Depois de qualquer submissão de formulário, provavelmente queres que algo aconteça a seguir. Queres enviar um email, criar um contacto no CRM, registar os dados numa folha de cálculo, atualizar um sistema de stock. Mas a tua ferramenta de formulários pode não ter uma integração incorporada para todos os sistemas que usas. É aí que entram os webhooks.
Este artigo explica como funcionam os webhooks, o que podes automatizar com eles e como configurá-los mesmo que não sejas técnico.
O que é um webhook e como funciona
Um webhook é uma forma de a tua ferramenta de formulários enviar dados automaticamente para outro sistema. Em vez de copiares e colares dados entre sistemas, a ferramenta de formulários faz isso por ti.
O fluxo é este: alguém submete o teu formulário. A tua ferramenta recebe a submissão. Em vez de ficar por aí, envia esses dados para um URL de webhook que indicas. Esse URL está ligado a outro sistema (pode ser uma aplicação tua, um serviço de terceiros, uma folha de cálculo, etc.). O webhook entrega os dados a esse sistema. O sistema recebe-os e faz alguma coisa com eles (cria um registo, envia um email, atualiza um stock, etc.).
Tudo isto acontece em segundos. Sem trabalho manual.
Webhooks vs. integrações nativas
Muitas ferramentas de formulários têm integrações nativas com CRMs e plataformas de email populares. Clicas num botão, autenticas-te e está feito. São mais fáceis porque já vêm prontas.
Os webhooks são diferentes. São flexíveis, mas exigem mais configuração. Estás essencialmente a dizer à ferramenta "envia estes dados para este URL" em vez de "envia estes dados para o meu CRM" (que está pré-construído).
Quando usas webhooks em vez de integrações nativas?
Quando o teu serviço não está na lista de integrações nativas: A tua ferramenta de formulários integra-se com um CRM popular, mas não com o teu CRM personalizado. Usa um webhook.
Quando precisas de lógica personalizada: Não queres só enviar os dados tal como estão. Queres transformá-los, filtrá-los ou combiná-los com outros dados. Os webhooks permitem isso.
Quando queres ligar a sistemas internos: A tua empresa tem uma aplicação personalizada ou uma base de dados interna que não é um serviço público. Um webhook pode enviar-lhe os dados do formulário.
Casos de uso comuns de webhooks
Enviar dados para uma aplicação personalizada
Construíste o teu próprio sistema de tratamento de formulários ou tens uma ferramenta interna personalizada. Um webhook envia as submissões para a tua aplicação, para as processar à tua maneira.
Criar notificações numa aplicação de mensagens da equipa
Quando alguém submete um formulário, envia automaticamente uma mensagem para o canal da tua equipa. A tua equipa recebe um aviso instantâneo, sem ter de consultar a ferramenta de formulários.
Atualizar uma folha de cálculo do Google Sheets ou de outro programa
Cada submissão adiciona automaticamente uma linha a uma folha de cálculo. Tens um registo em tempo real de todas as submissões, sem as adicionar à mão.
Registar dados numa base de dados própria
Envia os dados do formulário para uma base de dados que controlas. Manténs cópias completas de tudo para os teus registos ou para análises personalizadas.
Despoletar SMS ou mensagens de texto
Quando alguém submete um formulário, envia-lhe automaticamente uma mensagem de texto de confirmação. Ou envia uma mensagem à tua equipa.
Criar tarefas ou tickets
Quando alguém pede apoio através de um formulário, cria automaticamente um ticket de apoio no teu sistema de tickets. Quando alguém pede uma demonstração, cria uma tarefa para a tua equipa de vendas.
Carregar ficheiros para armazenamento na nuvem
Quando alguém carrega um ficheiro através do teu formulário, guarda-o automaticamente no Google Drive ou noutro serviço de armazenamento na nuvem.
Como configurar um webhook (sem ser técnico)
Se não és programador, não precisas de construir um webhook de raiz. Usa um serviço de automação sem código que trate dos webhooks por ti.
Usar uma ferramenta de automação (o caminho fácil)
Uma ferramenta de automação é um serviço sem código. Não escreves código nenhum. Só clicas em botões e configuras regras.
Passo 1: Na ferramenta de automação, cria uma nova automação. Escolhe a tua ferramenta de formulários como gatilho ("quando um formulário é submetido").
Passo 2: Autoriza a tua ferramenta de formulários. Inicia sessão com as credenciais dessa ferramenta.
Passo 3: Escolhe o teu formulário e que submissões devem despoletar a automação (todas, ou só algumas com base em condições).
Passo 4: Escolhe a ação. O que deve acontecer quando um formulário é submetido? "Adicionar uma linha ao Google Sheets"? "Enviar uma mensagem à equipa"? "Criar um lead no CRM"? A maioria das ferramentas de automação suporta centenas de ações.
Passo 5: Associa os campos. Liga os campos do formulário aos campos da ação (email do formulário = email na mensagem, mensagem do formulário = texto da mensagem, etc.).
Passo 6: Testa. Faz uma submissão de teste e confirma que a ação aconteceu.
Perceber o formato dos dados de um webhook
Quando um webhook envia dados, usa um formato padrão chamado JSON. Não precisas de perceber JSON para usar webhooks através de uma ferramenta de automação, mas se estiveres a construir um webhook personalizado, vais vê-lo.
JSON significa apenas que os dados estão organizados em pares: nome do campo = valor. Por exemplo: "email" = "jane@example.com", "name" = "Jane Smith", "message" = "I'm interested in pricing".
A maioria dos serviços de webhook interpreta isto por ti automaticamente. Só vês os dados num formato legível.
Fiabilidade dos webhooks e tratamento de erros
O que acontece se o teu webhook falhar? Se o sistema recetor estiver em baixo quando a ferramenta de formulários tenta enviar os dados?
Os bons sistemas de webhooks tentam outra vez. Voltam a tentar se a primeira tentativa falhar. Normalmente repetem algumas vezes ao longo de vários minutos ou horas. Se todas as tentativas falharem, registam a falha para poderes ver o que aconteceu e repetir à mão.
É por isso que testar é importante. Testa a tua configuração do webhook com uma submissão de teste. Garante que os dados chegam mesmo ao destino antes de o ativares para submissões reais.
Como o WEMASY trata os webhooks
O WEMASY suporta webhooks em todos os formulários. Podes indicar um URL de webhook personalizado e o WEMASY envia-lhe os dados das submissões automaticamente. O WEMASY também se integra diretamente com ferramentas de automação, por isso podes configurar automações sem escrever código de webhook. Configura os webhooks nas definições do teu formulário WEMASY ou consulta a página de preços para ver que integrações estão incluídas no teu plano.