Como gerir o armazenamento e a segurança do teu email?
Se te perguntas como proteger o armazenamento do email sem complicar o teu trabalho, os passos abaixo ajudam-te a criar uma base sólida. Estas são boas práticas testadas por marcas em crescimento:
1. Organiza o armazenamento do email
Não esperes que emails por abrir e sem importância ocupem todo o teu espaço. Dicas simples, como uma limpeza diária e uma boa categorização, evitam problemas de espaço a longo prazo. Começa a organizar o email desde o primeiro dia. Dedica cinco minutos por dia a isto. Assim não perdes emails importantes. Eis como o fazer.
Usa pastas e etiquetas: Cria pastas e subpastas para os teus emails. Separa por clientes, projetos, trabalho, equipa e mais. Organiza os emails à medida que chegam, para não acumulares emails por arrumar.
Usa filtros automáticos: Escolhe um sistema de alojamento de email com separação automática. Estes sistemas põem os emails nas pastas certas com base em critérios como remetente, assunto ou palavras-chave. Poupas tempo e manténs a caixa de entrada organizada sem arrumar tudo à mão.
Apaga os emails de que não precisas: Reserva tempo para ver os emails e apagar os que não precisas. Apaga emails desnecessários, como promoções ou conversas antigas, para libertar espaço. Arquiva os emails de que não precisas agora mas podes precisar no futuro.
Vê o limite de armazenamento: A maioria dos fornecedores de email tem um limite de espaço. Conhece esse limite e gere os emails para não o atingires. Se estiveres perto do limite, pondera mudar para um plano com mais espaço e começa a fazer cópias de segurança dos emails.
2. Garante que o teu email está seguro
Os teus emails têm informação sensível e confidencial que pode causar uma falha de segurança se cair nas mãos erradas. Aplicar boas práticas de segurança mantém a caixa de entrada protegida das ameaças comuns. Seguir estas práticas protege os teus emails contra pirataria, phishing e outros crimes informáticos.
Não partilhes os dados de acesso: Não partilhes o teu email e as palavras-passe com ninguém. Se a tua equipa precisa de aceder aos emails, investe num sistema de alojamento de email que te ajude a gerir os acessos da equipa.
Usa palavras-passe fortes e 2FA: Cria uma palavra-passe forte, difícil de adivinhar. Ativa também a autenticação de dois fatores. Junta uma camada extra de segurança, porque exige a palavra-passe e um código enviado para o teu telemóvel ou app de autenticação.
Protege o teu dispositivo: Tem sempre uma palavra-passe ou Face ID no dispositivo com acesso ao teu email. Muda a palavra-passe do email com regularidade para teres mais segurança. Instala software de segurança, antivírus e antimalware em todos os dispositivos que acedem ao email, para evitar ameaças.
3. Gere as permissões com eficiência
O controlo de permissões é uma das dicas de segurança de email mais esquecidas pelas empresas. A segurança do email não acaba em proteger a conta ou o dispositivo. Tens de a proteger de pessoas que a possam usar mal. Se tens um sistema de alojamento de email, faz o seguinte.
Revê quem tem acesso: Revê quem tem acesso às tuas contas de email e que permissões tem. Quando recebes pedidos de permissão, não os aceites antes de ver o que o membro da equipa pediu.
Define acessos por função: Se tens uma empresa, define acessos por função para a equipa. Dá acesso só aos emails e pastas necessários para cada função. Usa caixas de entrada partilhadas por equipa, para nem toda a gente aceder a emails sensíveis.
Remove antigos membros da equipa: Retira logo o acesso a colaboradores que já não precisam dele ou que terminaram a colaboração com a tua marca.
4. Verifica a conformidade e as questões legais
A conformidade é uma parte essencial da segurança de email para empresas que tratam dados de clientes. Se tratas dados sensíveis ou pessoais por email, tens de cumprir as regras de proteção de dados aplicáveis, como o RGPD, a HIPAA, a CCPA ou outras que a tua marca deva conhecer. Cumprir estas regras ajuda a proteger os dados dos clientes e a estar dentro da lei.
