Todas as segundas de manhã acabas a mesma tarefa. Abres a folha de cálculo, copias os números, envias as mesmas três mensagens de acompanhamento. Quando terminas, já passou uma hora e o trabalho a sério nem sequer começou. Este padrão é familiar a quase todos os donos de pequenas empresas, e é exatamente o tipo de trabalho que a automatização de fluxos de trabalho foi feita para tratar.
A automatização de fluxos de trabalho é a prática de definir regras para que os passos de rotina aconteçam sozinhos. Em vez de fazeres a mesma coisa à mão de cada vez, defines o que deve acontecer e deixas o sistema executar. Aqui vês o que isto significa em termos simples e porque importa para o teu negócio.
O que é a automatização de fluxos de trabalho?
A automatização de fluxos de trabalho é uma forma de executar uma série de passos sem esforço manual de cada vez. Mapeias um fluxo de trabalho, o caminho ordenado que o trabalho percorre do início ao fim, e depois acrescentas gatilhos e regras que o fazem avançar automaticamente.
Um gatilho é o evento que inicia o processo. Um novo formulário submetido, uma fatura paga ou um pedido aprovado podem ser gatilhos. Depois de acionada, a automatização segue as tuas regras: enviar um email de confirmação, atribuir uma tarefa, atualizar um registo ou avisar a pessoa certa. O trabalho continua a seguir um caminho claro, mas ninguém tem de se lembrar de cada passo.
Porque é que a automatização de fluxos de trabalho importa?
O trabalho manual acumula-se depressa. Sempre que alguém copia dados entre sistemas, envia um email de lembrete ou verifica se um passo foi concluído, perdes tempo e abres espaço ao erro. A automatização tira essa fricção às tarefas que seguem sempre o mesmo padrão.
Também torna o teu negócio mais consistente. Quando um processo corre da mesma forma para cada cliente ou cada projeto, a qualidade mantém-se estável mesmo quando a equipa está ocupada. Os novos colaboradores podem seguir o mesmo caminho automatizado, em vez de aprenderem dezenas de hábitos informais. Essa consistência é difícil de manter quando tudo depende da memória e de notas autocolantes.
Que tipos de tarefas podes automatizar?
Nem todas as tarefas servem. A automatização funciona melhor em trabalho repetível, com regras claras e que acontece com frequência. Pensa no encaminhamento de documentos, nas atualizações de estado, nos lembretes de marcações e na introdução de dados entre sistemas ligados.
As tarefas que pedem discernimento, criatividade ou uma conversa pessoal costumam ficar manuais. O objetivo não é tirar as pessoas do teu negócio. É libertá-las dos passos repetitivos para gastarem tempo no trabalho que só elas podem fazer.
1. Comunicação e notificações
Emails de confirmação, lembretes de acompanhamento e alertas internos estão entre os sítios mais fáceis para começar. Quando um cliente marca um serviço ou submete um formulário, uma mensagem automática sai logo, sem ninguém abrir a caixa de entrada.
2. Fluxos de documentos e aprovações
A automatização de fluxos de documentos encaminha ficheiros por passos de revisão e aprovação num calendário definido. Um contrato segue para o revisor certo, um lembrete dispara se nada acontecer em dois dias e o ficheiro vai parar à pasta correta quando é aprovado. Sem andar a perseguir pessoas por assinaturas.
3. Passagem de dados entre passos
Quando um passo produz informação de que o seguinte precisa, a automatização pode passá-la de imediato. Um novo contacto vindo do formulário do teu website pode criar uma tarefa, atualizar uma folha de cálculo e avisar o teu contacto comercial numa sequência fluida.
Depois de perceberes a automatização de fluxos de trabalho, o passo seguinte é ver como se liga à automatização de processos empresariais, que abrange processos mais amplos em toda a empresa. Se queres mais contexto sobre porque é que os fluxos estruturados importam antes de os automatizares, lê o nosso blogue sobre a importância de criar fluxos de trabalho.
Perguntas frequentes
A automatização de fluxos de trabalho é só para grandes empresas?
As pequenas empresas costumam ganhar mais, porque cada hora poupada tem impacto direto na receita e no nível de stress. Um consultor independente que automatiza a integração de clientes poupa tempo em cada novo projeto. Uma equipa de cinco pessoas que automatiza os lembretes de faturas deixa de perder pagamentos por acompanhamentos esquecidos.
Preciso de software especial para automatizar um fluxo de trabalho?
Precisas de um sistema que defina gatilhos, regras e ações num só sítio. Algumas empresas começam com automatizações simples já incluídas nas ferramentas que usam. À medida que os processos se complicam, um software de gestão de fluxos de trabalho dedicado dá-te mais controlo sobre fluxos de vários passos.
Posso automatizar fluxos de trabalho ligados ao meu website?
Muitas automatizações comuns começam com a atividade no website, como formulários, marcações ou compras. Com o WEMASY, podes criar o teu site no criador de websites e ligar as submissões de formulários a emails de acompanhamento, atribuição de tarefas ou notificações internas, sem escrever código.
Qual é a diferença entre um fluxo de trabalho e a automatização de fluxos de trabalho?
Um fluxo de trabalho é a sequência planeada de passos que o trabalho segue. A automatização de fluxos de trabalho é o que acontece quando a tecnologia executa esses passos sem esforço manual de cada vez. Podes ter um fluxo de trabalho sem automatização, mas a automatização depende sempre de um fluxo definido por baixo.
Como sei que fluxo de trabalho devo automatizar primeiro?
Começa pela tarefa de que a tua equipa mais se queixa. Procura trabalho frequente, repetitivo e com as mesmas regras de cada vez. Automatizar um processo penoso dá confiança e mostra à equipa o que é possível antes de enfrentares fluxos maiores.
A automatização consegue tratar tarefas que se dividem em caminhos diferentes?
Sim, a lógica condicional é uma parte comum da automatização. Se a resposta num formulário for sim, o fluxo segue numa direção. Se for não, segue noutra. Estes caminhos ramificados chamam-se fluxos de trabalho condicionais e funcionam bem quando o teu processo tem regras claras de se-então.