Um SKU não é um código de barras, não é um código do fabricante e não é um número de referência para o cliente. É um identificador interno que defines para os teus próprios fins operacionais. Perceber bem esta distinção desde o início evita muita confusão sobre para que servem os SKU e como devem ser estruturados.
O que é um SKU?
Um SKU, abreviatura de stock keeping unit, é um código alfanumérico único atribuído a uma variante específica de produto do teu catálogo. Identifica uma combinação específica de atributos, como tipo de produto, cor e tamanho, dentro do teu sistema de inventário. Quando um comprador encomenda uma camisola com capuz azul em tamanho L, o SKU dessa variante exata é o que o teu sistema usa para a localizar, abater ao stock e registar a venda.
Os SKU são códigos internos. Os compradores raramente os veem. São feitos para serem lidos pelo teu sistema, pela tua equipa de armazém e pelos teus fornecedores, e não pelos teus clientes. Isto significa que podem ter o formato que melhor servir as tuas operações, sem te preocupares com o aspeto na página do produto.
Cada variante de um produto precisa do seu próprio SKU. Uma t-shirt em três cores e quatro tamanhos tem doze variantes e, por isso, precisa de doze SKU. Atribuir um único SKU a todo o produto e depender de uma nota separada de tamanho e cor é como os sistemas de inventário perdem rigor. O SKU é o que torna cada versão específica de um produto rastreável como uma unidade independente.
Em que é que um SKU é diferente de um código de barras ou UPC?
Um código de barras, em concreto um UPC (Universal Product Code), é um identificador normalizado atribuído por um registo externo. É usado para identificar produtos no retalho, nas cadeias de abastecimento e nos marketplaces. Os códigos de barras são universais, o que significa que um leitor de códigos de barras em qualquer parte do mundo lê o mesmo número para o mesmo produto. Não os crias tu. Pedes através de uma organização de registo.
Um SKU é algo que crias tu, para uso interno. Duas lojas diferentes que vendem o mesmo produto vão provavelmente usar SKU diferentes para ele. Um SKU não tem significado universal fora da tua organização. É um código que faz sentido dentro da estrutura do teu catálogo e do teu processo de expedição.
Podes usar os dois. Um produto pode ter um código de barras do fabricante para venda em marketplaces e integração na cadeia de abastecimento, e um SKU que se encaixa na tua estrutura interna de nomes. Os dois códigos servem fins diferentes e vivem em sistemas diferentes. Na tua loja, o SKU é o que a tua gestão de inventário acompanha. Num marketplace ou num armazém com leitura de códigos de barras, o UPC assume.
Porque é que um bom sistema de SKU importa?
Olha para qualquer loja que gere inventário sem SKU estruturados e vais encontrar os mesmos problemas. Uma camisa azul em tamanho M e uma camisa azul em tamanho L, ambas descritas como "Camisa Azul" numa folha de cálculo. Uma equipa de expedição que tem de ler uma descrição escrita para cada artigo a recolher. Um processo de reposição que identifica o produto errado porque dois artigos têm nomes parecidos mas nenhum código distinto.
Um sistema de SKU estruturado elimina os erros baseados em descrições. Quando cada variante tem um código único e legível, o espaço para identificação errada encolhe drasticamente. A tua equipa de expedição recolhe por código, e não por descrição. O teu sistema de inventário abate por código, e não por correspondência de texto. Os teus relatórios de reposição listam códigos concretos, e não nomes de produtos que podem ser ambíguos.
À medida que o catálogo cresce, isto torna-se mais importante. Com 20 produtos, podes desenrascar-te sem SKU, com descrições cuidadas. Com 200 produtos e várias variantes cada um, o sistema sem SKU estruturados vai falhar regularmente. Criar uma estrutura de SKU cedo, enquanto o catálogo ainda é gerível, é muito mais fácil do que a adaptar depois de os erros de inventário já se terem acumulado.
Como criar uma estrutura de SKU?
Um SKU costuma ser construído a partir de uma sequência de códigos que representam os atributos principais do produto, separados por hífens ou outro delimitador. O objetivo é tornar o código legível de relance para qualquer pessoa que trabalhe com o teu inventário, sem ter de o consultar.
Escolhe os atributos por ordem
Decide que atributos definem uma variante e em que ordem aparecem no SKU. Uma estrutura comum numa loja de roupa é categoria do produto, depois nome ou código do produto, depois cor, depois tamanho. Assim, uma camisola com capuz azul, tamanho M, com o desenho "Maple", da gama de camisolas com capuz de uma marca, pode ser CAP-MAP-AZU-M. Qualquer pessoa que trate dessa encomenda sabe que é uma camisola com capuz, desenho Maple, azul, tamanho M, sem ler uma descrição.
Mantém a ordem dos atributos consistente em todo o catálogo. Se a cor vem antes do tamanho num SKU, tem de vir antes do tamanho em todos. A inconsistência anula o objetivo de ter um sistema estruturado. O código fica ilegível se a ordem dos segmentos variar.
