Quatro pessoas passam pela mesma fatura antes de ela ser paga. Cada uma acrescenta um passo, envia um email e espera por uma resposta. O que devia levar dois dias estica-se para duas semanas. Já sentiste este peso antes, mesmo que o teu estrangulamento fosse outro processo. A boa notícia é que a maioria destes caminhos lentos e manuais tem uma versão automatizada mais rápida.
Os exemplos de automatização de fluxos de trabalho ajudam-te a ver o que é possível antes de construíres seja o que for. Em vez de definições abstratas, recebes fluxos concretos que consegues imaginar a correr no teu negócio. Aqui ficam cinco exemplos comuns de fluxos automatizados e como cada um poupa tempo.
Como são os exemplos de automatização de fluxos de trabalho na prática?
Todos os fluxos automatizados têm a mesma forma básica. Algo aciona o fluxo, corre uma série de passos e o processo termina com um resultado claro. Os exemplos abaixo mostram como esse padrão se aplica em diferentes áreas de um negócio.
Não são montagens exóticas reservadas a grandes empresas. As pequenas empresas usam versões de todos os cinco todos os dias. A diferença está em os passos correrem à mão ou seguirem regras que defines uma só vez.
Cinco exemplos de automatização de fluxos de trabalho para pequenas empresas
1. Integração de novos clientes
Um cliente assina um contrato e o fluxo de integração começa. O sistema envia um email de boas-vindas com os próximos passos, cria uma pasta de projeto, atribui tarefas de configuração à tua equipa e agenda um lembrete para o arranque daí a três dias. Ninguém copia dados do cliente entre folhas de cálculo nem se esquece de enviar o pacote de boas-vindas.
Este é um exemplo clássico de automatização de processos empresariais, porque liga vários passos entre vendas e entrega. Cada novo cliente tem a mesma experiência, por mais ocupada que a tua equipa esteja nessa semana.
2. Aprovação e pagamento de faturas
Uma fatura é submetida e encaminhada para o gestor aprovar. Se for aprovada, segue para as finanças para agendar o pagamento. Se for rejeitada, quem a submeteu recebe uma notificação com o motivo. Um lembrete dispara automaticamente se nada acontecer em 48 horas.
Este fluxo substitui as trocas de emails que travam os pagamentos. A automatização de fluxos de trabalho de documentos trata do encaminhamento, para a pessoa certa ver sempre o ficheiro certo na altura certa.
3. Do formulário do website ao acompanhamento comercial
Um visitante preenche um formulário de contacto no teu website. Em segundos, recebe um email de confirmação. O teu contacto comercial recebe uma notificação com os dados do potencial cliente. É criada uma tarefa de acompanhamento com prazo para o dia útil seguinte.
Este é um dos exemplos mais simples de fluxos automatizados e um dos de maior impacto. A rapidez conta nas vendas, e uma resposta instantânea vence uma resposta que chega dois dias depois porque alguém se esqueceu de ver a caixa de entrada.
4. Pedido de licença de um colaborador
Um colaborador submete um pedido de licença num formulário interno. O sistema verifica o saldo que lhe resta, encaminha o pedido para o seu gestor e atualiza o calendário da equipa se for aprovado. Os RH recebem um registo para o processamento salarial sem ninguém reencaminhar emails.
5. Encaminhamento de pedidos de apoio ao cliente
Chega um pedido de apoio e é classificado com base no tema escolhido no formulário. As questões de faturação vão para as finanças. Os problemas técnicos vão para o responsável de apoio. Os pedidos urgentes acionam um alerta imediato à pessoa de serviço. Os clientes chegam mais depressa à pessoa certa, sem reencaminhamento manual.
Como escolher o exemplo certo para o teu negócio
Vê onde a tua equipa perde mais tempo em coordenação repetitiva. Se os novos clientes se perdem pelo caminho, começa pela integração. Se os pagamentos emperram, começa pela aprovação de faturas. Se os potenciais clientes arrefecem, começa pelo acompanhamento dos formulários. Cada exemplo começou como um fluxo de trabalho manual, mapeado passo a passo antes de se acrescentar qualquer automatização.
Estes exemplos cobrem as ideias centrais da automatização de fluxos de trabalho. O próximo módulo explora as ferramentas que ajudam a criar e gerir estes fluxos em maior escala. Se queres mais contexto sobre como montar fluxos de trabalho antes de os automatizares, lê o nosso blogue sobre a importância de criar fluxos de trabalho.
Perguntas frequentes
Qual é o exemplo de automatização mais fácil para começar?
O acompanhamento do formulário do website costuma ser o ponto de partida mais simples. Já tens o gatilho (um formulário submetido) e as ações (enviar uma confirmação, avisar a equipa) são diretas. A maioria das empresas vê resultados na primeira semana.
Posso juntar vários exemplos de automatização num só fluxo?
Sim, e é assim que a automatização de processos empresariais se desenvolve naturalmente. Um fluxo de integração de novos clientes pode incluir um gatilho de formulário, um passo de aprovação de documentos e um lembrete de acompanhamento agendado. Começa com um exemplo e liga outros à medida que as tuas necessidades crescem.
Preciso de um programador para criar estes fluxos automatizados?
A maioria dos exemplos comuns pode ser configurada sem programar. Os construtores visuais de fluxos e as funcionalidades de automatização já incluídas tratam da maior parte das necessidades de uma pequena empresa. Com o WEMASY, podes criar os formulários do website que acionam estes fluxos com o criador de websites e ligá-los a passos de acompanhamento automáticos.
Como meço se um fluxo automatizado está a funcionar?
Acompanha as métricas que contam em cada fluxo. Na integração, mede o tempo entre a assinatura do contrato e o arranque. Na aprovação de faturas, mede a média de dias até ao pagamento. Compara esses números antes e depois da automatização para veres o impacto real.
E se o meu processo não se parecer com nenhum destes exemplos?
Estes cinco padrões cobrem as formas mais comuns, mas o teu processo pode juntar elementos de vários. Mapeia primeiro os passos no papel, identifica o gatilho e o resultado e procura o exemplo mais próximo do teu fluxo. A maioria das automatizações à medida são variações de um destes padrões.
Os fluxos automatizados conseguem seguir caminhos diferentes consoante o tipo de cliente?
A ramificação condicional permite que um fluxo se divida em caminhos diferentes. Um cliente grossista pode acionar uma sequência de integração diferente da de um cliente de retalho. Estes fluxos ramificados são um tipo de fluxo de trabalho condicional e funcionam bem quando as tuas regras são claras.