A fatura saiu no dia um. No dia quinze, nada. Escreveste um email seco de "PAGAMENTO EM ATRASO", apagaste-o e viste o saldo ficar parado mais uma semana, enquanto evitavas a conversa desconfortável.
Uma mensagem de lembrete de pagamento existe para esse momento exato. É uma comunicação de seguimento enviada quando um cliente deve dinheiro por uma reserva, um serviço ou uma encomenda e a data de vencimento passou ou se aproxima. Bem feita, recupera receita e mantém a relação intacta. Mal feita, soa a ameaça de cobrança e perde o cliente de vez. Eis como escrever uma mensagem de lembrete de pagamento que obtém resposta.
O que deve incluir uma mensagem de lembrete de pagamento
Refere a transação original. O número da fatura, a referência da reserva, a data do serviço e o valor em dívida ajudam o cliente a associar o lembrete aos seus registos.
Indica a data de vencimento com clareza. "O pagamento vencia a 1 de março" ou "O teu sinal de $150 vence antes da tua marcação de 5 de abril" elimina a ambiguidade.
Explica as consequências sem ameaçar. "A tua reserva pode ser libertada se o pagamento não for recebido até sexta" é factual. Avisos em maiúsculas soam a confronto.
Dá um caminho de pagamento simples. Uma ligação ou um canal de resposta. A fricção no passo do pagamento é a razão pela qual muitos lembretes são ignorados logo à partida.
Como escrever o texto de uma mensagem de lembrete de pagamento
Usa uma sequência de três contactos. Um lembrete amigável antes do vencimento, um aviso no dia do vencimento e um último seguimento antes de cancelares uma reserva ou escalares internamente. Cada mensagem deve soar um pouco mais direta, sem passar para a agressividade.
Mensagem antes do vencimento: "Olá Alex, um lembrete amigável de que o teu sinal de $200 para o evento de 12 de maio vence a 28 de abril. Paga aqui: [link]. Responde se tiveres dúvidas."
Mensagem no dia do vencimento: "O teu sinal para o evento de 12 de maio venceu ontem. Conclui o pagamento até ao fim da semana para manteres a tua reserva: [link]."
Aviso final: "Não recebemos o teu sinal para o evento de 12 de maio. O pagamento é necessário até sexta, ou libertaremos o teu lugar. Contacta-nos se precisares de ajustar a tua reserva."
Personaliza com o nome do cliente e os detalhes concretos da reserva. Os modelos genéricos de "deves dinheiro" parecem automáticos da pior maneira.
A configuração de sinais e do checkout liga-se ao módulo dois, em como configurar um gateway de pagamento de reservas. Os pagamentos concluídos disparam outro tipo de mensagem, tratado em modelos de email de confirmação de encomenda.
Escolhas de canal e de momento
O email funciona para faturas detalhadas, com linhas de artigos e ligações de pagamento. Cria um registo pesquisável a que ambas as partes podem recorrer.
O SMS funciona para lembretes curtos de sinais ligados a marcações próximas. Mantém-no num só ecrã e liga a uma página de pagamento adaptada ao telemóvel.
Envia os lembretes antes do vencimento 3 a 5 dias antes do prazo. Muitos clientes pagam tarde simplesmente porque a data lhes saiu da atenção, não porque recusem.
Pára os lembretes de imediato quando o pagamento for processado. Nada confunde mais os clientes do que um aviso de atraso que chega depois de já terem pago.
Quando um tom mais suave se adequa ao teu público ou o valor é pequeno, o próximo capítulo, como escrever um lembrete simpático de pagamento, trata de formulações que preservam a boa vontade sem deixar de levar à ação.
Perguntas frequentes
Quantos lembretes de pagamento devo enviar?
Três contactos é uma sequência comum: antes do vencimento, no dia do vencimento e um aviso final antes do cancelamento. Mais de quatro mensagens sem resposta costumam significar que o cliente precisa de um telefonema, não de outro email.
Os lembretes de pagamento devem mencionar taxas de atraso?
Indica taxas de atraso só se a tua política as cobrar mesmo e o cliente tiver concordado na reserva. Taxas surpresa num lembrete prejudicam a confiança. Liga antes para os teus termos de pagamento publicados, em vez de inventares penalizações na mensagem.
A WEMASY pode automatizar mensagens de lembrete de pagamento?
Os fluxos de reserva e de pagamento da WEMASY podem disparar mensagens de seguimento quando os sinais continuam por pagar. Liga o checkout no teu site através do criador de websites, para que os lembretes se refiram à mesma reserva que os clientes criaram online.
Qual é a diferença entre um lembrete de pagamento e uma confirmação de reserva?
As confirmações provam que uma reserva existe e saem muitas vezes logo a seguir à reserva. Os lembretes de pagamento vão atrás de dinheiro ainda em dívida. Vê o que é uma confirmação de reserva para o primeiro ponto de contacto no percurso do cliente.
Devo ligar em vez de enviar email nos pagamentos em atraso?
Um telefonema funciona quando o valor é elevado ou o cliente não abriu três emails. Começa por lembretes escritos nos saldos mais pequenos, para que ambas as partes tenham um registo claro do que foi comunicado.
Quando devo cancelar uma reserva por falta de pagamento?
Indica o limite de cancelamento no teu último lembrete e segue a política publicada de forma coerente. O módulo quatro trata da redação de políticas em como criar um modelo de política de cancelamento.