Quatro faltas numa semana custaram a uma clínica cerca de oitocentos dólares em tempo de cadeira perdido. Depois de trocarem as chamadas de lembrete escritas à mão por um único modelo automático, esse número desceu para um. A mensagem não ficou mais inteligente. Ficou consistente.
Um modelo de lembrete de consulta é uma mensagem pré-escrita que o teu sistema preenche automaticamente para cada marcação. Em vez de escreveres texto novo de cada vez, defines a estrutura uma só vez e deixas os marcadores tratar dos detalhes que mudam. Os modelos de email de lembrete levam listas de preparação mais longas. Os modelos de SMS ficam curtos. Aqui fica como criar ficheiros de modelo de mensagem de lembrete que a tua equipa pode reutilizar durante meses.
O que inclui um modelo de lembrete de consulta
Todos os modelos precisam de texto fixo e de campos dinâmicos. O texto fixo cobre o nome do teu negócio, o tom e o resumo da política. Os campos dinâmicos vão buscar ao registo da marcação o nome do cliente, a data, a hora, o serviço, o profissional e o local.
Os assuntos contam nos modelos de email. Assuntos de email de lembrete como Lembrete: a tua visita na terça-feira, 12 de março funcionam melhor do que linhas vagas como Consulta próxima.
A estrutura do corpo deve espelhar a forma como os clientes percorrem as mensagens. O essencial primeiro, a ação depois, as letras pequenas no fim. Usa a mesma disposição que aprendeste em como escrever SMS de lembrete de consulta para as versões em SMS.
Como criar modelos para canais diferentes
Os modelos de email permitem títulos, listas de preparação com marcadores e anexos de calendário. Usa-os para instruções a novos pacientes, ligações a formulários e detalhes de estacionamento.
Os modelos de SMS reduzem tudo a um ecrã. Um modelo de lembrete por tipo de serviço principal costuma bastar. Cria modelos separados para clientes novos e para clientes recorrentes quando os passos de preparação diferem.
As variantes por momento de envio ajudam. Um modelo de sete dias pode focar-se na preparação. Um modelo de vinte e quatro horas foca-se em confirmar ou remarcar. Um modelo do próprio dia é um empurrão curto com a morada.
Testa os marcadores com dados de exemplo reais antes de entrar em produção. Um formato de data partido ou um nome de profissional em falta corrói a confiança depressa.
Manter os modelos corretos ao longo do tempo
Atribui uma pessoa responsável por rever os modelos todos os trimestres. Números de telefone, moradas e prazos das políticas mudam. Modelos desatualizados causam mais confusão aos clientes do que não ter modelo nenhum.
O controlo de versões ajuda quando várias pessoas da equipa editam o texto. Anota a data da última revisão num documento interno, mesmo que o teu software não tenha versões formais.
Os modelos ligam-se à automação tratada em o que é um sistema automático de lembrete de consulta. Também combinam com as mensagens de confirmação de como criar um email de confirmação de reserva, no módulo de configuração.
Perguntas frequentes
De quantos modelos de lembrete de consulta preciso?
Começa com um modelo de email e um de SMS para o tipo de visita mais comum. Acrescenta variantes quando os passos de preparação ou as políticas diferem de forma relevante entre serviços. Modelos a mais criam trabalho de manutenção sem melhores resultados para os clientes.
Que marcadores deve ter todo o modelo?
O primeiro nome do cliente, a data da consulta, a hora, o nome do serviço, o local ou a ligação e o número de contacto do negócio cobrem a maioria dos casos. O nome do profissional ajuda quando os clientes escolhem um colaborador específico. Acrescenta ligações de seguro ou de admissão só em modelos de email, que têm espaço para contexto.
Posso reutilizar o mesmo modelo para lembretes e confirmações?
As confirmações devem celebrar a marcação e definir expectativas. Os lembretes repetem os detalhes mais perto do dia da visita. Partilhar a redação não é problema, mas cada mensagem precisa de um objetivo e de um assunto distintos, para os clientes perceberem porque voltas a contactá-los.
Onde ficam os modelos numa configuração de reservas do WEMASY?
Os modelos costumam ficar dentro da tua configuração de marcações ou de mensagens, ligada aos eventos de reserva. O WEMASY ajuda-te a ligar as páginas de reserva criadas no criador de websites às mensagens automáticas, para os modelos serem enviados quando os clientes reservam online.
Os modelos devem mencionar explicitamente as taxas por falta?
Uma única frase simples sobre prazos de cancelamento e taxas é suficiente. Junta a linguagem do modelo a uma política de faltas formal no teu site, para os clientes verem regras consistentes em todos os canais.
O que devo ler a seguir sobre modelos de lembrete?
Explora como usar uma aplicação de lembretes de consulta para enviar modelos a partir de uma ferramenta dedicada. Depois lê como enviar SMS de lembrete de consulta para o fluxo de envio.