Uma assinatura ou uma caixa de seleção no fim do teu formulário diz que algo importa. Algo está a ser aceite. Algo que não se pode desfazer. A forma como pedes esse acordo determina se alguém lê realmente o que lhe pedes, se confia no que está a ler e se a tua marca cumpre as leis de privacidade. Uma caixa de seleção igual a todos os outros campos não faz ninguém parar. Um campo de assinatura que parece assinar algo a sério faz as pessoas pausar e comprometer-se. Este é um dos momentos de um formulário em que o design e o requisito legal se sobrepõem. Se acertares, recolhes consentimento legítimo. Se falhares, o acordo é clicado sem ser lido ou, pior, não tens qualquer registo de que o consentimento aconteceu.
O que fazem realmente os campos de assinatura e de consentimento
Um campo de assinatura não é opcional em certos formulários. Quando alguém aceita um contrato, aceita termos ou confirma uma decisão importante, tem de assinar. Não marcar uma caixa. Assinar algo que pareça uma assinatura a sério. Um campo de consentimento é diferente. É uma caixa de seleção, um botão de opção ou um interruptor que regista que alguém aceitou ativamente algo. São as duas ferramentas para captar acordo num formulário. Funcionam em situações diferentes e resolvem problemas diferentes.
Um campo de assinatura é uma tela de desenho onde alguém usa o rato, uma caneta digital ou o dedo para criar uma assinatura que parece real. É guardada como imagem e passa a fazer parte do registo. Quando alguém assina o teu formulário, está a comprometer-se com algo. A assinatura é a prova de que o fez. Um campo de consentimento é uma caixa de seleção que têm de clicar para confirmar que leram e aceitaram algo. É mais simples, mais rápido e funciona em todo o lado. A assinatura serve para fazer algo parecer vinculativo. A caixa de consentimento serve para garantir que escolheram ativamente aceitar, e que não passaram por cima.
Quando usar um campo de assinatura em vez de uma caixa de seleção
Pega em qualquer acordo legal e vais ver o padrão. Os contratos usam campos de assinatura. Os acordos de privacidade usam caixas de consentimento. Um pede um compromisso manuscrito. O outro pede aceitação ativa. A diferença importa.
Usa um campo de assinatura quando precisas de prova de que alguém se comprometeu intencionalmente com algo sério. Contratos de serviços, termos de responsabilidade, formulários de consentimento médico, contratos de compra com termos que a marca precisa de proteger. São os momentos em que uma caixa de seleção parece demasiado casual. Alguém assina um formulário que diz que compreende os riscos ou aceita os termos, e fica uma assinatura real em arquivo. É diferente de marcar uma caixa para dizer que sim.
Usa uma caixa de consentimento quando precisas de provar que aceitaram ativamente algo, mas o próprio acordo está ligado noutro sítio. Políticas de privacidade, subscrições de email, termos de tratamento de dados, preferências de marketing, consentimento de cookies. A caixa prova que escolheram aceitar. O texto que aceitaram está noutra página. Isto é mais rápido e mais limpo do que pedir que assinem um acordo completo no formulário.
Como desenhar um campo de assinatura que as pessoas vão mesmo usar
Faz a tela de assinatura grande o suficiente para parecer real
Uma caixa de assinatura minúscula faz as pessoas sentir que assinam algo com descuido. Uma tela maior, de cerca de 300 pixels de largura e 150 pixels de altura, dá-lhes espaço para criar uma assinatura a sério. No telemóvel, aumenta a altura para poderem desenhar de facto. Quanto maior, mais parece assinar um contrato real. As pessoas levam-no a sério.
Mostra instruções claras junto ao campo
Muitas pessoas nunca assinaram nada digitalmente. As instruções devem ser breves e óbvias. "Assina acima com o rato ou o ecrã tátil." É suficiente. Não digas "Cria aqui a tua assinatura única" nem outra linguagem vaga. Diz-lhes exatamente o que fazer. No telemóvel, diz-lhes especificamente para usarem o dedo para desenhar.
Inclui um botão claro e uma forma de refazer
As pessoas vão enganar-se. Vão assinar até meio e perceber que ficou mal. Dá-lhes um botão "Limpar" mesmo por baixo da tela para recomeçarem sem atrito. Não as obrigues a atualizar a página nem a procurar uma opção de reposição. Um clique, a tela fica em branco, assinam outra vez.
Acrescenta uma alternativa escrita para acessibilidade
Nem toda a gente consegue desenhar uma assinatura. Alguém pode estar a usar um dispositivo só com teclado, ter uma deficiência motora ou estar num ecrã tátil que não regista uma caneta digital. Inclui uma opção para escrever o nome como assinatura. "Ou escreve o teu nome abaixo" dá-lhes uma alternativa acessível. Continuaram a fazer uma escolha. Continuaram a criar uma assinatura. O formulário continua a captar o consentimento.
