Preenches um formulário e não recebes resposta nenhuma. Sem confirmação. Sem email. Sem "recebemos a tua submissão". Não fazes ideia se funcionou. Submeteste para o silêncio. Agora submete outro formulário e recebe logo um email: "Obrigado. Recebemos a tua mensagem." De repente sentes confiança. Sabes que chegou a alguém.
Essa diferença, entre confusão e certeza, é o que a automação de emails faz. Este artigo explica como enviar emails de confirmação automáticos aos visitantes depois de submeterem, como avisar a tua equipa de novas submissões e como usar o email para aumentar a conclusão dos formulários e a confiança.
O que faz a automação de emails em formulários
A automação de emails em formulários significa configurar emails que são enviados automaticamente depois de uma submissão. Há dois tipos comuns:
Emails de confirmação para o visitante: "Obrigado pela tua submissão. Recebemos a tua mensagem e respondemos em 24 horas."
Emails de notificação para a tua equipa: "Nova submissão do formulário de contacto de Jane Smith: jane@example.com. Mensagem: [form submission details]."
Ambos têm a sua função. Os emails de confirmação tranquilizam o visitante, porque algo aconteceu. Os emails de notificação alertam a tua equipa para poder responder.
Porque é que os emails de confirmação importam mais do que pensas
Um email de confirmação faz duas coisas:
Prova ao visitante que a submissão funcionou. Sem ele, não sabem. Isto leva a submissões duplicadas, emails de apoio a perguntar "receberam a minha submissão?" e perda de confiança.
Define expectativas. Um email de confirmação é a tua oportunidade de dizer quanto tempo vão esperar por uma resposta. "Respondemos em 24 horas" é uma promessa. Cumpre-a. Se disseres 24 horas e responderes em 2, o visitante fica encantado. Se disseres 24 horas e demorares uma semana, fica frustrado.
Tipos de emails de formulários
Emails de confirmação
Enviados logo a seguir à submissão. Devem ser breves e tranquilizadores. Inclui:
Uma mensagem de agradecimento. A confirmação de que a submissão foi recebida. Quando podem esperar resposta. (Opcional) Um resumo do que submeteram. (Opcional) Próximos passos ou informação útil.
Mantém o email curto. Um ou dois parágrafos. A maioria das pessoas lê os emails na diagonal. Emails de confirmação longos ficam por ler.
Emails de notificação para a tua equipa
Enviados à tua equipa ou a ti quando chega uma submissão. Devem incluir toda a informação relevante, para a equipa saber o que fazer:
O nome, o email e o telefone do visitante (se recolhidos). O que submeteu (se houver um campo de mensagem). Que formulário submeteu (se tiveres vários formulários). Uma ligação direta para ver a submissão completa na tua ferramenta de formulários.
Estes emails são de uso interno. Torna-os detalhados. A tua equipa precisa de toda a informação para responder depressa.
Emails condicionais
Algumas ferramentas de formulários permitem enviar emails diferentes consoante a submissão. Por exemplo: se escolherem "Sales inquiry", envia-lhes um email de confirmação de vendas. Se escolherem "Technical support", envia-lhes um email de confirmação de apoio técnico.
Esta personalização torna a experiência mais relevante. Os visitantes sentem que o seu assunto específico está a ser tratado, e não que receberam uma resposta automática genérica.
Como configurar a automação de emails em formulários
Na tua ferramenta de formulários
A maioria das ferramentas de formulários tem automação de emails incorporada. Entra na tua ferramenta. Encontra o formulário. Procura as definições de "Email" ou "Automações". Deves ver opções para:
Enviar email de confirmação a quem submete. Enviar email de notificação para [your email address]. Personalizar o assunto e a mensagem do email.
Muitas ferramentas têm modelos, para não teres de escrever de raiz. Escolhe um modelo, edita-o para combinar com a tua marca e guarda.
Testar a automação
Antes de ativares a automação de emails, testa-a. Faz uma submissão de teste e verifica se recebes o email de confirmação e o de notificação. Se algum não chegar:
Verifica se o endereço de email está correto. Verifica a pasta de spam (os emails automáticos às vezes vão para o spam). Verifica as definições de email da ferramenta para garantir que a automação está ativada.
