Checklist para escolher um plano de alojamento de email
Escolher o fornecedor certo torna-se mais fácil quando sabes o que procurar num plano de alojamento de email. Abaixo tens uma checklist prática, com dicas para donos de empresas, que cobre as melhores funcionalidades que qualquer empresa deve avaliar.
1. Domínio próprio
O suporte para domínio próprio é uma das melhores funcionalidades a que deves dar prioridade. Qualquer guia de alojamento de email de confiança te dirá que o email com domínio próprio é obrigatório. O teu plano tem de te permitir criar endereços de email com a tua marca, usando o domínio da empresa. O plano que te oferecem tem de incluir emails com domínio próprio.
É uma das ofertas básicas de qualquer plataforma de alojamento de email. Confirma que o plano permite configurar o domínio próprio, para criares emails com a tua marca que criam confiança junto dos clientes. Vê quantos emails com domínio próprio podes criar no teu plano. Quantos mais, melhor para a tua equipa.
2. Segurança
A segurança é um dos aspetos mais críticos quando decides o que procurar num plano de alojamento de email. Os teus emails vão ter informação sensível. Podem ter dados de pagamento, informação do negócio, dados de clientes e comunicações internas. Sem segurança, a tua marca fica exposta a fraudes, phishing e outras ameaças por email. Estas são algumas proteções que a plataforma de alojamento de email tem de oferecer.
2FA: A autenticação de dois fatores junta uma camada extra de segurança com um código único ou uma pergunta de segurança.
Proteção contra spam: Os filtros de spam bloqueiam emails indesejados e possíveis tentativas de phishing.
Encriptação: Nos emails sensíveis, a encriptação garante que só o destinatário certo consegue ler as mensagens.
3. Armazenamento
Quando tens um email profissional, há um fluxo constante de emails na caixa de entrada e também nos enviados. À medida que o negócio cresce, a caixa de entrada e a pasta de enviados também crescem. A capacidade de armazenamento é uma das funcionalidades que mais afetam o dia a dia. Precisas de uma plataforma com bastante espaço e a opção de organizar os emails por categorias.
Espaço: Procura planos com bastante espaço, para não teres de fazer limpezas constantes.
Opção de arquivo: Confirma que os emails antigos se arquivam com facilidade e continuam acessíveis quando precisares.
Espaço que pode aumentar: À medida que o negócio cresce, precisas de um plano que acompanhe as tuas necessidades de armazenamento.
4. Colaboração em equipa
Um guia completo de alojamento de email inclui sempre a colaboração como fator principal. As ferramentas de colaboração fazem parte das melhores funcionalidades para equipas em crescimento. Partilhar os teus dados de acesso pode causar uma falha de segurança. Se tens uma equipa, precisas de funcionalidades que mantenham todos alinhados. Escolhe uma plataforma de alojamento de email com colaboração em equipa, para gerires os acessos da equipa.
Caixa de entrada partilhada: Escolhe uma plataforma que permita a vários membros da equipa aceder e gerir emails da mesma caixa de entrada, muito útil para apoio ao cliente ou vendas
Emails por função: A plataforma deve permitir-te dar aos endereços os nomes que quiseres. Deves poder ter emails como info, suporte, rh e mais.
Integração com a equipa: Sincronizar o email com calendários e ferramentas de gestão de tarefas torna os agendamentos e acompanhamentos muito fáceis.
5. Apoio ao cliente
Ao rever o que procurar num plano de alojamento de email, nunca ignores o apoio ao cliente. Quando tens conta numa plataforma de alojamento de email, podes precisar de ajuda no início ou a qualquer momento. Escolhe um fornecedor disponível 24/7 para te ajudar. Se queres uma boa experiência de apoio, confirma que a plataforma oferece o seguinte.
Ajuda 24/7: Nunca sabes quando pode surgir um problema, por isso ter apoio a qualquer hora é essencial.
Apoio em vários canais: Procura um fornecedor com chat ao vivo, apoio por telefone e por email.
Sistema de tickets: Escolhe uma plataforma que cria tickets e atualiza com regularidade o estado do teu problema ou pedido.
Recursos úteis: nem sempre podes esperar pela resposta da equipa de apoio. Vê se a plataforma tem bons recursos e uma base de conhecimento com artigos, perguntas frequentes e dicas de resolução de problemas, que te podem poupar muito tempo.
6. Integração de ferramentas
A integração é uma das melhores funcionalidades para a eficiência do dia a dia. O teu email tem de funcionar bem com as outras ferramentas que usas todos os dias. Escolhe uma plataforma que permita integrar várias ferramentas ou que tenha um sistema tudo-em-um integrado, para te facilitar o trabalho. Vê se as integrações incluem o seguinte.
