Seis pessoas mexem em cada artigo de blogue da tua empresa. Ninguém sabe quem é responsável pelo quê. Doze rascunhos estão parados algures entre "quase pronto" e "à espera de feedback". No mês passado publicaste três peças. Este mês, zero. A equipa está ocupada, mas o fluxo está congelado.
Um fluxo de criação de conteúdo resolve isto ao definir exatamente o que acontece em cada fase, quem faz a peça avançar e quanto tempo deve demorar cada passo. Eis como criar um que se adapte à tua equipa e mantenha o conteúdo a fluir.
Desenha primeiro o teu processo atual
Antes de desenhares um novo fluxo, documenta o que realmente acontece hoje. Segue as tuas últimas três peças publicadas, da ideia ao URL no ar. Anota todas as pessoas que lhes mexeram, todos os atrasos e todas as rondas de revisão. Este mapa honesto revela onde as peças ficam paradas.
Os pontos de paragem mais comuns incluem briefings pouco claros, falta de editores, estrangulamentos na aprovação e passos de publicação que exigem alguém que está sempre ocupado. O teu novo fluxo deve tratar primeiro dos dois principais pontos de paragem.
Define as tuas fases
Começa com cinco fases essenciais e acrescenta mais só quando for preciso. Fase um: tema aprovado e briefing escrito. Fase dois: primeiro rascunho concluído. Fase três: revisão editorial e correções. Fase quatro: aprovação final. Fase cinco: publicado e promovido.
Atribui um limite máximo de tempo a cada fase. O briefing de um artigo de blogue deve demorar um dia. Um primeiro rascunho pode demorar três a cinco dias. A edição deve demorar um a dois dias. Quando uma peça excede o limite da sua fase, o responsável dá o alerta ou reatribui a tarefa.
Lê o que é um fluxo de trabalho de conteúdo para a base conceptual antes de personalizares o teu processo de criação.
Atribui responsáveis e regras de passagem
Cada fase tem um responsável por fazer a peça avançar para a fase seguinte. O responsável nem sempre faz o trabalho, mas confirma a conclusão. Escreve regras de passagem: o que o responsável verifica antes de avançar e que notificação recebe o responsável seguinte.
Exemplo: o redator só marca o rascunho como concluído depois de o rever e de verificar a ortografia. O editor recebe uma notificação com a ligação do rascunho e o briefing de conteúdo original para consulta. Passagens claras evitam que os rascunhos fiquem em limbo.
Liga o fluxo ao teu calendário
Atualiza as etiquetas de estado do teu calendário de conteúdo para corresponderem às fases do teu fluxo. Quando o calendário e o fluxo usam a mesma linguagem, todos veem o mesmo quadro. "Em edição" no calendário quer dizer que o editor é o responsável pela peça neste momento.
Planeia os prazos de trás para a frente, a partir das datas de publicação. Se um artigo é publicado no dia 15 e a edição demora dois dias, o rascunho tem de estar pronto no dia 12. Se a escrita demora cinco dias, o briefing tem de estar feito no dia 7. Trabalhar a partir das datas de publicação evita correrias de última hora.
Documenta e forma a tua equipa
Escreve o fluxo num documento de uma página que qualquer pessoa consiga seguir. Inclui nomes das fases, responsáveis, limites de tempo, regras de passagem e onde estão os ficheiros. Partilha-o com todos os membros da equipa e freelancers logo no primeiro dia.
Faz um teste com duas ou três peças antes de o aplicares por completo. Anota onde o fluxo parece pesado ou leve demais. Ajusta os limites de tempo das fases e as responsabilidades com base em resultados reais, não em ideais teóricos.
Melhora o fluxo ao longo do tempo
Revê o teu fluxo todos os meses. Acompanha o tempo médio por fase, o número de revisões e os prazos falhados. Se a edição demora sistematicamente o dobro do tempo estimado, ou atribuis mais tempo ou simplificas os critérios de revisão.
Exemplos de automação de fluxos de trabalho que ajudam sem complicar demais incluem notificações automáticas quando uma fase termina, briefings-modelo que preenchem campos habituais e lembretes em lista de verificação antes de publicar. Começa por ter clareza no processo manual antes de acrescentares automação. Um fluxo manual avariado não melhora com automação por cima.
Quando o teu fluxo de criação estiver a funcionar, explora formas de reaproveitar artigos de blogue, para que cada peça publicada gere formatos adicionais sem recomeçar todo o fluxo do zero.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora a criar um fluxo de criação de conteúdo?
Desenhar o teu processo atual demora algumas horas. Escrever o documento do fluxo e formar a equipa demora um a dois dias. Conta com duas a quatro semanas de ajustes até o fluxo parecer natural.
Qual é o fluxo de criação de conteúdo mínimo viável?
Briefing, rascunho, edição, publicação. Quatro fases chegam para quem cria sozinho ou para uma equipa de duas pessoas. Acrescenta fases de aprovação e promoção à medida que a equipa e o volume de conteúdo crescem.
Como lidas com conteúdo urgente fora do fluxo?
Cria um caminho acelerado com menos fases, não um processo separado. Uma peça urgente pode saltar o briefing completo e ir direta para a escrita, mas deve continuar a passar pela edição antes de ser publicada. Saltar todas as fases garante erros.
O fluxo deve incluir uma revisão jurídica ou de conformidade?
As empresas de setores regulados devem acrescentar uma fase de conformidade antes da publicação. Indica que tipos de conteúdo exigem revisão e quais não. Os artigos de blogue de rotina podem saltá-la; as afirmações sobre produtos e o conteúdo financeiro não.
Como medes a eficiência do fluxo de trabalho?
Acompanha a média de dias do briefing à publicação, o número de rondas de revisão por peça e a percentagem de peças que cumprem o prazo do calendário. A análise do conteúdo publicado mostra depois se uma produção mais rápida mantém a qualidade.
Qual é o último passo de um fluxo de criação de conteúdo?
Publicar no teu website é o último passo essencial, seguido da promoção. O criador de websites do WEMASY permite-te formatar, otimizar e publicar conteúdo, para a última fase do teu fluxo acontecer onde o teu público vai ler.