Terminas um projeto de um cliente e sentes alívio. Depois percebes que ninguém enviou a fatura, o cliente nunca recebeu um email de acompanhamento e já não tens a certeza de quem devia tratar de quê. O trabalho ficou feito, mas o processo à volta dele desfez-se. É nesse intervalo entre acabar uma tarefa e acabá-la bem que entra o fluxo de trabalho.
Um fluxo de trabalho é uma sequência repetível de passos que leva o trabalho de uma fase à seguinte até estar concluído. Transforma tarefas dispersas num caminho claro que todos podem seguir. Aqui vês o que isto significa em linguagem simples e porque importa para o teu negócio.
O que é um fluxo de trabalho?
Um fluxo de trabalho é um conjunto definido de passos que leva um trabalho do início ao fim. Cada passo tem um propósito e a ordem diz-te o que acontece a seguir. Em vez de adivinhar quem faz o quê, todos seguem o mesmo caminho.
Pensa numa receita. Reúnes os ingredientes, segues os passos por ordem e acabas com um prato pronto. A definição de fluxo de trabalho funciona da mesma maneira para as tarefas de um negócio. O pedido de um novo cliente pode passar da receção ao orçamento, à aprovação e à entrega. Cada fase tem um responsável e um resultado claros.
Os fluxos de trabalho existem quer os escrevas quer não. Quando a tua equipa depende da memória e de conversas de grupo, continuas a ter um fluxo de trabalho. Só que é desorganizado, inconsistente e difícil de melhorar. Pô-lo por escrito é o que transforma hábitos aleatórios em algo em que podes confiar e que podes refinar.
Porque é que a gestão de fluxos de trabalho importa?
Sem um fluxo de trabalho claro, o trabalho emperra nas passagens. Uma pessoa acaba a sua parte e assume que outra pegou no passo seguinte. As tarefas ficam paradas. Os prazos escorregam. Os clientes esperam mais do que deviam.
Uma boa gestão de fluxos de trabalho dá a todos a mesma imagem de como o trabalho circula no teu negócio. Os novos membros da equipa integram-se mais depressa porque os passos estão documentados. Detetas estrangulamentos porque vês onde o trabalho se acumula. E quando algo corre mal, consegues recuar até um passo concreto em vez de adivinhar.
Para as pequenas empresas, isto importa ainda mais. Não tens uma grande equipa para cobrir falhas. Um passo falhado pode significar um cliente perdido ou um pagamento atrasado. Um fluxo de trabalho empresarial mantém o essencial a funcionar mesmo quando andas ocupado com uma dúzia de outras coisas.
Como é um fluxo de trabalho empresarial na prática?
Todas as empresas têm fluxos de trabalho, mesmo que ninguém lhes chame isso. Processar a encomenda de um cliente é um fluxo de trabalho. Integrar um novo colaborador é um fluxo de trabalho. Publicar um artigo de blogue é um fluxo de trabalho. A questão é saber se o teu é intencional ou acidental.
Um fluxo de trabalho empresarial simples pode ser assim. Um cliente preenche um formulário no teu website. Analisas o pedido, envias um orçamento e esperas pela aprovação. Quando o cliente diz que sim, entregas o trabalho. Cinco passos, cinco passagens claras. Quando cada passo tem um nome e um responsável, nada se perde pelo caminho.
Os fluxos de trabalho podem ser simples ou complexos. Todos partilham os mesmos blocos de construção. Algo aciona o processo, os passos fazem o trabalho avançar e um ponto final definido marca a conclusão. Quando passas a ver o trabalho assim, começas a notar fluxos de trabalho em todo o lado no teu negócio.
Até as equipas informais seguem fluxos de trabalho sem os nomear. A diferença está na intenção. Um fluxo de trabalho documentado dá-te algo para melhorar, em vez de repetires os mesmos erros todos os meses.
O passo seguinte é conhecer os tipos de fluxos de trabalho empresariais e como cada padrão se adapta a diferentes tipos de trabalho. Se queres um guia prático para começar, lê o nosso blogue sobre a importância de criar fluxos de trabalho.
Perguntas frequentes
Preciso de software especial para criar um fluxo de trabalho?
Uma caneta e papel ou uma simples lista de verificação chegam para começar. Muitas pequenas empresas mapeiam o primeiro fluxo de trabalho num quadro branco antes de procurar ferramentas. À medida que o negócio cresce, podes juntar funcionalidades de gestão de fluxos de trabalho em sistemas como o WEMASY, para manter os passos organizados e visíveis.
Um negócio de uma só pessoa pode beneficiar de fluxos de trabalho?
Os fundadores a solo e os freelancers ganham mais com fluxos de trabalho claros, porque não há mais ninguém para apanhar passos falhados. Um fluxo simples para receção, entrega e acompanhamento de clientes mantém-te consistente mesmo nas semanas cheias. Com o WEMASY, podes ligar os formulários do teu criador de websites ao teu processo, para os novos contactos entrarem num caminho estruturado desde o início.
Qual é a diferença entre um fluxo de trabalho e uma lista de tarefas?
Uma lista de tarefas acompanha tarefas individuais de uma pessoa. Um fluxo de trabalho liga vários passos entre pessoas ou fases num único processo. A lista diz-te o que fazer hoje. O fluxo de trabalho diz-te como o trabalho circula por todo o teu negócio.
Quantos fluxos de trabalho precisa uma pequena empresa típica?
A maioria das pequenas empresas começa com três a cinco fluxos essenciais, que cobrem vendas, entrega, faturação e acompanhamento de clientes. Não precisas de mapear todas as tarefas no primeiro dia. Concentra-te nos processos que se repetem todas as semanas e causam mais confusão quando falham. O capítulo sobre tipos de fluxos de trabalho empresariais ajuda-te a moldar cada um à forma como a tua equipa realmente trabalha.
Os fluxos de trabalho funcionam em conjunto com a automatização?
Os fluxos de trabalho e a automatização complementam-se. O fluxo define os passos. A automatização trata das partes repetitivas dentro desses passos. Depois de perceberes aqui o essencial, o capítulo sobre automatização de fluxos de trabalho mostra como acelerar os passos que não precisam de uma pessoa de cada vez.
Com que frequência devo rever e atualizar os meus fluxos de trabalho?
Revê os teus fluxos essenciais pelo menos uma vez por trimestre ou sempre que algo falhar repetidamente. Pequenos ajustes depois de cada projeto também ajudam. Um fluxo que fazia sentido há seis meses pode precisar de ser ajustado à medida que a tua equipa, os teus clientes ou os teus serviços mudam.