Integração com CRM: Confirma que o teu sistema de email funciona bem com o teu software de CRM, ou escolhe uma plataforma com CRM próprio.
Integração de ferramentas: Há muitas ferramentas de campanhas e de análise que precisas de ligar ao email. Confirma que a plataforma de alojamento de email permite essa integração.
Integração com o calendário: Sincronizar o email com o calendário é crucial para marcar reuniões e prazos.
Integrações de partilha de ficheiros: Poder partilhar ficheiros diretamente do email, com integrações de uma drive ou espaço de ficheiros, poupa tempo e facilita a colaboração.
7. Cópias de segurança
Perder informação ou dados importantes pode acontecer a qualquer pessoa, a qualquer momento. Também pode acontecer aos teus emails. Pode ser por uma falha, um erro ou uma avaria do sistema. Escolhe um sistema que te ajude a recuperar emails importantes quando precisares.
Cópias de segurança automáticas: Escolhe um fornecedor que faça cópias dos teus emails com regularidade, para não perderes nada importante.
Opções de restauro: Confirma que o plano te permite restaurar facilmente emails e pastas antigos, se for preciso.
8. Preços
O preço é uma parte crucial da escolha de um fornecedor de alojamento de email. Comparar preços ajuda-te a ver que planos oferecem valor real e quais cobram demasiado por funcionalidades básicas. Nem todos os planos caros oferecem as melhores funcionalidades. No mercado há fornecedores sérios com preços justos. E há fornecedores que cobram demais. Uma das dicas mais práticas para empresas é comparar pelo menos três fornecedores lado a lado antes de decidir. Procura o seguinte no teu plano.
Preços transparentes: Confirma que sabes exatamente o que estás a pagar e que não há custos escondidos.
Flexibilidade: As tuas necessidades de email podem crescer, por isso procura um plano que te deixe crescer sem complicações.
Período de teste ou demonstração: Assim podes experimentar o serviço antes de te comprometeres a longo prazo.
Como escolher o alojamento de email
No alojamento de email, não tens de te contentar com um fornecedor qualquer. Compara a segurança, a facilidade de uso, a capacidade de crescer, os domínios próprios e o apoio de cada plano. O alojamento de email da WEMASY chega em breve; até lá, o teu email fica no teu próprio fornecedor de email.
Para saberes mais sobre como manter os teus emails seguros, lê o nosso artigo com dicas de armazenamento e segurança de email. Para perceberes como os emails profissionais constroem a tua marca, vê email profissional vs email grátis para a tua marca. Também podes ler sobre como criar um website que apoie os objetivos do teu negócio.
Perguntas frequentes
Qual é a funcionalidade mais importante num plano de alojamento de email?
O suporte para domínio próprio. O email da tua empresa deve usar o teu domínio, não um endereço genérico de um fornecedor. Isto cria confiança com clientes e parceiros logo no primeiro email. Depois, dá prioridade a funcionalidades de segurança como a autenticação de dois fatores e a proteção contra spam.
De quanto espaço preciso para o email da empresa?
Para a maioria das pequenas empresas, 10 a 25 GB por utilizador chegam para começar. Se a tua equipa trata muitas vezes de anexos grandes, procura planos com 50 GB ou mais. Confirma que o plano permite aumentar o espaço à medida que o negócio cresce, para não atingires o limite e deixares de receber emails.
Devo escolher um alojamento de email separado ou uma plataforma tudo-em-um?
Uma plataforma tudo-em-um poupa tempo e reduz o número de ferramentas que geres. Quando o email, o website, o CRM e a análise estão no mesmo sítio, tudo se sincroniza automaticamente. Os alojamentos de email separados funcionam para empresas que já têm as suas ferramentas montadas e só precisam de juntar o email.
Como comparo os preços de alojamento de email de forma justa?
Compara os planos pelas funcionalidades que recebes pelo que pagas, não só pelo preço mensal. Vê o que está incluído em cada nível: espaço, número de utilizadores, segurança, disponibilidade do apoio e integrações. Alguns fornecedores cobram à parte funcionalidades que outros incluem por defeito. Uma boa comparação olha para o valor total, não só para o preço base.
O alojamento de email grátis chega para uma empresa?
O alojamento de email grátis não tem domínio próprio, segurança avançada nem funcionalidades de colaboração. Para uso pessoal, os planos grátis funcionam bem. Para uma empresa, precisas de emails com a tua marca, caixas de entrada de equipa e segurança a sério. Só a credibilidade de um email com domínio próprio já faz valer a pena um plano pago.
A WEMASY oferece alojamento de email?
Ainda não. O alojamento de email da WEMASY chega em breve; até lá, o teu email fica no teu próprio fornecedor de email.