Confirma as políticas de conservação de dados: Cria uma política clara que defina durante quanto tempo os emails sensíveis devem ser guardados. Arquiva os emails necessários por razões legais, regulamentares ou de negócio, mas apaga os desnecessários após um certo período, para evitar acumulação e manter a conformidade
Verifica a encriptação: A encriptação é uma das melhores práticas de segurança para proteger informação confidencial.Se estás num setor com regras de conformidade (como finanças ou saúde), usa encriptação de email para garantir a comunicação segura de dados sensíveis. Muitos fornecedores de email têm encriptação integrada, mas confirma que a tua plataforma cumpre todas as normas legais necessárias.
5. Acompanha a atividade do teu email
A monitorização contínua faz parte das dicas mais avançadas para proteger o sistema a longo prazo. Acompanhar e auditar regularmente a atividade do email é essencial para evitar falhas de segurança e encontrar vulnerabilidades.
Acompanha a atividade com regularidade: Escolhe um sistema de alojamento de email com ferramentas integradas para detetar acessos fora do normal, como entradas a partir de dispositivos novos ou a horas estranhas.
Faz auditorias: Marca auditorias regulares para rever o uso de palavras-passe, as definições de segurança e os acessos dos utilizadores. Cria também alertas para acessos ou tentativas de acesso não autorizados. Assim és avisado quando algo corre mal.
Mantém-te seguro e com espaço suficiente
Manter o email organizado e seguro não é só evitar confusão. É essencial para proteger o teu negócio e cumprir as regras. Estas dicas dão-te uma base que cresce com o teu negócio. Escolhe um fornecedor de email que junte armazenamento fiável a boas práticas de segurança, para te concentrares em fazer crescer o negócio. O alojamento de email da WEMASY chega em breve.
Para saberes mais sobre como escolher o plano de email certo, lê o nosso artigo sobre o que procurar num plano de alojamento de email. Para perceberes porque os emails com a tua marca contam, vê email profissional vs email grátis para a tua marca. Também podes ler a checklist de lançamento do teu website, que inclui configurar o alojamento de email.
Perguntas frequentes
Com que frequência devo limpar o armazenamento do email?
Dedica cinco minutos por dia a organizar e apagar emails desnecessários. Faz uma limpeza mais profunda uma vez por mês para arquivar conversas antigas, remover anexos grandes e esvaziar o lixo. Assim evitas problemas de espaço e nunca perdes emails importantes por a caixa estar cheia.
Qual é o maior risco de segurança de email para pequenas empresas?
Os ataques de phishing. Emails falsos que parecem verdadeiros levam os colaboradores a partilhar palavras-passe, clicar em links maliciosos ou descarregar ficheiros perigosos. Autenticação de dois fatores, filtros de spam e formação regular da equipa para reconhecer emails suspeitos são as defesas mais eficazes contra o phishing.
Devo usar encriptação de email na minha empresa?
Sim, sobretudo se tratas dados sensíveis, como informação de clientes, dados financeiros ou registos de saúde. A encriptação garante que só o destinatário certo consegue ler as mensagens. Muitos fornecedores de alojamento de email incluem encriptação. Confirma que o teu plano a suporta e ativa-a em todas as comunicações sensíveis.
Como sei se alguém acedeu ao meu email sem autorização?
Vê o histórico de acessos do email à procura de dispositivos, locais ou horas que não conheces. A maioria das plataformas mostra a atividade recente de acessos. Cria alertas para acessos de dispositivos novos e tentativas falhadas. Se vires algo suspeito, muda logo a palavra-passe e ativa a autenticação de dois fatores, se ainda não o fizeste.
O que acontece quando o armazenamento do email fica cheio?
Quando o espaço chega ao limite, deixas de receber emails novos. Quem te envia pode receber uma mensagem de devolução a dizer que a tua caixa está cheia. Para evitar isto, acompanha o uso do espaço com regularidade, apaga ou arquiva emails antigos e pondera um plano maior se a tua equipa troca muitos emails.
O alojamento de email da WEMASY já está disponível?
O alojamento de email da WEMASY chega em breve. Até lá, as funcionalidades de segurança do email vêm do teu próprio fornecedor de email.
