Antes de escolheres uma ferramenta de formulários ou de lançares o teu primeiro formulário, precisas de perceber o que acontece aos dados do visitante depois do envio. Onde ficam. Quem os pode ver. Como são protegidos. A maioria das pessoas assume que a ferramenta de formulários trata disto tudo automaticamente. Às vezes trata. Muitas vezes não.
Este artigo explica como funciona, na prática, o armazenamento dos dados dos formulários, que funcionalidades de segurança deves exigir a uma ferramenta de formulários e que regras de conformidade se aplicam consoante a informação que recolhes.
O que significa guardar os dados de um formulário em segurança
O armazenamento seguro de formulários tem três componentes: encriptação em repouso (os dados ficam embaralhados enquanto estão guardados), encriptação em trânsito (os dados ficam embaralhados enquanto viajam até ao teu servidor) e controlos de acesso (só as pessoas autorizadas podem ler os dados).
A maioria dos formulários trata bem a encriptação em trânsito. Os dados chegam em segurança ao teu servidor. Mas depois ficam numa base de dados em texto simples. Quem invadir a base de dados, ou quem tiver acesso como funcionário sem dever ter, consegue ler tudo. É aí que o armazenamento seguro falha.
Encriptação em repouso vs. encriptação em trânsito
Protegem os dados em fases diferentes. Perceber a diferença é essencial para saber o que realmente tens.
Encriptação em trânsito
É a encriptação que acontece quando os dados viajam do navegador do visitante até ao teu servidor. Se o teu formulário está numa página HTTPS (procura o ícone do cadeado junto ao URL), a encriptação em trânsito está ativa. Os dados ficam embaralhados durante a transmissão.
A encriptação em trânsito é hoje o padrão. Todas as grandes ferramentas de formulários, todos os checkouts de lojas online e todos os websites legítimos usam HTTPS. Se o teu formulário não está em HTTPS, corrige isso primeiro. Não é negociável.
Encriptação em repouso
É o que acontece depois de os dados chegarem ao teu servidor e ficarem guardados na base de dados. Os dados estão encriptados na base de dados? Ou ficam em texto simples?
Muitas ferramentas de formulários oferecem a opção, mas não a ativam por defeito. Tens de a ligar. Algumas nem a oferecem, sobretudo as soluções gratuitas ou económicas. Se uma ferramenta de formulários não menciona a encriptação em repouso na documentação de segurança, assume que não a faz.
A encriptação em repouso significa que, mesmo que alguém consiga acesso não autorizado à tua base de dados, os dados ficam ilegíveis sem a chave de encriptação. Isto protege-te se o teu fornecedor de alojamento for comprometido, se um funcionário desonesto aceder à base de dados ou se um terceiro roubar uma cópia dos teus dados.
Como saber se os dados do teu formulário estão encriptados
Consulta a documentação de segurança da tua ferramenta de formulários. Procura expressões como "dados encriptados em repouso" ou "encriptação de ponta a ponta". Se a documentação não o menciona, envia um email ao apoio e pergunta diretamente: "Os envios dos formulários são encriptados na vossa base de dados?"
Eis o que as respostas te dizem:
"Sim, todos os dados são encriptados por defeito." É bom. Os teus dados estão protegidos.
"A encriptação está disponível como funcionalidade premium." É um sinal de alerta. A encriptação deve ser padrão. Se precisas de conformidade (HIPAA, GDPR, etc.), pode ser preciso mudar de plano ou de ferramenta.
"Encriptamos os dados com métodos padrão do setor, como o AES-256." É excelente. O AES-256 é o padrão de excelência da encriptação.
"Não encriptamos em repouso, mas temos controlos de acesso rigorosos." Não é suficiente. Os controlos de acesso ajudam, mas a encriptação é melhor. Mesmo as empresas com controlos de acesso rigorosos podem ser comprometidas.
Controlos de acesso: quem pode ver os dados do teu formulário
Além da encriptação, controla quem pode aceder aos envios dos teus formulários. Isto inclui tanto os membros da tua equipa como os funcionários da ferramenta de formulários.
O acesso da tua equipa
Nem todos na tua equipa precisam de ver todos os envios dos formulários. Um colaborador do apoio ao cliente deve ver os envios que lhe estão atribuídos. Um gestor pode ver relatórios e resumos, mas não os detalhes de cada formulário. Quem faz a contabilidade nunca deve ver o envio de um formulário de contacto.
As boas ferramentas de formulários permitem atribuir níveis de permissão diferentes. Usa-os. O princípio do menor privilégio significa que cada pessoa só tem acesso ao que precisa para o seu trabalho.
O acesso dos funcionários da ferramenta de formulários
Os funcionários da ferramenta de formulários podem ver os teus dados. A questão é se devem. Procura ferramentas que:
Tenham uma política de privacidade clara que diga se o pessoal de apoio alguma vez acede aos dados dos clientes. Muitas ferramentas têm uma política de não olhar para os dados dos clientes, a não ser que lhes peças ajuda com um problema.
