Recolhes dados de formulários por uma razão. Precisas de os analisar, partilhar com a tua equipa, importar para outro sistema ou usar para tomar decisões. Mas se esses dados ficam fechados no painel da tua ferramenta de formulários, não podes fazer nada disso. Dados a que não se consegue aceder são dados que não estás a usar.
Este artigo explica todas as formas de aceder aos envios dos teus formulários, que método funciona melhor em cada situação e o que procurar numa ferramenta de formulários que realmente te deixe ser dono dos teus dados.
Porque precisas de aceder aos dados dos teus formulários
Os dados dos formulários só têm valor quando os podes usar. Neste momento, podes precisar de:
Analisar todos os envios numa folha de cálculo para encontrar padrões (que páginas trazem mais contactos qualificados, que perguntas recebem respostas incompletas). Partilhar os detalhes dos envios com a tua equipa em tempo real (a equipa comercial precisa de ver os novos contactos de imediato). Arquivar envios para registos legais ou de conformidade. Passar dados para outro sistema (o teu CRM, um armazém de dados ou uma aplicação à medida). Fazer cópias de segurança dos teus dados. Segmentar ou filtrar envios (mostra-me só os contactos de alta prioridade). Acompanhar métricas ao longo do tempo (quantos contactos por semana, taxas de conversão, etc.).
Se a tua ferramenta de formulários torna o acesso a estes dados difícil ou impossível, é como se os dados não existissem. Recolheste-os mas não os podes usar. Uma ferramenta de formulários que tranca os teus dados é uma ferramenta com demasiado poder sobre o teu negócio.
Exportação em CSV: a forma mais comum de aceder aos dados
O CSV (valores separados por vírgulas) é o formato de dados universal. Quase todas as ferramentas o conseguem ler. Quase todas as ferramentas de formulários o conseguem produzir. Eis o que precisas de saber.
Como funciona a exportação em CSV
Inicias sessão na tua ferramenta de formulários, escolhes um formulário, clicas em "exportar" e escolhes um intervalo de datas ou envios específicos. A ferramenta junta todos esses dados num ficheiro CSV e descarrega-o para o teu computador. Abre-o numa folha de cálculo ou no Google Sheets. Cada linha é um envio. Cada coluna é um campo.
É simples e funciona para a maioria das pessoas.
Limitações da exportação em CSV
A exportação em CSV é útil, mas tem limitações:
Retrato único: Quando exportas, recebes os envios que existiam nesse momento. Tens de exportar outra vez para receber os novos envios. Não há "sincronização automática" nem "manter esta folha de cálculo atualizada".
Ficheiros enormes: Se tens milhares de envios, o CSV pode ser enorme (ficheiros de 10 MB abrandam a folha de cálculo). Alguns programas de folhas de cálculo têm dificuldades com ficheiros tão grandes.
Campos de texto grandes: Se o teu formulário inclui uma área de texto onde as pessoas escrevem respostas mais longas, estas podem estragar a formatação do CSV ou criar linhas difíceis de ler numa folha de cálculo.
Sem atualizações incrementais: Não podes exportar "dá-me só os envios das últimas 24 horas desde a minha última exportação". Exportas tudo, de cada vez.
Envios apagados: Depois de exportares, se um envio for apagado (por exemplo, pelo direito ao apagamento do RGPD), continua no teu ficheiro de exportação antigo. Manter o teu CSV em sincronia com os dados reais exige trabalho manual.
Quando a exportação em CSV é a escolha certa
Usa a exportação em CSV quando precisas de um retrato único ou de acesso ocasional aos teus dados. Funciona para:
Revisões de dados mensais ou semanais. Partilhar dados com alguém que os precisa uma vez, não constantemente. Fazer cópias de segurança manuais dos teus dados. Fazer análises numa folha de cálculo que não precisas de repetir todos os dias.
Painéis de relatórios automáticos
As ferramentas de formulários mais avançadas oferecem relatórios integrados. Em vez de exportares para uma folha de cálculo, vês relatórios em tempo real no painel do formulário.
O que incluem os painéis de relatórios
Métricas comuns: número de envios ao longo do tempo, taxa de envio (quantos por dia ou semana), taxa de conclusão (quantas pessoas começam vs. terminam), dados por campo (as respostas mais comuns a uma pergunta de escolha múltipla), dados geográficos (se recolheste informação de localização), divisão por dispositivo (quantos enviaram do telemóvel vs. do computador).
Vantagens dos relatórios integrados
Dados em tempo real (sempre atuais). Sem exportação manual. Gráficos mais fáceis de perceber do que um CSV em bruto. Vistas filtradas (mostra-me só os envios da semana passada). Algumas ferramentas conseguem avisar-te se a taxa de envio descer de forma inesperada.
Limitações dos relatórios integrados
Estás limitado aos relatórios que a ferramenta oferece. Se precisas de uma análise à medida, não a consegues fazer. A análise avançada costuma ser possível apenas com a exportação em CSV ou o acesso por API.
Acesso por API: para programadores e integrações
Uma API (interface de programação de aplicações) permite-te pedir os dados do teu formulário por programação. Em vez de descarregares um ficheiro manualmente, o teu próprio código pede à ferramenta de formulários "dá-me todos os envios desta data", e a ferramenta responde com os dados num formato estruturado (normalmente JSON).
