O capítulo anterior explicou o que é um domínio de email e porque importa para a credibilidade. Este capítulo continua de onde esse parou. Em vez de explicar o que é um domínio de email personalizado, foca-se nos passos práticos para o pôr a funcionar. Se já tens um domínio registado e queres um endereço de email profissional nele, é aqui que deves começar.
De que precisas antes de começar?
Antes de poderes criar endereços de email no teu próprio domínio, duas coisas têm de estar prontas.
- Um nome de domínio registado que possuis e controlas
- Um fornecedor de alojamento de email que guarde, envie e receba as tuas mensagens
O teu domínio é o endereço. O teu fornecedor de alojamento de email é o serviço que faz o endereço funcionar. São duas coisas separadas, mesmo que alguns fornecedores as agrupem. Sem um domínio registado, não há endereço a que associar o teu email. Sem um fornecedor de alojamento de email, não há servidor para receber e guardar as mensagens enviadas para esse endereço.
Se ainda não registaste um domínio, o capítulo sobre como funciona o DNS explica o sistema que liga os nomes de domínio aos serviços que funcionam por trás.
Como é que os registos MX ligam o teu domínio ao email?
A ligação entre o teu domínio e o teu fornecedor de email faz-se através de um tipo de registo DNS chamado registo MX. MX significa Mail Exchange. Diz à internet que servidor trata do email do teu domínio.
Quando alguém envia uma mensagem para hello@yourbrand.com, o servidor de correio que envia consulta os registos MX de yourbrand.com. Esses registos apontam para um servidor de correio específico. A mensagem é entregue lá e tu vês na tua caixa de entrada.
Sem registos MX, o email enviado para o teu domínio não tem para onde ir. O remetente recebe um erro. É por isso que adicionar registos MX é o passo mais importante do processo de configuração do email do domínio. Podes saber mais sobre registos MX e outros tipos de registos no capítulo sobre registos DNS.
Como configurar um endereço de email profissional passo a passo
Os ecrãs e as etiquetas exatos variam entre fornecedores, mas o processo segue o mesmo padrão em todo o lado. Eis como é a configuração do email do domínio do início ao fim.
Passo 1. Escolhe um fornecedor de alojamento de email
Escolhe um fornecedor que se ajuste ao teu orçamento e ao número de endereços de email de que precisas. Alguns fornecedores oferecem planos gratuitos para um único endereço. Outros cobram por utilizador por mês. Compara o espaço de armazenamento, o número de endereços incluídos e se o fornecedor suporta domínios personalizados no plano que estás a considerar.
Passo 2. Verifica que és dono do domínio
A maioria dos fornecedores de alojamento de email pede que provem que o domínio é teu antes de te deixarem criar endereços nele. Isto costuma significar adicionar um código de verificação curto como registo TXT nas definições de DNS do teu domínio. O fornecedor dá-te o valor exato. Colas, guardas e esperas uns minutos até o fornecedor confirmar.
Passo 3. Adiciona os registos MX que o teu fornecedor te dá
Depois da verificação, o fornecedor fornece os valores dos registos MX. São os endereços dos servidores de correio que vão tratar do teu email. Entra no teu registrador de domínios ou no painel de gestão do DNS, encontra a secção dos registos MX e introduz os valores exatamente como o teu fornecedor os mostra. Se existirem registos MX de um fornecedor anterior, remove-os ou substitui-os para não entrarem em conflito.
Passo 4. Cria os teus endereços de email
Quando os registos MX estiverem no sítio, volta ao teu fornecedor de alojamento de email e cria os endereços que queres. Escolhas comuns para um primeiro endereço de email profissional incluem hello@yourbrand.com, info@yourbrand.com ou yourname@yourbrand.com. Podes adicionar mais endereços mais tarde, à medida que a tua marca cresce.
