Uma equipa espera que o marketing acabe para o comercial poder enviar uma proposta. Outra faz três aprovações ao mesmo tempo e conclui o mesmo trabalho em metade do tempo. Mesmo objetivo, abordagem diferente. A diferença está no tipo de fluxo de trabalho que cada equipa usa.
Os tipos de fluxos de trabalho descrevem como os passos se ligam entre si. Uns avançam em linha reta. Outros ramificam-se consoante condições. Outros correm lado a lado. Perceber estes padrões ajuda-te a desenhar processos que combinam com a forma como o teu negócio realmente funciona. Aqui ficam os três tipos principais e quando cada um serve.
Quais são os principais tipos de fluxos de trabalho?
A maioria dos fluxos de trabalho empresariais cai em três categorias: sequencial, paralelo e condicional. Cada tipo define como os passos se relacionam e como o trabalho avança do início ao fim. Conhecer a diferença ajuda-te a criar um diagrama de fluxo de trabalho que reflete a realidade, em vez de forçar todos os processos à mesma forma.
1. Fluxos de trabalho sequenciais
Um fluxo de trabalho sequencial avança em linha reta. O primeiro passo tem de terminar antes de o segundo começar, e o segundo antes de o terceiro arrancar. Pensa numa linha de montagem em que cada posto passa o trabalho ao seguinte.
Exemplos comuns são processar uma nota de encomenda, escrever e publicar um artigo de blogue ou levar um novo colaborador pela papelada de integração. Cada fase depende da anterior. Não podes saltar etapas sem estragar o processo.
Os fluxos sequenciais funcionam melhor quando a ordem importa e cada passo assenta no anterior. São simples de mapear e fáceis de seguir pelas equipas. O preço a pagar é a velocidade. Se um passo emperra, tudo o que vem a seguir espera.
2. Fluxos de trabalho paralelos
Um fluxo de trabalho paralelo executa vários passos ao mesmo tempo. Pessoas ou equipas diferentes tratam das suas partes em simultâneo, e o processo continua quando todos os ramos terminam. Este tipo acelera o trabalho que não depende de uma ordem rígida.
Imagina o lançamento da página de um novo produto. Enquanto o designer cria o layout, o redator escreve o texto e o programador prepara o formulário. Os três trabalham em paralelo. A página só entra no ar depois de todos os ramos estarem concluídos.
Os fluxos paralelos poupam tempo em projetos complexos com tarefas independentes. Exigem comunicação clara, para as equipas saberem quando é a sua entrega e o que aciona a fase seguinte.
3. Fluxos de trabalho condicionais
Um fluxo de trabalho condicional ramifica-se com base em regras ou resultados. O caminho muda consoante o que acontece num ponto de decisão. Se a resposta for sim, o trabalho segue numa direção. Se for não, segue noutra.
O fluxo de um pedido de apoio é um exemplo clássico. Chega um novo pedido, o sistema verifica a categoria, e as questões urgentes vão para um agente sénior enquanto as dúvidas gerais seguem para a fila normal. O ponto de partida é o mesmo, mas o caminho divide-se consoante as condições.
Os fluxos condicionais tratam de situações em que o mesmo tamanho não serve para todos. Dão flexibilidade, mas precisam de regras claras para as pessoas saberem que ramo seguir e nada se perder entre caminhos.
Como escolher o tipo de fluxo de trabalho certo?
Começa por perguntar se os passos têm de acontecer por ordem. Se sim, usa um fluxo sequencial. Se vários passos podem acontecer de forma independente, o paralelo é provavelmente a melhor opção. Se o caminho depende de variáveis como orçamento, prioridade ou tipo de cliente, precisas de um fluxo condicional.
Muitos processos reais combinam os três tipos. Um projeto de cliente pode começar de forma sequencial, com a receção do pedido e a definição do âmbito. O design e a redação correm em paralelo durante a fase de construção. A aprovação condicional no fim encaminha revisões ou encerra o projeto consoante a opinião do cliente. É normal. O objetivo não é forçar um só padrão, mas reconhecer que partes do teu processo precisam de que abordagem.
Esboçar um diagrama de fluxo de trabalho simples no papel ajuda-te a ver as ligações antes de construíres algo formal. Caixas para os passos, setas para a direção e caminhos divididos para as condições. Até um esboço rápido revela estrangulamentos que podes não ver quando tudo vive na tua cabeça.
Quando souberes que tipo serve o teu processo, o próximo módulo trata da automatização de fluxos de trabalho e de como acelerar os passos repetitivos dentro de cada padrão. Para uma visão mais ampla de porque é que os processos estruturados importam desde o início, lê o nosso blogue sobre a importância de criar fluxos de trabalho.
Perguntas frequentes
Um processo empresarial pode usar mais do que um tipo de fluxo de trabalho?
A maioria dos processos reais combina passos sequenciais, paralelos e condicionais num só fluxo. Um processo de contratação pode fazer verificações de antecedentes em paralelo enquanto a carta de proposta segue uma cadeia de aprovação sequencial. O essencial é associar cada parte do processo ao tipo que melhor lhe serve.
O que é um diagrama de fluxo de trabalho e preciso de um?
Um diagrama de fluxo de trabalho é um mapa visual do teu processo, com passos, ligações e pontos de decisão. Não precisas de software sofisticado para o criar. Um esboço num quadro branco ou um fluxograma simples no papel serve à maioria das equipas pequenas e ajuda todos a ver a mesma imagem.
Que tipo de fluxo de trabalho é melhor para uma equipa pequena?
Os fluxos sequenciais são o ponto de partida mais fácil para equipas pequenas, porque seguem uma ordem clara com pouca coordenação. À medida que a equipa cresce e os projetos se complicam, os padrões paralelos e condicionais tornam-se mais úteis. Começa simples e acrescenta complexidade só quando um processo o exigir.
Como se ligam os formulários do website aos diferentes tipos de fluxo de trabalho?
Um formulário de contacto no teu site pode acionar caminhos diferentes consoante o que o visitante escolhe. Um pedido de orçamento pode iniciar um fluxo comercial sequencial, enquanto uma questão de apoio segue um caminho condicional consoante a urgência. Com o WEMASY, podes criar formulários no criador de websites e ligá-los ao tipo de fluxo que corresponde a cada pedido.
Qual é o tipo de fluxo de trabalho mais comum nas empresas?
Os fluxos sequenciais são os mais comuns, porque muitas tarefas do dia a dia seguem naturalmente uma ordem passo a passo. A faturação, a publicação de conteúdo e o processamento de encomendas tendem a começar de forma sequencial. As equipas acrescentam muitas vezes ramos paralelos ou condicionais à medida que os processos se complicam. Se o tema é novo para ti, começa pelo capítulo sobre o que é um fluxo de trabalho para perceberes primeiro o essencial.
Como tratam os fluxos condicionais as exceções?
Os fluxos condicionais usam pontos de decisão para encaminhar as exceções sem quebrar o processo global. Um pedido de reembolso acima de determinado valor pode precisar da aprovação de um gestor, enquanto valores menores são aprovados automaticamente. Regras claras em cada ramo evitam que as exceções bloqueiem todo o fluxo. O capítulo sobre automatização de processos empresariais explica como tratar estas regras em maior escala.