Usa códigos curtos e de comprimento fixo para cada segmento
Cada segmento de um SKU deve ser uma abreviatura curta e consistente. Três carateres é um padrão comum para cada segmento. AZU para azul, MED para médio, CAP para camisola com capuz. Evita abreviaturas que fiquem iguais para valores diferentes. PRE para preto e AZU para azul são distintos. P para ambos não é. Testa as abreviaturas que escolhes com toda a tua gama de valores antes de te comprometeres com elas.
Evita carateres especiais e espaços
Os SKU devem conter apenas letras e números, com hífens ou sublinhados como delimitadores se precisares de separadores. Espaços, barras e carateres especiais causam problemas em folhas de cálculo, sistemas de inventário e quando os SKU são exportados ou importados entre ferramentas. Um SKU como CAP-MAP-AZU-M funciona em todo o lado. Um SKU como CAP / MAP AZU (M) vai quebrar pelo menos um sistema por onde passe.
Não incluas códigos de fornecedores nos teus SKU
Usar o código de produto do próprio fornecedor como SKU cria uma dependência do sistema de nomes desse fornecedor. Se mudares de fornecedor, ou se o fornecedor mudar o código, o teu sistema de SKU parte-se. Os teus SKU devem refletir os atributos do teu catálogo, e não o catálogo do fornecedor. Mantém as referências do fornecedor separadas, num campo de código do fornecedor que vive ao lado do teu SKU e não dentro dele.
Quantos carateres deve ter um SKU?
Não há regra universal, mas mais curto é geralmente melhor. Os SKU entre 8 e 20 carateres são viáveis para a maioria dos catálogos. Os SKU mais longos são mais difíceis de ler, de digitar corretamente e de ver de relance durante a recolha. Se a tua sequência de atributos produz um SKU de 30 ou mais carateres, procura segmentos que possam ser abreviados de forma mais apertada ou removidos sem perder a unicidade.
O SKU só precisa de ser único dentro do teu catálogo, e não universalmente único. Não precisas de acrescentar carateres aleatórios nem prefixos longos para garantir unicidade global. Um código estruturado, construído a partir dos atributos do teu próprio catálogo, vai ser único entre os teus produtos desde que os próprios atributos sejam distintos.
O que fazer quando um produto é descontinuado?
Quando um produto é descontinuado, o seu SKU deve ser retirado, e não reatribuído. Nunca reutilizes um SKU para um produto diferente. Os registos históricos de encomendas, os relatórios de inventário e a correspondência com fornecedores que referem o SKU antigo ficam confusos ou incorretos se o mesmo código passar a referir outra coisa.
Marca os SKU retirados como inativos no teu sistema. Mantém-nos visíveis nos teus registos enquanto os dados históricos forem relevantes, normalmente um mínimo de três anos para fins fiscais e contabilísticos. Não os apagues. Um SKU inativo que continua a aparecer nos relatórios históricos é informação útil. Um SKU apagado que aparece em registos antigos de encomendas como referência impossível de resolver é uma dor de cabeça.
Como se ligam os SKU à gestão de inventário?
Os SKU são a base que torna o controlo de inventário funcional ao nível da variante. Sem um SKU por variante, o teu sistema de inventário só consegue dizer quantas unidades de um produto tens no total. Com um SKU por variante, consegue dizer quantas camisolas com capuz azuis tamanho M tens. Essa especificidade é o que torna as decisões de reposição rigorosas e a prevenção de rutura de stock possível.
Cada ponto de reposição, cada alerta de stock baixo e cada contagem de inventário numa loja bem gerida funciona ao nível do SKU. Quando defines um ponto de reposição de 10 unidades, defines-o para um SKU específico, e não para um produto como um todo. Quando o sistema envia uma notificação de stock baixo, refere o SKU, para saberes exatamente que variante precisa de atenção. Para ver em detalhe como funcionam na prática o controlo de inventário e os pontos de reposição, lê como gerir o inventário da tua loja online.
Como ajudam os SKU na recolha e na expedição?
Num contexto de expedição, um SKU é a forma de localizar e recolher o artigo certo para uma encomenda. Uma lista de recolha gerada a partir de uma encomenda inclui normalmente o SKU, a quantidade e o local de armazenamento de cada artigo. Quem recolhe a partir de um SKU trabalha com um código que corresponde a exatamente uma variante de produto. Não há ambiguidade, como haveria se a lista de recolha dissesse "Camisola com Capuz Azul, M" e dois produtos semelhantes ocupassem a mesma área.
Para lojas que expedem a partir de casa ou de um pequeno espaço de trabalho, os SKU permitem criar um sistema simples de localização. Cada SKU tem um local de armazenamento designado. Quando chega uma encomenda, tiras do seu local o SKU referido na encomenda. Sem procurar, sem adivinhar, sem recolher a variante errada porque dois produtos parecem semelhantes na prateleira.
Erros comuns de SKU a evitar
Usar o nome do produto como SKU
Os nomes de produtos são demasiado longos, demasiado variáveis e sujeitos a demasiadas mudanças para servirem de SKU. Se mudares o nome de um produto ou refinares a sua descrição, o "SKU" muda também, o que quebra todos os registos históricos que referem o nome antigo. Os SKU são códigos, não etiquetas.
