Uma equipa segue uma lista de verificação sempre que entra um novo cliente. Outra improvisa de cada vez e espera que nada se perca pelo caminho. Seis meses depois, a primeira equipa integrou quarenta clientes sem um único passo falhado. A segunda ainda está a corrigir erros da primeira semana. É esta diferença que a automatização de processos empresariais foi pensada para fechar.
A automatização de processos empresariais é o uso de tecnologia para executar processos repetíveis com o mínimo de esforço manual. Vai além de automatizar um email ou um lembrete. Liga vários passos, pessoas e sistemas num processo que corre sempre da mesma maneira. Aqui vês como funciona e porque importa para a tua marca.
O que é a automatização de processos empresariais?
A automatização de processos empresariais, muitas vezes abreviada para automatização de processos, é a prática de usar software para tratar os passos de um processo empresarial do princípio ao fim. Um processo empresarial é qualquer sequência repetível de que a tua empresa depende: integrar um novo colaborador, processar um reembolso, cumprir uma encomenda ou aprovar um pedido de orçamento.
Enquanto a automatização de fluxos de trabalho pode tratar de uma série ligada de passos, a automatização de processos empresariais olha para o quadro geral. Mapeia como o trabalho circula entre departamentos, que aprovações são necessárias e que dados têm de passar de uma fase para a seguinte. O resultado é um processo que corre de forma consistente sem alguém coordenar cada passagem à mão.
Porque é que a automatização de processos empresariais importa?
O crescimento expõe depressa os problemas dos processos. O que funcionava com três pessoas deixa de funcionar com dez. As tarefas duplicam-se, as aprovações encravam nas caixas de entrada e ninguém sabe qual é a versão atual de um documento. A automatização empresarial dá-te um caminho único e fiável que cresce com a tua equipa.
Também cria um registo do que aconteceu e quando. Cada passo deixa rasto: quem aprovou o quê, quando uma tarefa foi concluída, onde um pedido ficou parado. Essa visibilidade ajuda-te a detetar estrangulamentos e a corrigi-los antes que te custem clientes ou receita.
Em que difere a automatização de processos empresariais da automatização de fluxos de trabalho?
Os dois termos sobrepõem-se, mas têm âmbitos diferentes. A automatização de fluxos de trabalho trata normalmente de uma sequência definida de passos numa área do teu negócio. A automatização de processos empresariais cobre processos de ponta a ponta, que podem atravessar equipas, ferramentas e níveis de aprovação.
Pensa assim. Automatizar um email de acompanhamento depois de um formulário submetido é automatização de fluxos de trabalho. Automatizar todo o processo de integração de um cliente, da assinatura do contrato à criação da conta e à primeira reunião de acompanhamento, é automatização de processos empresariais. O segundo exemplo envolve mais passos, mais pessoas e mais pontos de decisão.
1. Âmbito e complexidade
A automatização de processos empresariais trata de processos que abrangem várias funções. Um processo de contratação pode envolver RH, TI e o responsável pela contratação. Cada função tem os seus passos, mas a automatização do processo junta-os num só fluxo.
2. Ferramentas e configuração
O software de automatização de processos empresariais é feito para mapear, executar e acompanhar processos complexos. Inclui muitas vezes construtores visuais de processos, encaminhamento de aprovações e painéis de relatórios. As automatizações de fluxos mais simples podem viver dentro das ferramentas individuais que já usas.
3. Governação e conformidade
Quando um processo tem de seguir regras específicas, a automatização de processos empresariais faz com que sejam cumpridas. As aprovações necessárias não podem ser saltadas. Os registos de auditoria mostram exatamente quem fez o quê. Este nível de controlo conta nas finanças, nos RH e em qualquer área onde a consistência não é opcional.
Perceber a automatização de processos empresariais prepara-te para a ver em ação. O próximo capítulo percorre exemplos de automatização de fluxos de trabalho reais que podes adaptar ao teu negócio. Se queres aprofundar porque é que os processos estruturados importam antes de os automatizares, lê o nosso blogue sobre a importância de criar fluxos de trabalho.
Perguntas frequentes
Que processos empresariais devo automatizar primeiro?
Começa pelos processos de grande volume, propensos a erros e com regras claras. A aprovação de faturas, a integração de colaboradores e o encaminhamento do apoio ao cliente são pontos de partida comuns, tratados no capítulo de exemplos de automatização de fluxos de trabalho. Escolhe o processo que mais tempo custa à tua equipa e mapeia-o no papel antes de mexeres em qualquer software.
Preciso de software de automatização de processos empresariais desde o primeiro dia?
Nem sempre. As equipas pequenas podem automatizar processos simples com as funcionalidades já incluídas nas ferramentas que usam. À medida que os processos se complicam ou abrangem várias equipas, um software de gestão de fluxos de trabalho dedicado passa a compensar o investimento.
A automatização de processos empresariais funciona com o meu website e formulários online?
Muitos processos automatizados começam com ações dos clientes no teu website. Um formulário, uma marcação ou uma compra pode acionar o primeiro passo de um processo maior. O WEMASY permite criar formulários e páginas com o criador de websites e ligar essas submissões a passos de acompanhamento automáticos.
Automatizar um processo vai eliminar empregos na minha equipa?
A automatização de processos empresariais retira o trabalho repetitivo de coordenação, não as pessoas que pensam e constroem relações. A tua equipa gasta menos tempo a perseguir aprovações e a copiar dados, e mais tempo no trabalho que exige discernimento e atenção pessoal.
Quanto tempo demora a automatizar um processo empresarial?
Um processo simples de três passos pode ser automatizado numa tarde, depois de os passos estarem bem mapeados. Os processos complexos entre departamentos demoram mais, porque envolvem mais pessoas e mais testes. A fase de mapeamento costuma levar mais tempo do que a configuração técnica.
O que acontece quando um processo automatizado encontra uma exceção?
Uma automatização bem pensada inclui caminhos alternativos para as situações que não cabem nas regras normais. O sistema pode encaminhar o caso para uma pessoa o rever, enviar um alerta ou pausar o fluxo até alguém decidir. Planear as exceções na configuração evita que a automatização crie problemas novos.