Alguém está a preencher um formulário no telemóvel, sentado no carro antes de uma reunião. Submete. A submissão chega à ferramenta de formulários. A tua equipa de vendas devia recebê-la no CRM. Mas recebe? Na maioria das vezes não, porque os dois sistemas não estão ligados.
Este artigo explica como funciona a integração entre formulários e CRM, que sistemas de CRM se integram bem com formulários e como configurar tudo para que as novas submissões cheguem automaticamente ao teu CRM, sem ninguém copiar dados à mão.
O que é um CRM e porque importa
Um CRM (Customer Relationship Management, ou gestão de relações com clientes) é o centro onde a tua equipa de vendas trabalha. Pensa nele como um arquivo digital onde guardas registos de cada potencial cliente e cliente. Um CRM guarda os contactos, regista todos os emails trocados, todas as chamadas, todas as reuniões e em que fase do processo de vendas está cada negócio.
Quando um potencial cliente submete um formulário, deve tornar-se um contacto no teu CRM. A tua equipa de vendas usa o CRM para ver toda a informação sobre essa pessoa: os dados que submeteu, todas as interações, conversas anteriores. Sem um CRM, a tua equipa tem de consultar vários sistemas ou perguntar "já tivemos notícias desta pessoa antes?"
Há muitos sistemas de CRM populares. Cada um funciona de forma ligeiramente diferente, mas todos servem o mesmo objetivo: centralizar a informação dos clientes.
Porque é importante ligar os formulários ao teu CRM
Um CRM (Customer Relationship Management, ou gestão de relações com clientes) é onde a tua equipa de vendas vive. Regista cada interação, cada negócio, cada conversa com um potencial cliente. Quando chega uma submissão, deve aparecer no teu CRM automaticamente. Sem essa ligação, as submissões ficam na ferramenta de formulários e a tua equipa nem sabe que entrou um novo contacto.
Introduzir dados à mão mata a rapidez. Quando alguém copia uma submissão da ferramenta de formulários para o CRM, já passaram horas. Nas vendas, as horas contam. Quanto mais devagar respondes, menor a taxa de conversão.
Como funciona a integração entre formulários e CRM
Quando ligas um formulário a um CRM, acontece isto: alguém submete o teu formulário. A ferramenta de formulários recebe a submissão. Em vez de ficar por aí, envia automaticamente esses dados para o teu CRM. O CRM recebe-os e cria um novo contacto (ou atualiza um contacto existente, se a pessoa já tiver submetido antes). A tua equipa de vendas vê o novo contacto de imediato.
Isto acontece em segundos. Ninguém precisa de fazer nada à mão.
Integrações nativas vs. criadores de fluxos de trabalho
Há duas formas de ligar formulários a CRMs.
Integrações nativas
A ferramenta de formulários tem uma ligação incorporada ao CRM. Autenticas-te uma vez (inicias sessão com as credenciais do CRM), associas os campos do formulário aos campos do CRM (o campo de email do formulário corresponde ao campo de email do CRM) e está feito. As submissões começam a fluir automaticamente.
As integrações nativas são rápidas de configurar e não exigem qualquer conhecimento técnico. A desvantagem é que a ferramenta de formulários tem de ter criado uma integração específica para o teu CRM. Se não tiver, não podes usar este método.
Criadores de fluxos de trabalho (ferramentas de automação, webhooks personalizados)
Se a tua ferramenta de formulários não tem uma integração nativa com o teu CRM, podes usar um criador de fluxos de trabalho. Os serviços de automação permitem criar "receitas" que dizem "quando um formulário é submetido, cria um contacto no meu CRM". Estas ferramentas ligam quase quaisquer dois serviços.
A vantagem é a flexibilidade. A desvantagem é que acrescenta mais um serviço (a maioria cobra por mês) e exige conhecimentos básicos de configuração.
Principais integrações de CRM e como funcionam
CRMs de marketing tudo-em-um
Os CRMs de marketing tudo-em-um integram-se nativamente com a maioria das principais ferramentas de formulários. A ligação é simples: autenticar, associar campos, pronto. Muitos têm um plano gratuito generoso, por isso muitas ferramentas de formulários oferecem uma integração gratuita.
As submissões entram no CRM como contactos. Se o endereço de email já existir, o CRM atualiza o contacto existente. Se for novo, o CRM cria um novo registo de contacto.
CRMs empresariais
As integrações com CRMs empresariais variam consoante a tua ferramenta de formulários. Algumas têm uma integração nativa. Outras não. Se a tua não tiver, os criadores de fluxos de trabalho podem ligar os formulários ao CRM com um pouco de configuração.
As submissões entram normalmente num CRM empresarial como leads (a não ser que as configures como contactos). A tua equipa de vendas vê-as logo na sua fila de leads.
