques de distância, são abandonados. Quanto mais fácil a resposta, mais exata a tua contagem.
Explica porque é que a resposta conta. "Estamos a fechar o número de refeições" ou "Restam poucos lugares" dá aos convidados um motivo para responder além da educação.
Envia um primeiro lembrete uma semana antes do prazo e um último 48 horas antes. Dois contactos apanham a maioria dos retardatários sem parecer spam.
Exemplos de mensagens de lembrete de RSVP
Abertura de email: "Olá Jordan, estamos a organizar o Jantar de Networking da Primavera a 10 de abril e ainda não recebemos o teu RSVP. Diz-nos se vais, para reservarmos o teu lugar."
Versão SMS: "Lembrete: RSVP para o jantar de 10 de abril até quinta. Responde S para ir, N para recusar. Detalhes: [short link]"
Seguimento para os talvez: "Marcaste 'talvez' no workshop de 3 de maio. Podes confirmar sim ou não até segunda? Os materiais estão a ser encomendados com base na lotação final."
Mantém um tom caloroso nos eventos sociais e direto nas inscrições pagas, onde a falta de resposta significa receita perdida.
A configuração das inscrições em eventos está no módulo dois, em como criar um formulário de inscrição em eventos. Para seguimentos de marcações individuais em vez de eventos em grupo, vê as mensagens de texto de lembrete de marcação do capítulo anterior.
Perguntas frequentes
Quando devo enviar o primeiro lembrete de RSVP?
Uma semana antes do prazo de resposta é um bom ponto de partida. Envia um último lembrete mais curto 48 horas antes do prazo, para apanhar quem tencionava responder mas se esqueceu.
Os lembretes de RSVP devem ir também para quem já confirmou?
Exclui os convidados confirmados dos envios de lembretes. Segmenta a tua lista para que só quem não respondeu e os talvez recebam seguimentos. Os participantes confirmados que recebem mensagens insistentes podem cancelar por irritação.
Posso recolher RSVP através do meu site?
Um formulário de inscrição no teu site reúne as respostas num só lugar. A WEMASY permite criar páginas de inscrição no criador de websites e enviar lembretes de RSVP automáticos ligados às inscrições incompletas.
Como se distingue um lembrete de RSVP de uma confirmação de evento?
As confirmações vão para quem já se inscreveu, para repetir os detalhes do evento. Os lembretes de RSVP vão atrás de quem ainda não respondeu. O módulo dois trata dos modelos de confirmação em como criar um modelo de email de confirmação.
Que tom funciona nos lembretes de RSVP sem pagamento?
Mantém-te educado e factual. Indica o prazo, explica porque é que a contagem importa e oferece uma forma fácil de recusar. Os convidados que não podem ir costumam ignorar mensagens que soam a chantagem emocional.
Devo oferecer a opção talvez nos lembretes de RSVP?
As respostas talvez aumentam a incerteza. Em eventos em que a lotação determina o custo, insiste no sim ou não no texto do lembrete. Se permitires o talvez, envia um segundo seguimento só a esse segmento antes de fechares os planos.