Por onde começar quando a próxima semana já tem sessenta e duas reservas e não tens a certeza de que quatro pessoas as consigam cobrir? A maioria dos donos começa com uma página em branco, refaz a mesma tabela e espera que as contas batam certo.
Um modelo de planeamento de capacidade dá-te essa estrutura uma só vez, para a reutilizares todas as semanas. É um layout já pronto, normalmente uma folha de cálculo, que lista lado a lado as janelas de tempo, a procura prevista, as horas de equipa disponíveis e os limites de recursos. Preenches números novos em vez de redesenhar o formato. Eis como construir e usar um que poupa mesmo tempo.
O que é um modelo de planeamento de capacidade?
Um modelo de planeamento de capacidade é um documento reutilizável com linhas e colunas fixas para a procura e a oferta. As linhas costumam representar dias ou blocos de horas. As colunas mostram as marcações feitas, a equipa disponível, o número de salas e a diferença entre elas.
Os modelos não automatizam as atualizações como o software de planeamento de capacidade. Ensinam a disciplina e mantêm a equipa alinhada num único formato. Muitos negócios usam modelos durante meses antes de passarem a software.
Como montar o teu modelo de planeamento de capacidade
1. Define os teus blocos de tempo
Divide a semana nas janelas que contam para o teu negócio. Um salão pode usar blocos de uma hora. Um restaurante pode usar os serviços de almoço e de jantar. Ajusta a grelha à forma como os clientes realmente reservam.
2. Acrescenta uma coluna de procura
Vai buscar as reservas previstas aos teus registos. Inclui a duração do serviço, para que duas marcações de uma hora no mesmo bloco contem como duas unidades de procura, e não como uma.
3. Acrescenta uma coluna de oferta
Indica as horas da equipa, descontando pausas e tarefas que não são de atendimento. Acrescenta limites de salas ou mesas se o espaço físico limitar o volume antes do número de pessoas.
4. Calcula a diferença
Subtrai a oferta à procura em cada bloco. Diferenças positivas significam que precisas de mais equipa ou deves parar de aceitar reservas. Diferenças negativas significam capacidade por usar, que podes preencher com promoções ou horários reduzidos.
5. Acrescenta uma coluna de ação
Escreve o que vais fazer em cada bloco assinalado: acrescentar um turno, formar pessoal em várias funções, bloquear vagas online ou aceitar horas extra. A coluna de ação transforma o modelo de um relatório num plano.
Como usar o modelo em cada semana
Faz a revisão do modelo à mesma hora todas as semanas, de preferência antes de os horários serem publicados. Exporta dados novos das reservas, cola-os e procura primeiro os blocos a vermelho.
Partilha a vista final com os responsáveis de turno, para verem porque é que o sábado precisa de mais uma pessoa. Liga as mudanças à gestão de reservas, para que as vagas bloqueadas e os turnos acrescentados apareçam onde os clientes reservam.
Depois de a semana acabar, acrescenta uma linha com as chegadas reais face ao plano. Esse retorno afina as tuas previsões e mostra se os pressupostos do modelo ainda correspondem à realidade.
Quando deixar o modelo para trás
Os modelos deixam de chegar quando várias pessoas precisam de acesso em direto, o volume de reservas muda de hora a hora ou geres mais do que um local. Nessa altura, explora ferramentas de planeamento de capacidade dedicadas, que sincronizam sozinhas. O modelo cumpriu o seu papel: ensinou a tua equipa o que medir.
Perguntas frequentes
Que colunas devem constar de um modelo básico de planeamento de capacidade?
Começa com data, bloco de tempo, reservas previstas, horas de equipa disponíveis, limite de salas, diferença e ação planeada. Acrescenta colunas de tipo de serviço ou de local quando essas variáveis mudam o teu teto de capacidade.
Como tenho em conta serviços de durações diferentes num modelo?
Converte as reservas em unidades de capacidade. Um tratamento de 90 minutos usa 1,5 unidades de um bloco de duas horas. Uniformizar as unidades evita contar dez marcações curtas como dez longas.
Devo incluir as folgas na coluna de oferta?
As folgas aprovadas reduzem as horas disponíveis na coluna de oferta. Se as ignorares, o modelo mostra capacidade que na verdade não tens e o resultado é overbooking.
Um modelo de planeamento de capacidade funciona em conjunto com as reservas online?
Atualiza o modelo quando as reservas pelo website disparam a meio da semana. O WEMASY inclui um criador de websites com integração de reservas, para alinhares os limites de vagas da tua página pública com os números de capacidade que o modelo assinala.
Durante quanto tempo devo guardar os dados históricos do modelo?
Guarda pelo menos três meses de planos semanais. Os padrões sazonais só aparecem quando comparas este março com o março passado. Arquiva os separadores por trimestre para o ficheiro se manter fácil de gerir.
Qual é o passo seguinte depois de dominar um modelo de planeamento de capacidade?
Passa ao planeamento de capacidade de recursos quando são as salas e o equipamento, e não só as horas da equipa, a limitar quantas reservas podes aceitar.