A equipa não é o teu estrangulamento. Tens pessoas suficientes. O problema é que a segunda sala de tratamentos está ocupada o dia todo, o ecógrafo portátil está noutra clínica e três marcações da tarde precisam do mesmo e único recurso.
Isso é um problema de recursos, não de número de pessoas. O planeamento de capacidade de recursos é a prática de ajustar a procura prevista a todos os ativos, físicos e humanos, de que o teu negócio precisa para cumprir uma reserva. Alarga o planeamento de capacidade básico das pessoas para as salas, mesas, veículos e equipamento. Eis como funciona e onde encaixa na tua operação.
O que é planeamento de capacidade de recursos?
O planeamento de capacidade de recursos é a forma de garantires que cada ativo reservável consegue servir as marcações que lhe são atribuídas. Um recurso é qualquer coisa finita por que as reservas competem: uma sala de massagens, uma mesa de reuniões, uma carrinha da frota, uma cadeira de cabeleireiro ou uma máquina específica.
Contas quantas unidades existem, durante quanto tempo cada reserva as ocupa e quanto tempo de rotação precisas entre utilizações. Essas contas dão-te um teto firme para o número de marcações que podes aceitar numa dada janela.
O planeamento de capacidade de recursos corre muitas vezes ao lado do planeamento da equipa. Podes ter quatro pessoas, mas só duas salas. O número de salas manda. O plano tem de refletir o limite mais apertado.
Porque importa o planeamento de capacidade de recursos
Os negócios que só planeiam as horas da equipa fazem overbooking constantemente. Os clientes chegam e encontram a pessoa certa livre, mas a sala ou o equipamento ocupados. A experiência parece desorganizada, mesmo que a tua equipa tenha trabalhado muito.
O planeamento de capacidade de recursos também melhora o aproveitamento dos ativos. As salas paradas e o equipamento pouco usado ficam bem visíveis quando acompanhas as reservas por recurso. As equipas de instalações usam esses dados para juntar espaços ou ajustar horários.
Os escritórios com espaços partilhados usam a mesma lógica na reserva de salas de reuniões. Reservar uma sala é bloquear um recurso. O planeamento de capacidade pergunta se existem salas suficientes para todas as reuniões marcadas.
Como funciona o planeamento de capacidade de recursos
1. Faz o inventário dos teus recursos
Lista todos os ativos reserváveis com capacidade, notas sobre equipamento e localização. Assinala os recursos que exigem preparação especial ou tempo de limpeza entre reservas.
2. Associa reservas a recursos
Liga cada tipo de serviço aos recursos que consome. Uma aula de grupo precisa de um instrutor e de um estúdio. Uma limpeza dentária precisa de um higienista e de uma cadeira.
3. Calcula a utilização
Divide as horas reservadas pelas horas de recurso disponíveis por dia. Uma utilização alta num recurso e baixa noutro indica um desajuste na forma como vendes ou agendas os serviços.
4. Define regras de reserva
Limita a disponibilidade online por recurso. Bloqueia reservas duplicadas na mesma sala. Impõe intervalos mínimos para limpeza. As regras transformam o teu plano em algo que o sistema de reservas aplica automaticamente.
Planeamento de capacidade de recursos vs planeamento de capacidade da equipa
O planeamento de capacidade da equipa foca-se nas horas e competências das pessoas. O de recursos foca-se nos ativos de que essas pessoas precisam para trabalhar. A maioria dos negócios com marcações precisa das duas vistas.
O próximo capítulo, sobre planeamento de capacidade da equipa, trata do lado das pessoas. Juntas, as duas abordagens dão-te um retrato completo do que limita o volume no teu dia mais cheio.
Perguntas frequentes
O que conta como recurso no planeamento de capacidade?
Qualquer ativo finito que uma reserva consome: salas, cadeiras, mesas, veículos, equipamento e, por vezes, funções específicas da equipa, quando só uma pessoa tem uma certificação necessária.
Como se liga o planeamento de capacidade de recursos à reserva de salas?
A reserva de salas é planeamento de capacidade de recursos aplicado a espaços partilhados. Os sistemas de reserva de salas de reuniões aplicam a mesma regra de uma sala por reserva que o planeamento manual de recursos tenta manter.
O tempo de rotação entre marcações deve contar como capacidade usada?
A limpeza, a preparação e o reset contam, sem dúvida. Ignorar a rotação é a razão mais comum para planos de recursos que parecem bons no papel, mas falham no terreno.
Posso gerir a capacidade de recursos através do fluxo de reservas do meu website?
A reserva online deve respeitar os limites por recurso, para os clientes não conseguirem reservar um serviço quando a sala necessária está cheia. O WEMASY inclui um criador de websites onde as regras de reserva podem refletir os limites de recursos definidos no teu plano interno.
Como descubro qual é o verdadeiro estrangulamento?
Acompanha a utilização por recurso durante duas semanas. O ativo mais perto dos cem por cento de utilização nas horas de pico é o teu estrangulamento. Acrescenta mais desse recurso ou desloca a procura antes de acrescentares pessoal noutro lado.
O planeamento de capacidade de recursos aplica-se a restaurantes?
As mesas e as zonas são recursos. A gestão de reservas combinada com planeamento de capacidade ao nível das mesas evita aceitar grupos que não consegues sentar com uma espera razoável.