Quem envia hoje as tuas mensagens de lembrete? É a rececionista entre check-ins, ou ninguém porque o dia ficou demasiado cheio? Quando os lembretes dependem de quem tem uma mão livre, os clientes com consultas à tarde muitas vezes não ouvem nada.
Uma aplicação de lembretes de consulta acaba com essa lotaria. O software de lembretes vigia a tua agenda e envia mensagens nos momentos que definires. As configurações de aplicações de lembretes costumam ligar-se ao teu calendário de reservas, ir buscar os contactos dos clientes e aplicar os modelos que já criaste. Aqui fica como usar uma sem criar uma segunda agenda que a tua equipa tenha de manter.
O que faz uma aplicação de lembretes de consulta
As aplicações de lembretes ficam entre o teu calendário e os teus canais de mensagens. Quando uma reserva é confirmada, a aplicação põe os lembretes em fila para envio mais tarde. Quando chega a hora do gatilho, envia o SMS ou o email sem ação manual.
A maioria do software de lembretes também regista o estado de entrega. Podes ver que mensagens foram entregues, quais falharam e que clientes confirmaram através de uma ligação de resposta.
Algumas aplicações são independentes. Outras são módulos dentro de ferramentas de marcação mais amplas. As aplicações independentes funcionam quando já tens um calendário noutro lado. O software de lembretes integrado reduz erros de sincronização porque as reservas e as mensagens partilham a mesma base de dados.
Como configurar uma aplicação de lembretes de consulta
Passo um: liga o teu calendário ou sistema de marcações. Importa as reservas existentes ou começa do zero, para que todas as marcações futuras entrem automaticamente na fila de lembretes.
Passo dois: importa ou verifica os números de telefone e os endereços de email dos clientes. Números inválidos desperdiçam envios e frustram clientes que nunca recebem os alertas.
Passo três: associa os teus modelos de como criar um modelo de lembrete de consulta. Liga os marcadores aos campos da reserva para os nomes e as horas serem preenchidos corretamente.
Passo quatro: define os momentos de envio. As escolhas comuns são setenta e duas horas, vinte e quatro horas e duas horas antes do início. Ajusta com base nos teus padrões de faltas.
Passo cinco: faz reservas de teste com os teus próprios contactos. Confirma a formatação, as ligações e o tratamento do fuso horário antes de os clientes receberem mensagens reais.
Usar aplicações de lembretes sem sobrecarregar os clientes
Limita o número de mensagens por consulta. Três lembretes bem espaçados valem mais do que seis repetidos na mesma manhã.
Respeita os pedidos de cancelamento da subscrição sem demora. Os clientes que recusam SMS devem continuar a receber email, se preferirem, ou nada, se recusaram tudo.
Revê os relatórios todos os meses. Taxas de falha de entrega a subir ou taxas de confirmação a descer indicam cansaço com os modelos ou contactos errados.
As aplicações de lembretes funcionam melhor com a base de marcação de o que é o software de marcação de consultas. Quando estiveres pronto para a automação completa, lê a seguir o que é um sistema automático de lembrete de consulta.
Perguntas frequentes
Preciso de uma aplicação de lembretes à parte se já tenho software de marcação?
Muitas ferramentas de marcação incluem lembretes integrados. Uma aplicação de lembretes à parte faz sentido quando o teu calendário está num sítio e as funções de mensagens são fracas. Evita envios duplicados desativando os lembretes num dos sistemas.
As aplicações de lembretes podem enviar SMS e email para a mesma consulta?
As sequências multicanal são comuns. O email leva instruções de preparação longas, enquanto o SMS entrega um empurrão curto no próprio dia. Deixa os clientes escolher o canal preferido sempre que possível, para reduzir alertas duplicados.
Como tratam as aplicações de lembretes as consultas remarcadas?
O software de lembretes bem integrado cancela as mensagens pendentes para a hora antiga e agenda novas quando a reserva muda. Testa os fluxos de remarcação durante a configuração, porque lembretes desatualizados confundem os clientes depressa.
Posso usar aplicações de lembretes com as reservas do meu website WEMASY?
Liga o teu fluxo de lembretes ao mesmo calendário que recebe as reservas online. O WEMASY permite-te publicar páginas de marcação através do criador de websites, para as reservas do website alimentarem a fila de lembretes que a tua aplicação monitoriza.
Há regras legais para enviar SMS de lembrete de consulta?
Os negócios geralmente precisam de consentimento antes de enviar conteúdo de marketing por SMS aos clientes. Os lembretes transacionais sobre consultas existentes seguem regras diferentes das mensagens promocionais em massa. Regista o consentimento no momento da reserva e inclui linguagem de cancelamento da subscrição nos modelos.
O que devo ler depois de configurar uma aplicação de lembretes?
Continua com como enviar SMS de lembrete de consulta para os detalhes de envio. As equipas da saúde devem ler também o que é um sistema de lembrete de consulta para pacientes.