Perguntas a três colegas em que ponto está o projeto de um cliente. Um aponta para uma folha de cálculo. Outro vai ver uma conversa de terça-feira passada. O terceiro diz que o briefing está algures no email. Mesmo projeto, três respostas diferentes, e nenhuma soa segura.
É esta sensação de dispersão que o software de gestão de fluxos de trabalho foi feito para resolver. Dá à tua equipa uma vista partilhada de como o trabalho avança do início ao fim. Se já sabes o que é um fluxo de trabalho, este capítulo mostra o lado do software para fazer esses fluxos pegar. Aqui vês como funciona.
O que é o software de gestão de fluxos de trabalho?
O software de gestão de fluxos de trabalho é uma ferramenta digital que te ajuda a desenhar, executar e acompanhar fluxos de trabalho empresariais. Transforma os passos que a tua equipa já segue num caminho visível que todos podem ver e seguir.
Em vez de o trabalho viver na cabeça das pessoas ou espalhado por mensagens, é o software que guarda o processo. As tarefas são atribuídas. Os prazos são acompanhados. As atualizações de estado acontecem num só sítio, em vez de cinco aplicações separadas.
Numa pequena empresa, isto costuma significar menos mensagens de acompanhamento e menos tarefas que se perdem pelo caminho. O objetivo não é a complexidade. O objetivo é a clareza.
Porque é que o software de gestão de fluxos de trabalho importa?
Quando o trabalho só existe em conversas, repetes as mesmas perguntas todas as semanas. Quem está a tratar disto? Alguém aprovou? Ainda está à espera do cliente?
O software de fluxos de trabalho acaba com as adivinhas. Abres um único ecrã e vês onde está cada trabalho ativo. Os gestores gastam menos tempo a perseguir atualizações. Os membros da equipa gastam menos tempo a explicar o que já terminaram.
Também torna as passagens mais suaves. Quando uma pessoa conclui um passo, a seguinte é notificada. Nada fica parado porque alguém se esqueceu de passar o testemunho. Esse ritmo constante é o que transforma uma equipa ocupada numa equipa fiável.
Que funcionalidades deves procurar?
Nem todas as ferramentas oferecem o mesmo. Estas são as funcionalidades que mais contam para equipas pequenas que exploram software de fluxos de trabalho empresariais pela primeira vez.
1. Construtor visual de fluxos de trabalho
Deves conseguir mapear passos sem conhecimentos técnicos. Um construtor de arrastar e largar permite definir o que acontece primeiro, o que acontece a seguir e quem é responsável por cada fase.
2. Atribuição e acompanhamento de tarefas
Cada passo precisa de um responsável claro e de um prazo. Um bom software mostra os itens em atraso e envia lembretes, para o trabalho não parar em silêncio.
3. Visibilidade do estado
Todos os envolvidos devem ver a mesma vista do progresso. Essa imagem partilhada reduz as reuniões de ponto de situação e as mensagens rápidas de verificação que interrompem o trabalho concentrado.
4. Notificações e alertas
O software deve avisar a pessoa certa na altura certa. Pode ser um lembrete antes de um prazo ou um alerta quando algo precisa de aprovação.
Em que difere o software de fluxos de trabalho da automatização?
O software de gestão de fluxos de trabalho organiza e acompanha o trabalho. A automatização de fluxos de trabalho vai mais longe e trata dos passos repetitivos sem intervenção humana. Muitas equipas usam as duas em conjunto.
Podes gerir um fluxo de aprovação de faturas no software de fluxos de trabalho enquanto a automatização envia o ficheiro ao revisor certo consoante o valor. Uma ferramenta mantém o processo visível. A outra elimina passos manuais dentro desse processo.
Quando os teus fluxos envolvem muitos ficheiros a circular entre pessoas, o passo seguinte é conhecer a automatização de fluxos de trabalho de documentos. Esse capítulo trata do lado do mesmo problema que envolve muitos ficheiros.
O software de gestão de fluxos de trabalho transforma hábitos dispersos em algo que toda a equipa pode seguir. Começa por mapear um processo que repetes todas as semanas, como a integração de clientes ou a revisão de conteúdo. Quando esse fluxo correr bem, acrescenta mais.
Se queres conselhos práticos de configuração antes de escolheres uma ferramenta, lê o nosso artigo de blogue sobre a importância de criar fluxos de trabalho. Percorre os primeiros passos sem assumir que tens uma equipa grande ou um orçamento folgado.
Perguntas frequentes
O software de gestão de fluxos de trabalho é só para grandes empresas?
As equipas pequenas ganham tanto como as outras, porque sentem cada passagem falhada. O software de gestão de fluxos de trabalho dá a uma equipa de cinco pessoas a mesma visibilidade que uma empresa maior obtém com pessoal dedicado às operações. O WEMASY inclui ferramentas pensadas para fluxos de trabalho no seu sistema tudo-em-um, e o criador de websites permite ligar formulários e páginas virados para o cliente ao trabalho que acontece nos bastidores.
Posso usar software de fluxos de trabalho sem substituir as ferramentas atuais?
A maioria das equipas começa por passar um processo para o software de fluxos de trabalho, mantendo o email e as folhas de cálculo para tudo o resto. O essencial é escolher um fluxo repetível em que as atualizações dispersas causem mais problemas. Alarga aos poucos, quando a equipa confiar na nova vista.
Quanto tempo demora a configurar um primeiro fluxo de trabalho?
Um fluxo simples de três passos pode ser mapeado numa tarde, se já souberes os passos. O tempo investido compensa quando deixas de explicar o mesmo processo todas as semanas. Começa pequeno, testa com um projeto e afina antes de o lançares a toda a equipa.
Qual é a diferença entre um quadro de projeto e o software de fluxos de trabalho?
Um quadro de projeto acompanha as tarefas de um trabalho. O software de fluxos de trabalho define como cada trabalho desse tipo deve avançar do início ao fim. O nosso capítulo sobre tipos de fluxos de trabalho empresariais explica como diferentes padrões de fluxo servem diferentes tipos de trabalho.
O software de gestão de fluxos de trabalho trata de aprovações de documentos?
Muitas ferramentas incluem passos básicos de aprovação, mas os processos com muitos ficheiros precisam muitas vezes de automatização de fluxos de trabalho de documentos dedicada. Essa solução encaminha contratos, faturas e formulários por fases de revisão, com lembretes automáticos. Lê o nosso capítulo sobre automatização de fluxos de trabalho de documentos quando os ficheiros são o principal estrangulamento.
Como sei se a minha equipa está pronta para software de fluxos de trabalho?
Se fazes as mesmas perguntas de ponto de situação mais de duas vezes por semana, estás pronto. A mudança funciona melhor quando todos concordam primeiro com os passos, mesmo que esses passos vivam agora em notas autocolantes. Mapeia o fluxo no papel e passa-o para o software quando a sequência parecer certa.