Quando o acesso por API importa
Usa APIs quando precisas de:
Sincronização em tempo real: Passar automaticamente os novos envios do teu formulário para uma base de dados ou armazém de dados no momento em que chegam.
Integrações à medida: Criar uma ferramenta própria que precisa de aceder aos dados do formulário. O acesso por API permite-te consultar os dados por programação em vez de exportar manualmente.
Atualizações incrementais: Pedir à API "dá-me só os envios da última hora" em vez de descarregar tudo de cada vez.
Fluxos de trabalho complexos: Acionar ações com base nos envios dos formulários de forma automática (quando alguém envia, encaminhá-lo para outro sistema, verificá-lo numa base de dados, etc.).
Como funcionam as APIs das ferramentas de formulários
A maioria das APIs usa REST (transferência de estado representacional) ou webhooks. Com REST, o teu código faz pedidos HTTP à ferramenta de formulários a pedir dados. Com webhooks, a ferramenta de formulários envia dados para os teus sistemas automaticamente quando chegam envios.
Ambos exigem autenticação da API (forneces credenciais para a ferramenta de formulários saber que és mesmo tu a pedir dados). A maioria das APIs tem limites de pedidos (não podes pedir dados mais de X vezes por segundo) para evitar abusos.
Requisitos técnicos do acesso por API
Usar uma API exige um programador ou alguém à vontade com código. Se não és técnico, o acesso por API não te serve. Mas se tens recursos técnicos, é poderoso.
Custo do acesso por API
Muitas ferramentas de formulários incluem o acesso por API gratuitamente. Algumas cobram extra. Algumas oferecem apenas um acesso por API limitado nos planos mais baratos. Antes de escolheres uma ferramenta de formulários, verifica se o acesso por API está incluído no teu plano.
Webhooks: enviar dados para outros sistemas
Um webhook é uma forma de API em que a ferramenta de formulários te envia os dados automaticamente, em vez de tu os pedires. Quando alguém envia um formulário, a ferramenta manda esses dados para um URL que indicas.
Como funcionam os webhooks
Forneces à ferramenta de formulários um URL (um ponto de acesso no teu servidor ou num serviço de automatização de terceiros). Sempre que alguém envia um formulário, a ferramenta envia automaticamente os dados do envio para esse URL.
É assim que funcionam as integrações de formulários. Quando ligas o teu formulário a um CRM, a ferramenta de formulários usa webhooks para enviar cada envio para o CRM automaticamente.
Vantagens dos webhooks
Automáticos (sem consultas repetidas, sem "verificar atualizações"). Em tempo real (os dados são enviados de imediato). Menor consumo de largura de banda (não estás a descarregar ficheiros grandes). As integrações são fáceis de configurar se a ferramenta de formulários e o sistema recetor suportarem webhooks.
Limitações dos webhooks
Não podes pedir dados históricos através de um webhook (só envia os novos envios a partir daí). Se o sistema recetor estiver em baixo quando o webhook tenta entregar, o envio pode perder-se. Precisas de um ponto de receção fiável para receber os dados.
Portabilidade dos dados: ser dono dos teus dados
As melhores ferramentas de formulários tornam fácil retirar todos os teus dados. Verifica se a tua ferramenta:
Permite a exportação em CSV de todos os envios (não só dos recentes). Oferece acesso por API para obtenção por programação. Tem funcionalidades de exportação em massa (descarregar todos os dados de sempre de uma só vez). Não limita artificialmente a quantidade de dados que podes exportar. Tem documentação clara sobre como aceder aos teus dados.
Se a tua ferramenta de formulários torna qualquer destas coisas difícil, estás preso. Uma ferramenta que te prende nos teus dados é uma ferramenta com demasiado poder sobre o teu negócio.
Escolher entre métodos de exportação
Situações diferentes pedem métodos diferentes:
Análise rápida e pontual: Usa a exportação em CSV. Inicia sessão, exporta, abre numa folha de cálculo, feito em minutos.
Relatórios regulares: Usa os painéis integrados, se existirem, ou configura o acesso por API para relatórios automáticos.
Integração com um armazém de dados: Usa a API ou webhooks para sincronizar automaticamente os novos envios com o teu armazém de dados.
Arquivo de conformidade: Usa a exportação em massa em CSV para fazer cópia de segurança de todos os envios para registos legais.
Migração de sistema: Se mudas de ferramenta de formulários, usa a API ou a exportação em massa para passar todos os teus dados para a nova ferramenta.
Como o WEMASY trata o acesso aos dados dos formulários
O WEMASY permite a exportação em CSV de todos os envios para qualquer intervalo de datas. A exportação inclui todos os campos e todos os dados personalizados. Podes também aceder aos envios dos formulários através do painel, com vistas em tempo real do número de envios, das respostas por campo e das tendências. O WEMASY suporta também webhooks, para configurares automatizações que enviam os envios para sistemas externos automaticamente. Para integrações técnicas, o acesso por API está disponível consoante o teu plano. Visita a tua conta WEMASY para exportar dados ou consulta a página de preços para ver que funcionalidades de acesso a dados estão incluídas no teu plano.