A tua caixa de entrada pessoal é uma mistura de tudo. Uma reserva de jantar ao lado de um alerta do banco ao lado de uma mensagem de um cliente que encontrou o teu antigo endereço gratuito de há três anos. Essa mistura entre a vida privada e o negócio é exatamente o motivo pelo qual manter os dois separados importa.
O email pessoal e o email profissional podem parecer semelhantes à superfície, mas têm papéis diferentes. Um é para a tua vida privada. O outro representa a tua marca perante o mundo. Eis como diferem e porque é que a distinção importa.
Qual é a diferença entre email pessoal e email profissional?
A maior diferença é o domínio. O email pessoal usa o domínio de um serviço gratuito a que qualquer pessoa se pode inscrever. O email profissional usa o domínio da tua própria marca, como yourbrand.com. Só essa mudança afeta a forma como as pessoas veem cada mensagem que envias.
O email profissional também está preparado para uso profissional. Podes criar vários endereços, partilhar caixas de entrada numa equipa e controlar quem tem acesso. O email pessoal foi pensado para uma só pessoa e uma só conta privada.
Quando usar email pessoal
Guarda o email pessoal para amigos, família, subscrições pessoais e tudo o que não tenha que ver com a tua marca. É o teu espaço privado, e misturar nele mensagens do negócio torna os dois mais difíceis de gerir.
Usar um endereço pessoal para o negócio de vez em quando pode parecer cómodo, mas cria problemas com o tempo. Os clientes guardam esse endereço, os formulários são enviados para ele e, de repente, a tua caixa de entrada privada está cheia de conversas de apoio ao cliente que não consegues passar facilmente a outra pessoa.
Quando usar email profissional
Usa o email profissional para tudo o que represente a tua marca. Isso inclui propostas a clientes, faturas, respostas de apoio, candidaturas de emprego que recebas e qualquer endereço indicado no teu website ou cartão de visita.
O email profissional mantém a tua marca visível e a tua comunicação organizada. Quando entra uma nova pessoa na equipa, crias um endereço para ela. Quando alguém sai, redireciona o email sem perderes o histórico de clientes ligado ao teu domínio.
Quando vires a diferença com clareza, o tema seguinte é o que faz funcionar o email profissional nos bastidores. O capítulo sobre o que é o alojamento de email explica essa camada. Para uma perspetiva mais ligada à marca sobre a mesma comparação, lê email profissional vs gratuito para a marca.
Perguntas frequentes
Posso reencaminhar o email profissional para a minha caixa de entrada pessoal?
Muitos donos de negócios fazem-no por comodidade. Podes receber o email profissional na tua caixa de entrada pessoal e continuar a enviar respostas do teu endereço da marca. Só tens de ter cuidado para não responder da conta errada. A WEMASY deixa-te gerir o domínio e o site em conjunto, e o criador de websites ajuda-te a publicar o endereço profissional correto na página de contacto.
É pouco profissional usar um email gratuito para o negócio?
Na maioria dos casos, sim. Um endereço gratuito não combina com o domínio da tua marca e pode fazer-te parecer menos estabelecido. Os clientes e parceiros esperam, em geral, que as empresas tenham email no seu próprio domínio.
Preciso de apagar o meu email pessoal quando começo um negócio?
Não. Mantém a tua conta pessoal para a vida privada. Acrescenta um endereço profissional separado para a comunicação da marca. Os dois podem coexistir, desde que sejas claro sobre qual partilhas em público.
Posso usar a mesma aplicação de email para o pessoal e o profissional?
A maioria das aplicações de email deixa acrescentar várias contas. Podes ver as duas caixas de entrada numa só aplicação no telemóvel ou no computador. As contas continuam separadas, mesmo que as vejas no mesmo sítio.
O que acontece ao email profissional se eu encerrar a empresa?
Controlas o domínio, por isso decides quando encerrar os endereços ou deixar o domínio expirar. É outra vantagem sobre usar uma conta pessoal para o negócio. A tua comunicação fica ligada a um domínio que é teu.
Os freelancers também devem usar email profissional?
Sim. Os freelancers competem muitas vezes só pela credibilidade. Um endereço da marca como hello@yourname.com faz-te parecer um negócio a sério, mesmo que sejas uma equipa de uma só pessoa.