Começar os SKU com um zero
Os zeros à esquerda nos SKU criam problemas quando os dados de SKU passam por folhas de cálculo, que muitas vezes retiram os zeros à esquerda dos campos numéricos. Um SKU de 00142 passa a 142 numa folha de cálculo, que já não corresponde ao código original. Usa letras ou dígitos diferentes de zero no início de cada SKU.
Criar SKU demasiado parecidos entre si
Os SKU que diferem só num carater confundem-se facilmente na introdução manual de dados ou na expedição. Se AZU-M e AZL-M parecerem quase idênticos num contexto de recolha, vão acontecer erros. Cria diferenciação suficiente nas abreviaturas escolhidas para os SKU adjacentes se distinguirem com clareza sob pressão de tempo.
Como o WEMASY suporta a gestão de SKU
O sistema de loja online do WEMASY permite atribuir um SKU a cada produto e a cada variante individualmente, acompanhar o stock ao nível do SKU e definir limites de reposição por SKU, para os alertas de stock baixo dispararem para variantes específicas e não apenas ao nível do produto. Os SKU estão incluídos nas exportações de encomendas e nos relatórios de inventário, para os teus registos de expedição se manterem organizados. Vê o que está incluído em cada plano na página de preços. Para saber mais sobre como o teu catálogo é estruturado e organizado, lê como organizar o catálogo de produtos com categorias e etiquetas.
Perguntas frequentes
Preciso de SKU se vendo poucos produtos?
Mesmo com um catálogo pequeno, os SKU tornam a gestão de inventário mais fiável e preparada para o futuro. Se tens cinco produtos hoje, o esforço de criar uma estrutura de SKU é mínimo. Se chegares a 50 produtos sem uma, adaptar um sistema aos registos existentes dá trabalho e introduz erros. Criar desde o início uma estrutura de SKU simples e lógica demora menos do que a primeira reconciliação de inventário que terias de fazer sem ela. Com o criador de websites do WEMASY, podes configurar isto diretamente na tua loja.
Posso mudar os SKU depois de já estarem em uso?
Podes, mas exige coordenação cuidadosa. Qualquer sistema que refira o SKU antigo, incluindo encomendas históricas, comunicações com fornecedores, registos de inventário e software de expedição, tem de ser atualizado, ou os códigos antigos e novos têm de ser mapeados em conjunto durante um período de transição. Se precisares de mudar a estrutura dos SKU, planeia a transição com cuidado, atualiza todos os registos ligados antes de removeres os códigos antigos e guarda uma tabela de referência que mapeie os SKU antigos para os novos durante pelo menos dois anos depois da mudança.
Os meus SKU devem ser visíveis para os clientes na loja?
Os SKU são códigos internos e geralmente não são úteis para os compradores. A maioria das lojas não os mostra nas páginas de produto. A exceção é quando os teus clientes são outras marcas ou empresas que precisam de referir os teus códigos de produto nos seus próprios sistemas de encomendas. Nesse contexto, mostrar o SKU na página do produto facilita a reposição pelos teus compradores. Para lojas voltadas para o consumidor, mantém os SKU internos.
Qual é a diferença entre um SKU e um ID interno de produto?
Um ID de produto é normalmente um número gerado pelo sistema que o teu software de loja online atribui automaticamente a cada produto. É um identificador de base de dados. Um SKU é um código definido por pessoas, que crias para refletir a estrutura do teu catálogo. O ID de produto existe para o sistema. O SKU existe para a tua equipa. Ambos servem para identificar produtos de forma única, mas um SKU é feito para ser legível e fazer sentido para quem trabalha com ele, enquanto um ID de produto é apenas um número que o sistema usa internamente.
Como crio SKU para produtos em pacote?
Um pacote é um grupo de produtos vendidos juntos como uma única unidade. Deve ter o seu próprio SKU, que o identifique como pacote, separado dos SKU dos seus componentes individuais. O SKU do pacote acompanha o inventário do pacote como unidade vendável. Quando um pacote é comprado, o sistema deve abater uma unidade à contagem do SKU do pacote. Se também acompanhas o inventário dos componentes em separado, uma configuração mais avançada abate também ao SKU de cada componente. Para operações simples, atribuir um SKU ao pacote e gerir o stock do pacote manualmente é um ponto de partida viável.
Devo usar números, letras ou ambos nos meus SKU?
Os SKU alfanuméricos, ou seja, uma combinação de letras e números, são a abordagem mais prática. As letras permitem codificar abreviaturas com significado para os atributos do produto, como AZU para azul ou CAP para camisola com capuz, enquanto os números podem codificar variantes como tamanhos ou referências sequenciais de produto. Os SKU só com números são mais difíceis de tornar legíveis e com significado. Os SKU só com letras podem ficar longos e difíceis de distinguir de relance. Um formato misto dá o melhor dos dois, mantendo os códigos curtos, legíveis e distintos entre si.