Um cliente envia um formulário. A tua equipa de vendas nunca o vê, porque só está na tua ferramenta de formulários. A equipa de contabilidade não sabe que entrou um cliente novo, porque os dados nunca chegaram à folha de cálculo. A equipa de apoio perde o contexto porque não tem acesso ao envio. Entretanto, estás a copiar à mão os mesmos dados para três sistemas diferentes, a escrever a mesma informação três vezes e, mesmo assim, a cometer erros.
Este artigo explica como sincronizar os envios dos formulários com várias plataformas em simultâneo, para que todas as equipas que precisam dos dados os recebam de forma automática e instantânea.
O que é a sincronização de dados e porque importa
Sincronizar dados significa que os envios dos formulários são enviados automaticamente para vários sistemas ao mesmo tempo. Quando alguém envia o formulário, os dados seguem para o teu CRM, para uma lista de email, para uma folha de cálculo, para uma ferramenta de gestão de projetos e para onde mais precisares. Tudo em segundos. Tudo numa só ação.
Sem sincronização, os dados ficam em silos. A equipa de vendas tem dados incompletos no CRM. As finanças têm algo diferente na folha de cálculo. O apoio não sabe que entrou um cliente novo. Cada pessoa trabalha com fontes de verdade diferentes.
A sincronização mantém todos os sistemas atualizados. Um envio chega a todos os destinos. Todos têm a mesma informação.
Sincronização num sentido vs. sincronização nos dois sentidos
Sincronização num só sentido (do formulário para outros sistemas)
Os dados fluem do teu formulário para outras ferramentas. Quando alguém envia o formulário, os dados seguem para o teu CRM, plataforma de email, folha de cálculo, etc. É o padrão mais comum. O envio do formulário dá origem à sincronização.
Sincronização nos dois sentidos
Menos comum, mas por vezes necessária. Os dados fluem nos dois sentidos. Por exemplo, se alguém atualiza o contacto no teu CRM, essa alteração sincroniza de volta com o registo da pessoa na tua ferramenta de formulários. Ou, se atualizas uma folha de cálculo, a ferramenta de formulários vê a alteração.
A sincronização nos dois sentidos é mais complexa e normalmente só se usa em fluxos de dados críticos, em que estar perfeitamente sincronizado é importante.
A maioria dos casos de uso de formulários só precisa de sincronização num sentido: do formulário para todo o lado.
Lidar com vários destinos com estruturas diferentes
O desafio: o teu formulário recolhe "name" e "company", mas o teu CRM divide o nome em "first_name" e "last_name". A tua folha de cálculo tem um campo "company_name". A tua plataforma de email só precisa de "email".
O mapeamento de dados resolve isto. Ao configurar as sincronizações, dizes a cada destino como receber os dados do teu formulário. O campo "name" do formulário corresponde ao campo "first_name" do CRM. O "email" do formulário corresponde ao campo "email" da plataforma de email. E assim por diante.
A maioria das ferramentas de sincronização trata deste mapeamento automaticamente. Só tens de clicar em que campo vai para onde.
Configurar a sincronização com várias plataformas através de uma ferramenta de automação
Opção 1: Várias sincronizações simples
Cria fluxos separados para cada destino. Fluxo 1: formulário para o CRM. Fluxo 2: formulário para a plataforma de email. Fluxo 3: formulário para a folha de cálculo. Quando um formulário é enviado, os três fluxos disparam. Os dados vão para os três sítios.
É simples de configurar e fácil de gerir. A desvantagem: se tens 10 destinos, precisas de 10 fluxos, e muitas ferramentas de automação cobram por fluxo.
Opção 2: Fluxos com várias etapas
Cria um único fluxo com várias etapas de ação. Gatilho: envio do formulário. Ação 1: adicionar ao CRM. Ação 2: adicionar à lista de email. Ação 3: adicionar uma linha à folha de cálculo. Tudo num só fluxo.
É mais eficiente e mais barato se tens muitos destinos. Um fluxo faz muitas coisas.
Lidar com a sincronização condicional (nem tudo vai para todo o lado)
Podes não querer que todos os envios sincronizem com todos os destinos. Talvez os pedidos comerciais vão para o CRM mas as dúvidas de apoio não. Talvez só sincronizes os leads de alta prioridade com a plataforma de email.
Usa condições. Na tua ferramenta de sincronização, define regras: "Sincronizar só se inquiry_type = Sales" ou "Sincronizar só se priority = High".
Isto mantém os teus sistemas limpos. Não inundas todos os sistemas com todos os envios. Só os dados relevantes vão para os sítios certos.
Qualidade dos dados nos sistemas sincronizados
Quando os dados sincronizam para vários sítios, a qualidade importa. Um erro de escrita no formulário torna-se um erro de escrita em todos os cinco sistemas.
Faz a validação do formulário antes de sincronizar. Usa campos obrigatórios, validação de email e verificações de formato. Dados limpos à entrada significam dados limpos em todos os sítios para onde sincronizam.
Acompanhar as sincronizações e resolver falhas
Mesmo uma boa sincronização falha às vezes. Um sistema de destino pode estar em baixo. Uma API pode mudar. Um mapeamento de campos pode quebrar.
Acompanha as tuas sincronizações com regularidade. Verifica se os dados estão a chegar a todos os destinos. A maioria das ferramentas de sincronização tem registos ou painéis com as taxas de sucesso e de falha. Revê-os todas as semanas para apanhar os problemas cedo.
Quando uma sincronização falha, não a ignores. Corrige-a. Os teus sistemas ficam dessincronizados até o fazeres.
Custos da sincronização com várias plataformas
Os serviços de sincronização costumam cobrar por tarefa ou por mês. Se tens muitas sincronizações a correr com frequência, os custos somam-se. Calcula:
Quantos envios de formulários por mês? Quantos destinos? Isso dá quantas tarefas de sincronização por mês. Quanto cobra o teu serviço de sincronização por esse volume?
Por vezes sai mais barato usar integrações nativas quando existem (as integrações nativas costumam estar incluídas no preço da tua ferramenta de formulários) e usar uma ferramenta de automação só para os sistemas que não têm integrações nativas.
Como a WEMASY trata a sincronização com várias plataformas
A WEMASY inclui integrações nativas com as principais plataformas (CRM, email, etc.). Para plataformas sem integração nativa, a WEMASY suporta ferramentas de sincronização de terceiros. Podes configurar várias sincronizações para que um único envio de formulário chegue a todos os sistemas que usas. Mapeia os campos, define condições e deixa a WEMASY sincronizar por ti. Vê que opções de sincronização estão disponíveis na tua conta WEMASY ou consulta a página de preços para os detalhes das integrações.