CRMs de pipeline de vendas
Os CRMs de pipeline de vendas têm integrações nativas com algumas ferramentas de formulários e com outras não. Consulta o marketplace de integrações da tua ferramenta de formulários para ver se o teu CRM aparece. Se aparecer, a configuração costuma ser simples. Se não, um criador de fluxos de trabalho funciona bem.
Os CRMs de pipeline costumam tratar as submissões como pessoas (contactos). Podes configurar a integração para criar também negócios, se quiseres (por exemplo, "nova submissão = novo negócio com valor $0 na fase inicial").
Outros CRMs (ferramentas de projetos, espaços de trabalho, bases de dados próprias)
Nem todos os sistemas se chamam CRM, mas os dados dos formulários muitas vezes precisam de lá chegar. Os criadores de fluxos de trabalho ligam formulários a quase tudo: ferramentas de gestão de projetos, bases de dados, aplicações personalizadas, etc.
Configurar a integração entre formulário e CRM: passo a passo
Passo 1: Verifica se a tua ferramenta de formulários suporta o teu CRM
Entra na tua ferramenta de formulários e procura "integrações" ou "ligações". Vê se o teu CRM aparece na lista. Se sim, clica nele. Se não, passa para os criadores de fluxos de trabalho.
Passo 2: Autentica o teu CRM
Clica no botão para ligar o teu CRM. Vai ser-te pedido que inicies sessão na tua conta do CRM e dês permissão à ferramenta de formulários para aceder. É seguro: só estás a dar permissão à ferramenta para criar contactos e atualizar dados.
Passo 3: Associa os campos do formulário aos campos do CRM
O teu formulário tem campos como "nome", "email", "empresa". O teu CRM tem campos de contacto. Tens de dizer à ferramenta qual campo do formulário corresponde a qual campo do CRM. Normalmente é óbvio (o campo "email" do formulário corresponde ao campo "email" do CRM). Às vezes precisas de ser específico (o campo "inquiry_type" do formulário corresponde ao campo "lead_source" do CRM).
Passo 4: Testa a integração
Preenche o teu formulário e faz uma submissão de teste. Verifica o teu CRM. Apareceu um novo contacto? Os dados estão nos campos certos? Se sim, terminaste. Se não, verifica a associação e tenta outra vez.
Problemas comuns de integração e como os resolver
As submissões não chegam ao CRM
A integração pode ter sido desligada. Os CRMs exigem reautenticação periódica por razões de segurança. Volta a entrar na tua ferramenta de formulários e autentica de novo o teu CRM. Se não resultar, desliga a integração e volta a ligá-la de raiz.
Os dados estão nos campos errados
A associação dos campos pode estar incorreta. Verifica se os campos do formulário estão associados aos campos certos do CRM. Às vezes o problema é que a ferramenta de formulários e o CRM usam nomes de campo diferentes. Por exemplo, a ferramenta pode chamar-lhe "phone_number" e o CRM "phone". Tens de os associar corretamente.
Estão a ser criados contactos duplicados
Se a mesma pessoa submeter duas vezes, o CRM pode criar dois contactos em vez de atualizar um. Isto acontece se o CRM não conseguir identificar que as duas submissões são da mesma pessoa. Normalmente a solução é dizer ao CRM para comparar pelo endereço de email (se o email já é um contacto, atualiza; se não, cria um novo). A maioria dos CRMs faz isto por defeito, mas às vezes tens de o configurar.
Algumas submissões não sincronizam
Se certas submissões não chegam ao teu CRM, verifica se têm todos os campos obrigatórios preenchidos. Se um campo é obrigatório no CRM mas opcional no teu formulário, e alguém submete sem esse campo, a submissão não sincroniza. Ou tornas o campo obrigatório também no formulário, ou dizes ao CRM para aceitar esse campo em branco.
Integração avançada: sincronização condicional
Nem sempre queres que todas as submissões vão para o CRM. Talvez tenhas um formulário de contacto e um formulário de pedido de demonstração. Os pedidos de demonstração devem sincronizar com o CRM. As submissões do formulário de contacto podem não ser leads de vendas.
Algumas ferramentas de formulários e criadores de fluxos de trabalho permitem definir condições. Por exemplo: "Só sincronizar com o CRM se inquiry_type = 'Demo Request'". Isto mantém o teu CRM limpo e poupa tempo à tua equipa de vendas, sem a inundar com submissões que não são realmente leads.
Como o WEMASY se integra com sistemas de CRM
Os formulários do WEMASY incluem integrações nativas com CRMs populares. Liga a tua conta de CRM com poucos cliques, associa os campos e as submissões começam a sincronizar automaticamente. Também podes configurar a sincronização condicional, para que só certas submissões vão para o teu CRM. Para CRMs que não estão na lista de integrações nativas do WEMASY, o WEMASY suporta webhooks e ligações a ferramentas de automação.
Vê que integrações de CRM estão disponíveis na tua conta WEMASY ou consulta a página de preços para ver que funcionalidades estão incluídas no teu plano.