Mostra a assinatura como imagem que possam verificar
Depois de alguém assinar, mostra-lhe a assinatura tal como vai aparecer no documento. Precisa de ver o que acabou de criar e verificar que é legível. Se parece um rabisco, deve poder limpá-la e tentar de novo antes de enviar. É o momento em que realmente se compromete. Deixa-o ver com o que se está a comprometer.
Como desenhar uma caixa de consentimento que é mesmo lida
Nunca uses uma caixa pré-marcada
Uma caixa que já vem marcada por defeito não é consentimento. É consentimento implícito. Legalmente, ao abrigo do RGPD e da maioria das regulamentações de privacidade, a caixa tem de começar desmarcada. A pessoa tem de clicar ativamente para aceitar. Isto não é um pormenor jurídico. É sobre se escolheram mesmo aceitar ou se apenas enviaram o formulário sem pensar.
Põe a caixa numa linha própria com uma etiqueta ao lado
A etiqueta deve ser curta, clara e dizer exatamente com o que concordam. Não "Li e compreendo a política de privacidade", mas "Aceito a política de privacidade e a forma como os meus dados serão usados." A diferença é a especificidade. Sabem com o que concordam antes de marcar a caixa. A etiqueta também deve ser clicável. Se alguém clicar no texto, a caixa deve alternar. Isto facilita no telemóvel e no computador.
Liga ao acordo verdadeiro mesmo ao lado da caixa
Não assumas que as pessoas vão ler um documento legal longo num formulário. Em vez disso, escreve na etiqueta um resumo curto do que estão a aceitar e liga ao documento completo. "Aceito a política de privacidade" com uma ligação à política verdadeira. Alguém pode clicar na ligação e ler os termos completos antes de decidir se marca a caixa. Se queres que leiam mesmo, torna fácil o acesso sem sair do formulário.
Usa linguagem simples na etiqueta da caixa
ERRADO "Reconheço e aceito os Termos e Condições conforme estabelecido na documentação supramencionada." CERTO "Aceito os termos de serviço." A segunda é clara. Alguém sabe logo a que está a dizer sim. A linguagem simples não é só melhor para as conversões. É juridicamente mais forte em muitas jurisdições. Se alguém alegar que não percebeu com o que concordava, a linguagem simples é a tua defesa.
Exige várias caixas para vários acordos
Se tens uma política de privacidade, termos de serviço e uma subscrição de marketing, não os ponhas todos numa só caixa. Faz três caixas separadas. Alguém pode querer aceitar os termos mas não subscrever o marketing. Se marcar uma caixa para os três acordos, não tens prova de a quais deu consentimento. Caixas separadas significam um registo exato do que aceitaram.
Design para telemóvel em assinaturas e consentimento
Campos de assinatura em ecrãs táteis
No telemóvel, uma tela de assinatura tem de funcionar com o dedo em vez de uma caneta digital ou rato. Faz a tela alta o suficiente para o dedo de alguém não tapar o que acabou de desenhar. Pelo menos 200 pixels de altura, de preferência mais. Testa tu mesmo num telemóvel real. Desenha a tua própria assinatura. Se não a consegues ler, a tela é demasiado pequena. A espessura do traço deve ser visível mesmo que alguém desenhe depressa ou com a mão trémula.
As caixas de consentimento têm de ser grandes o suficiente para tocar
A área clicável de uma caixa no telemóvel deve ter pelo menos 44 por 44 pixels. Vem das normas de acessibilidade e da investigação de experiência de utilização em telemóvel. Se a caixa for mais pequena, as pessoas falham-na e tocam na etiqueta. Torna a etiqueta e a caixa clicáveis. Quando alguém toca em qualquer uma, a caixa alterna.
Empilha os campos de assinatura e consentimento na vertical no telemóvel
Não tentes pôr uma tela de assinatura e uma caixa de consentimento lado a lado no ecrã do telemóvel. Empilha-os na vertical. Uma tela de assinatura deve ocupar a largura total do formulário. A caixa de consentimento deve ficar por baixo. Isto mantém tudo legível e fácil de tocar.
Regras de acessibilidade para assinatura e consentimento
Os campos de assinatura precisam de acesso por teclado
Quem usa o teclado para navegar no teu formulário precisa de uma forma de assinar sem rato. Oferece uma opção "Assinar com o teclado" que deixe escrever o nome como assinatura. Não é uma solução perfeita para quem não consegue desenhar, mas é melhor do que deixá-lo totalmente de fora. Não uses só uma ferramenta de assinatura baseada em tela.
As caixas de consentimento têm de ter a etiqueta correta para leitores de ecrã
Liga a caixa à sua etiqueta com um elemento label do HTML adequado. Não ponhas apenas uma caixa ao lado de texto. Quando alguém que usa um leitor de ecrã encontra a caixa, deve ouvir o texto completo da etiqueta. "Caixa de seleção, aceito a política de privacidade" é claro. Uma caixa sem etiqueta confunde.
Usa cor e texto juntos, nunca só cor
Quando alguém marca uma caixa de consentimento, mostra uma mudança visual. Aparece uma marca de visto. A caixa muda de cor. Mas não dependas só da cor para mostrar que está marcada. Acrescenta a marca de visto. Acrescenta o texto "Marcada." Quem não distingue cores precisa de saber que a caixa está selecionada. Um ícone mais cor mais texto cobre toda a gente.