Passo 5. Liga a tua aplicação de email
Depois de criados os endereços, liga-os à aplicação que usas para ler e enviar email. A maioria dos fornecedores dá-te os dados de acesso à sua própria aplicação web e também fornece definições IMAP ou POP para poderes usar uma aplicação de email separada no telemóvel ou no computador. Introduz os endereços dos servidores, os números das portas e as credenciais de acesso que o teu fornecedor indica, e a tua caixa de entrada deve sincronizar em poucos minutos.
Como configurar o SPF e o DKIM para os teus emails serem entregues
Criar o endereço de email é só metade do trabalho. Se saltares a autenticação do email, as tuas mensagens têm mais probabilidade de acabar nas pastas de spam ou de serem rejeitadas por completo. Dois registos tratam disto por ti.
O que é o SPF?
SPF significa Sender Policy Framework. É um registo TXT que adicionas às definições de DNS do teu domínio e que lista os servidores de correio autorizados a enviar email em nome do teu domínio. Quando um servidor de correio recetor recebe uma mensagem do teu domínio, verifica o registo SPF para ver se o servidor remetente está na lista. Se não estiver, a mensagem é assinalada ou rejeitada.
O teu fornecedor de alojamento de email vai dar-te o valor SPF exato a adicionar. Costuma ser uma linha curta de texto que começa com "v=spf1", seguida de uma referência aos servidores de correio do fornecedor.
O que é o DKIM?
DKIM significa DomainKeys Identified Mail. Acrescenta uma assinatura digital a cada email enviado, que prova que a mensagem foi enviada a partir do teu domínio e não foi alterada durante o trajeto. A assinatura é gerada com uma chave privada no servidor remetente e verificada com uma chave pública guardada como registo TXT nas tuas definições de DNS.
O teu fornecedor vai dar-te o registo DKIM a adicionar. Depois de estar no sítio, cada email que enviares leva um selo verificável que diz aos servidores recetores que a mensagem é legítima.
Porque é que ambos importam
O SPF diz ao mundo que servidores podem enviar email a partir do teu domínio. O DKIM prova que cada mensagem é autêntica. Juntos, dão aos servidores de correio recetores dois motivos independentes para confiarem no teu email. Sem eles, mesmo um domínio de email personalizado perfeitamente configurado pode ter problemas de entrega. Adicionar estes registos demora apenas uns minutos e evita muita frustração mais tarde.
Erros comuns a evitar na configuração do email do domínio
A maioria dos problemas de configuração vem de um pequeno número de erros repetidos. Fica atento a estes.
- Esquecer-se de adicionar os registos MX. Criaste o endereço de email no painel do fornecedor, mas nunca adicionaste os registos MX ao DNS do teu domínio. Até esses registos estarem ativos, o teu endereço de email existe do lado do fornecedor, mas a internet não tem forma de encaminhar mensagens para ele.
- Deixar registos MX antigos. Se mudaste de fornecedor mas deixaste ativos os registos MX do fornecedor anterior, algumas mensagens podem ser encaminhadas para o servidor antigo em vez do novo. Remove todos os registos MX que não pertençam ao teu fornecedor atual.
- Saltar o SPF e o DKIM. Os teus emails podem funcionar sem estes registos, mas a entrega vai sofrer. Muitos servidores recetores tratam com suspeita o email não autenticado de domínios personalizados.
- Erros de escrita nos registos DNS. Os valores de MX, SPF e DKIM são longos e precisos. Um único carácter errado pode quebrar toda a configuração. Copia e cola os valores diretamente do teu fornecedor em vez de os escreveres à mão.
- Não esperar pela propagação do DNS. Depois de adicionares ou alterares registos DNS, pode demorar de alguns minutos a 48 horas até as alterações se espalharem pela internet. Se o teu email não funcionar logo a seguir à configuração, espera antes de fazeres mais alterações.
Como testar se o teu domínio de email personalizado está a funcionar
Depois da configuração, percorre esta lista rápida para confirmar que está tudo ligado.