Problemas comuns na automação de emails
Os emails não estão a ser enviados
A causa mais comum é as definições de email da ferramenta estarem desativadas ou mal configuradas. Volta ao formulário e verifica as definições da automação de emails. O interruptor está "ligado"? O endereço do destinatário está correto? Existe um botão de teste para enviar um email de teste?
Os emails vão para o spam
Se os teus emails de confirmação estão a cair no spam dos visitantes, é um problema de entregabilidade. A ferramenta de formulários está a enviar os emails, mas o fornecedor de email do destinatário acha que podem ser spam.
Para melhorar a entregabilidade, usa um endereço de email de remetente que corresponda ao teu domínio. Por exemplo, se o teu site é example.com, envia os emails de confirmação de noreply@example.com, e não de um endereço genérico de não resposta. Um domínio coerente sinaliza legitimidade.
Os emails incluem informação sensível
Se o teu formulário recolhe palavras-passe, dados de pagamento ou outros dados sensíveis, não os incluas nos emails de notificação. A tua equipa não precisa de ver palavras-passe em texto simples. A ferramenta de formulários deve não incluir dados sensíveis no email, ou escondê-los automaticamente (mostrar só os últimos 4 dígitos de um número de cartão de crédito, por exemplo).
Boas práticas para emails de confirmação de formulários
Indica um tempo de resposta claro: Diz ao visitante quando pode esperar resposta. "Respondemos em 24 horas" é melhor do que não dar prazo nenhum.
Torna-o pessoal: Se tens o nome da pessoa, usa-o. "Olá Jane" soa melhor do que "Olá".
Mantém-no curto: Três ou quatro frases. Os emails de confirmação não são o sítio para uma proposta ou mensagem de vendas.
Inclui uma chamada para ação, se fizer sentido: Se há algo que devam fazer a seguir, diz-lhes. "Se tiveres dúvidas, responde a este email."
Põe a tua marca: Usa o teu logótipo, as tuas cores e o teu tom de voz, para parecer que vem de ti e não de uma ferramenta de formulários genérica.
Boas práticas para emails de notificação à equipa
Inclui todo o contexto relevante: A tua equipa não deve ter de entrar na ferramenta de formulários para ver os detalhes. Põe a informação da submissão no email.
Faz com que se leia depressa: Usa quebras de linha e formatação para o email ser fácil de ler num relance.
Inclui uma ligação de ação direta: Acrescenta uma ligação para ver a submissão completa na tua ferramenta de formulários. A tua equipa deve conseguir clicar numa ligação e ficar no sítio certo.
Não envies com demasiada frequência: Se tens muito volume de formulários e envias um email de notificação por cada submissão, vais encher a tua caixa de entrada. Considera resumos diários ("aqui estão todas as submissões de hoje") em vez de emails individuais para formulários de volume elevado.
Automação avançada: emails condicionais com base nas respostas
Algumas ferramentas de formulários permitem enviar emails diferentes consoante o que o visitante submeteu. Se o teu formulário tem campos condicionais, podes enviar emails condicionais.
Exemplo: o teu formulário pergunta "Que produto te interessa?" Se escolherem "Product A", envia-lhes um email de confirmação sobre o Product A. Se escolherem "Product B", envia um email de confirmação diferente sobre o Product B.
Isto exige um pouco mais de configuração, mas torna a experiência muito mais relevante para cada visitante.
Como o WEMASY trata os emails dos formulários
O WEMASY envia automaticamente emails de confirmação aos visitantes depois de submeterem o teu formulário. Podes personalizar o assunto, a mensagem e o endereço de remetente. Também podes configurar emails de notificação à equipa, para a tua caixa de entrada receber alertas quando chegam novas submissões. Tanto os emails de confirmação como os de notificação podem ser personalizados ou desativados, se não os quiseres. O WEMASY também suporta emails condicionais, para que visitantes diferentes recebam confirmações diferentes consoante a submissão.
Configura a automação de emails nas definições do teu formulário WEMASY ou consulta a página de preços para ver que funcionalidades de email estão incluídas no teu plano.