Requisitos legais e de conformidade para o consentimento
A tua marca tem de guardar um registo do consentimento
Quando alguém marca uma caixa de consentimento, tens de guardar um registo exato do que aceitou e quando. Não só um sim ou não, mas uma marca de data e hora, o endereço IP e o texto exato do acordo que viu. Se mais tarde alegar que não aceitou algo, tens prova de que aceitou. Guarda estes registos durante o tempo que a regulamentação exigir, normalmente pelo menos três anos.
O consentimento tem de ser dado livremente, específico e informado
Este é o padrão do RGPD. Dado livremente quer dizer que não houve coação nem pressão. Específico quer dizer que sabem exatamente com o que concordam. Informado quer dizer que tiveram acesso à informação de que precisavam para escolher. Uma caixa pré-marcada não é dada livremente. Linguagem vaga não é específica. Esconder o acordo completo não é informado. Os três contam.
Torna tão fácil retirar o consentimento como dá-lo
Se pedes a alguém para subscrever o marketing, tem de poder cancelar com a mesma facilidade. Não enterres uma ligação de cancelamento num email. Não os obrigues a ligar para um número de telefone para mudar as definições. Põe uma ligação "Atualizar preferências" nalgum sítio óbvio. Se alguém decide que não quer os teus emails, deixa-o parar com um clique. Isto não é só boa prática. É exigido por lei.
Sê honesto sobre o que estás a pedir
Não uses uma caixa de consentimento para esconder a verdadeira intenção. ERRADO "Aceito receber novidades e atualizações e permitir que os meus dados sejam vendidos a parceiros." CERTO "Aceito receber emails de marketing desta marca." A segunda diz às pessoas exatamente o que vais fazer com os dados. Sê específico sobre a frequência, sobre quem as vai contactar, sobre durante quanto tempo guardas a informação. A honestidade não é um fardo. É um requisito legal e cria confiança.
Erros comuns que prejudicam conversões e conformidade
Caixas de consentimento pré-marcadas
É a forma mais rápida de perder confiança e posição legal. Alguém passa por um formulário sem perceber que ficou subscrito a algo. Não tens consentimento real. Vai ficar aborrecido quando receber emails que não queria. A tua marca perde confiança. Usa só caixas desmarcadas.
Campos de assinatura que não guardam a assinatura
Se alguém assina o teu formulário mas não guardas a imagem da assinatura, não captaste prova do acordo. A tela de assinatura cria uma imagem. Essa imagem tem de ser guardada com o envio do formulário, armazenada em segurança e mantida nos teus registos. Sem isso, o campo de assinatura é só decoração.
Juntar vários acordos numa só caixa
Alguém marca uma caixa para aceitar três coisas diferentes. Mais tarde alega que não aceitou uma delas. Não tens prova do que aceitou realmente. Usa uma caixa por acordo distinto. Se tens três políticas, três caixas.
Fazer o texto de consentimento tão longo que ninguém o lê
Uma etiqueta de consentimento deve ter uma ou duas frases. "Aceito a política de privacidade", não "Reconheço que li a política de privacidade abrangente e aceito a recolha, o tratamento e o armazenamento dos meus dados de acordo com os termos aqui descritos." Uma frase é legível. A versão longa faz as pessoas quererem saltar. Etiquetas curtas e claras têm taxas de consentimento mais altas e são juridicamente mais defensáveis.
Não guardar quando o consentimento aconteceu
A prova de consentimento não é só que alguém marcou a caixa. É que a marcou numa data e hora concretas. Guarda uma marca de data e hora em cada registo de consentimento. Guarda também o número de versão do acordo que viram. Se a tua política de privacidade mudar daqui a seis meses, precisas de saber se alguém consentiu na versão 1 ou na versão 2. Sem marcas de data e hora, não tens prova de quando o consentimento aconteceu.
Como a WEMASY ajuda com campos de assinatura e consentimento
O criador de formulários da WEMASY inclui componentes de campo de assinatura que funcionam no computador e no telemóvel. Desenha uma assinatura numa tela ou escreve o teu nome, se preferires. A assinatura é captada como imagem e guardada com o envio do formulário. Inclui uma opção de texto alternativa para acessibilidade. As caixas de consentimento são construídas com etiquetas HTML adequadas para os leitores de ecrã as perceberem. Define várias caixas para acordos diferentes e a WEMASY regista quais cada pessoa marcou. As marcas de data e hora são automáticas. Cada envio de consentimento inclui a data, a hora e a versão do acordo. Liga a políticas externas a partir das etiquetas de consentimento. O formulário trata do trabalho técnico para te concentrares em escrever linguagem de consentimento clara e honesta. Vê as taxas de consentimento na análise dos teus formulários e quantas pessoas marcam cada caixa. Se uma taxa de consentimento é muito mais baixa do que as outras, sabes que algo na tua linguagem é confuso ou que as pessoas não confiam nesse pedido em particular.