- Envia um email de teste do teu novo endereço para uma conta pessoal noutro fornecedor. Verifica se chega e não vai parar ao spam.
- Responde a esse email de teste a partir da conta pessoal. Confirma que a resposta chega à tua nova caixa de entrada.
- Verifica os cabeçalhos do email da mensagem que enviaste. Procura "SPF pass" e "DKIM pass" nos resultados de autenticação. Se algum mostrar "fail" ou "none", volta às tuas definições de DNS e verifica se os registos estão corretos.
- Envia um email de teste para um segundo fornecedor, se tiveres um. A entrega pode variar entre fornecedores, por isso testar com pelo menos dois dá-te um quadro mais completo.
Se os teus emails de teste não chegam, verifica primeiro os registos MX. É a causa mais comum. Depois verifica o SPF e o DKIM. Se tudo parece certo no teu DNS mas o email continua a falhar, espera algumas horas pela propagação do DNS e testa de novo.
Como o WEMASY trata do email
O WEMASY inclui o registo de domínios e a gestão completa do DNS na tua conta. Quando registas um domínio através do WEMASY, podes adicionar registos MX, registos TXT para SPF e DKIM e quaisquer outras entradas DNS diretamente a partir do teu painel. Isto significa que podes ligar qualquer fornecedor de alojamento de email ao teu domínio WEMASY sem sair da plataforma.
O WEMASY ainda não oferece alojamento de email (chega em breve). O alojamento de email é tratado pelo fornecedor que escolheres. O que o WEMASY te dá é o painel de controlo do DNS onde introduzes os registos que ligam o teu domínio a esse fornecedor. O capítulo sobre certificados SSL trata de outro serviço que se liga ao teu domínio através do DNS de forma semelhante.
Vê o que está incluído em cada plano em preços do WEMASY.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora um domínio de email personalizado a começar a funcionar?
Depois de adicionares os registos MX e eles se propagarem pelo sistema DNS, o teu email pode começar a funcionar em minutos. Em alguns casos, a propagação demora até 48 horas. A maioria das configurações fica totalmente funcional em poucas horas. Com o criador de websites do WEMASY, podes configurar isto diretamente no teu website.
Posso manter o meu endereço de email gratuito atual e usar ao mesmo tempo um email com domínio personalizado?
Sim. Um domínio de email personalizado não substitui os teus endereços existentes. Podes usar os dois lado a lado e fazer a transição ao teu ritmo. Muitas marcas começam por usar o endereço personalizado para a comunicação com clientes e mantêm o gratuito para uso pessoal.
O que acontece se mudar de fornecedor de alojamento de email mais tarde?
Atualizas os registos MX nas definições de DNS do teu domínio para apontarem para os servidores de correio do novo fornecedor e removes os antigos. O teu domínio mantém-se o mesmo e os endereços de email mantêm-se os mesmos. A única coisa que muda é onde as mensagens são guardadas e encaminhadas. Também podes ter de atualizar os registos SPF e DKIM para corresponderem ao novo fornecedor.
Preciso de um endereço de email separado para cada pessoa da minha equipa?
Não necessariamente. Podes criar endereços individuais para cada pessoa ou criar endereços partilhados como hello@ ou support@ que várias pessoas consultam. A maioria dos fornecedores de alojamento de email permite configurar aliases e regras de reencaminhamento para que uma só caixa de entrada receba mensagens enviadas para vários endereços diferentes.
É possível configurar um domínio de email personalizado sem conhecimentos técnicos?
Sim. O processo envolve copiar alguns valores do teu fornecedor de alojamento de email e colá-los nas definições de DNS do teu domínio. Não precisas de escrever código nem de perceber de redes. Se consegues seguir instruções passo a passo e copiar e colar, consegues concluir a configuração.
O próximo capítulo trata das boas práticas de gestão de domínios, incluindo como manter organizadas as definições do teu domínio, email e DNS à medida que a tua marca cresce.