Registem o acesso do apoio (se o apoio aceder aos teus dados para resolver um problema, fica registado e és notificado).
Tenham certificação SOC 2, o que significa que um terceiro verificou as suas práticas de segurança.
Retenção de dados: durante quanto tempo guardar os envios
Não precisas de guardar os envios para sempre. Decide durante quanto tempo precisas de guardar os dados e depois elimina-os automaticamente.
A maioria das empresas guarda os envios entre um e três anos. Os envios de formulários de contacto podem ser guardados durante um ano (o suficiente para possíveis seguimentos). Os dados de transações de lojas online devem ser guardados durante sete anos (exigências fiscais e legais). Os dados de inquéritos podem ser guardados durante um ano para apoiar decisões do negócio.
Configura a eliminação automática se a tua ferramenta de formulários a suportar. Se não, revê e elimina manualmente os envios antigos de tempos a tempos. Isto também reduz o teu risco de segurança (menos dados significa menos coisas expostas se fores alvo de uma violação).
Verifica as exigências legais do teu setor. Se tratas dados de saúde, podes ser obrigado a guardá-los por períodos específicos. Se tratas dados financeiros, a regulamentação pode ditar a retenção. Em caso de dúvida, consulta um advogado.
Fazer cópias de segurança dos dados dos formulários em segurança
Deves fazer cópias de segurança dos envios dos formulários com regularidade. Mas as próprias cópias podem ser pontos fracos de segurança se não forem bem tratadas.
Se fazes cópias de segurança dos teus dados (automáticas pela ferramenta de formulários ou manuais, por exportação), garante que as cópias são:
Encriptadas: as cópias devem ser encriptadas da mesma forma que os teus dados ativos.
Guardadas em segurança: se guardas as cópias nos teus servidores ou num armazenamento na cloud, garante que estão protegidas por palavra-passe e que não são acessíveis a toda a gente na tua organização.
Isoladas do ambiente ativo: se a tua base de dados principal for violada, a cópia não deve ser comprometida. Guarda as cópias em sistemas diferentes, com controlos de acesso diferentes.
Testadas: testa de tempos a tempos se consegues mesmo restaurar a partir das cópias. Uma cópia que não se consegue restaurar é inútil.
Requisitos de conformidade para o armazenamento de dados de formulários
Consoante a localização dos teus visitantes e o setor em que operas, podes ter obrigações legais de conformidade.
RGPD (residentes na UE)
Se recolhes dados de residentes na União Europeia, aplica-se o RGPD (GDPR). Requisitos principais: tens de dizer às pessoas que dados recolhes, porquê e como os manténs seguros. Tens de os guardar em segurança. Tens de os eliminar quando te for pedido. Não podes mantê-los por mais tempo do que o necessário para o fim para o qual foram recolhidos.
CCPA (residentes na Califórnia)
Os residentes na Califórnia têm direitos de privacidade sobre a recolha de dados. Tens de divulgar que dados são recolhidos, permitir que as pessoas eliminem os seus dados e não os vender sem permissão.
HIPAA (dados de saúde)
Se recolhes informação de saúde, a HIPAA tem requisitos rigorosos: os dados têm de ser encriptados, o acesso tem de ser registado, tem de haver um plano de notificação de violação de dados, e mais. Isto não é opcional. As violações podem resultar em coimas significativas.
PCI DSS (dados de pagamento)
Se o teu formulário recolhe dados de cartões de crédito, o PCI DSS exige medidas de segurança específicas. A maioria das ferramentas de formulários legítimas não guarda os dados brutos do cartão de crédito. Usam tokenização (guardam um código de referência em vez do número real do cartão). Pergunta à tua ferramenta de formulários se cumpre o PCI.
O que fazer se suspeitas de uma violação de dados
Se descobres um acesso não autorizado aos envios dos teus formulários, age depressa:
Identifica o alcance: que dados foram expostos? Quantos registos? Que período de tempo?
Trava a violação: muda todas as palavras-passe de imediato. Repõe as chaves de API. Revoga os tokens de acesso. Resolve a vulnerabilidade que permitiu a violação.
Notifica as pessoas afetadas: consoante a regulamentação, podes ser obrigado a notificar todas as pessoas cujos dados foram expostos. Normalmente no prazo de 30 dias para o RGPD (GDPR), de imediato para a HIPAA.
Documenta tudo: guarda registos do que aconteceu, de quando o descobriste e do que fizeste. Os reguladores vão querer ver isto.
Como a WEMASY protege os envios dos formulários
A WEMASY transmite os envios dos formulários por HTTPS e guarda-os com acesso ligado à tua conta. Se precisares de eliminar envios (para o direito ao apagamento do RGPD), podes removê-los da tua conta.
Para requisitos de conformidade, consulta as funcionalidades do teu plano ou contacta o apoio. Descobre mais sobre segurança e privacidade dos dados na tua conta WEMASY ou visita a página de preços para ver que funcionalidades de segurança estão incluídas em cada plano.