Abres a caixa de entrada numa segunda-feira de manhã e tudo simplesmente funciona. Uma resposta de um cliente em hello@yourbrand.com. Um formulário de contacto à espera em info@. O lembrete do calendário para uma chamada. Sem mensagens de erro, sem correio em falta, sem dúvidas sobre que endereço usar. Essa rotina sem sobressaltos é o que uma boa configuração faz sentir.
Uma configuração de email profissional é mais do que um endereço. É a cadeia completa de domínio, alojamento, caixas de correio e definições que mantém a comunicação da tua empresa a funcionar todos os dias. Aqui fica o aspeto que isso tem quando tudo está ligado como deve ser.
Como é uma configuração de email profissional?
No centro está o teu domínio, como yourbrand.com. Ligado a esse domínio está um serviço de alojamento de email que guarda as tuas mensagens e trata da entrega. Sobre o alojamento, crias caixas de correio para cada endereço de que precisas, como hello@, support@ e sarah@.
Os registos DNS do teu domínio ligam tudo. Dizem à internet que o correio de yourbrand.com deve ir para os servidores do teu fornecedor de alojamento. Sem esses registos, as mensagens nunca chegam à tua caixa de entrada.
As peças de uma configuração típica
A maioria das configurações de pequenas empresas tem de três a cinco caixas de correio. Um endereço geral de contacto, como info@ ou hello@, trata dos pedidos que chegam pelo website. Endereços individuais, como firstname@, vão para membros específicos da equipa. Por vezes, um endereço dedicado, como billing@ ou support@, encaminha para o departamento certo.
Também escolhes como acedes ao correio. O webmail funciona no navegador e não precisa de instalação. Uma aplicação de email no telemóvel ou no portátil dá-te acesso mais rápido e notificações. Muitas equipas usam as duas.
O que uma configuração completa permite
Quando todas as peças estão ligadas, os teus endereços com o nome da marca enviam e recebem de forma fiável. Os formulários de contacto do teu website entregam na caixa de entrada da empresa. As mensagens enviadas mostram o teu domínio no campo do remetente. Os novos membros da equipa recebem o seu próprio endereço sem mudar nada do que os clientes já conhecem.
Uma configuração completa também facilita mudanças futuras. Podes adicionar endereços, aumentar o armazenamento ou ajustar a segurança sem começar do zero. O domínio mantém-se o mesmo, mesmo que mudes de fornecedor ou melhores o plano.
Perceber a configuração completa leva a mais uma pergunta: como se liga o email ao teu website em particular? O capítulo sobre email profissional e o teu website trata dessa ligação. Para as ferramentas envolvidas, lê ferramentas para email empresarial.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora a configurar o email profissional?
A maioria das configurações demora menos de uma hora se o domínio estiver pronto. Criar caixas de correio é rápido. As alterações de DNS podem demorar algumas horas a propagar-se pela internet. A WEMASY acompanha-te no processo e deixa-te criar o teu site com o criador de websites enquanto as definições de email entram em vigor.
Que endereços devo criar primeiro?
Começa com um endereço geral, como hello@ ou info@, para contacto público. Acrescenta um endereço pessoal para ti, se enviares correio a clientes. Depois alarga com support@, sales@ ou endereços dos membros da equipa, conforme as necessidades crescerem.
Como sei que a minha configuração está a funcionar bem?
Envia uma mensagem de teste para e a partir de cada endereço novo. Confirma que o correio recebido chega e que o correio enviado mostra o teu domínio no campo do remetente. Se as duas coisas funcionarem, a configuração base está certa.
O formulário de contacto do meu website deve usar o email da empresa?
Sim. Os formulários de contacto devem entregar as mensagens num endereço com o nome da marca, como info@yourbrand.com. Assim os pedidos ficam na caixa de entrada da empresa e há coerência entre o site e o email.
Posso configurar o email antes de o website estar online?
Sim. O email e os websites usam o mesmo domínio, mas funcionam de forma independente. Podes começar a receber correio da empresa no teu endereço com o nome da marca mesmo enquanto o website ainda está a ser criado.
A WEMASY trata de toda a configuração de email?
A WEMASY oferece registo de domínio e gestão de DNS num só sistema, e o alojamento de email chega em breve. Até lá, crias as caixas de correio e configuras os endereços com o teu próprio fornecedor de email.