Os problemas de inventário acumulam-se em silêncio. Uma reposição falhada aqui, um produto vendido em excesso ali, e em pouco tempo estás a fazer reembolsos, a escrever emails de desculpas e a ver os clientes recorrentes irem para outro lado. Ter um sistema fiável desde cedo custa muito menos do que limpar os estragos depois de ele falhar.
O que é a gestão de inventário de uma loja online?
A gestão de inventário é o processo de acompanhar quantas unidades de cada produto tens em mãos, com que rapidez se vendem, quando repor e o que acontece ao stock à medida que as encomendas entram e saem. Numa loja online, inclui também manter rigorosas as quantidades de stock mostradas na tua loja, para os compradores nunca comprarem algo que não consegues enviar.
No mais simples, a gestão de inventário de uma loja online responde a quatro perguntas em qualquer momento. Quanto tens? Onde está? Com que rapidez se move? Quando precisas de mais? Uma loja que consegue responder às quatro com fiabilidade tem uma gestão de inventário funcional. Uma loja que não consegue responder com consistência está a operar com pontos cegos que acabarão por custar uma venda.
O que está em jogo é diferente online do que numa loja física. Numa loja física, um comprador vê uma prateleira vazia. Online, pode concluir o checkout num produto que não tens. Isso é uma venda em excesso, e recuperar dela é pior do que uma venda perdida. Envolve um reembolso, uma explicação e um cliente desiludido que agora tem de voltar a encomendar algo que já julgava resolvido.
Como funciona o acompanhamento de inventário?
O acompanhamento de inventário começa com uma contagem. Cada produto do teu catálogo tem uma quantidade de stock associada. Quando um comprador faz uma encomenda, essa quantidade diminui. Quando recebes stock novo, aumenta. O sistema que trata disto em tempo real é o acompanhamento de inventário.
O acompanhamento manual usa uma folha de cálculo ou um registo escrito. Cada venda é registada, cada entrega é acrescentada e a contagem corrente é atualizada à mão. Em lojas muito pequenas, com poucas referências (SKU), isto funciona. Deixa de funcionar quando o volume de encomendas aumenta, quando os produtos têm várias variantes ou quando vendes em mais do que um canal e o stock tem de ser atualizado em vários sítios ao mesmo tempo.
O acompanhamento automático, incluído na maioria dos sistemas de e-commerce, atualiza as quantidades de stock em tempo real à medida que as encomendas entram. Um comprador compra uma t-shirt vermelha de tamanho médio. O sistema subtrai de imediato um à contagem dessa variante. Se o stock chegar a zero, o produto é marcado automaticamente como indisponível ou esgotado. Sem nenhum passo manual. É a abordagem normal para qualquer loja com mais do que um punhado de produtos.
O que é um ponto de reposição e como se define?
Um ponto de reposição é o nível de stock em que desencadeias uma nova encomenda ao fornecedor. Não é zero. Quando o teu stock chega a zero, já perdeste vendas. O ponto de reposição é definido suficientemente alto para o novo inventário chegar antes de ficares sem nada.
Calcular um ponto de reposição exige duas variáveis. Primeiro, a tua taxa média de vendas diárias desse produto. Segundo, o prazo de entrega do teu fornecedor, ou seja, quantos dias passam entre fazeres a encomenda e receberes o stock. Multiplica os dois números e tens o nível mínimo de stock em que precisas de repor para evitar uma falha.
Acrescenta uma margem de segurança. Os prazos de entrega dos fornecedores nem sempre são precisos. Um envio que devia chegar em sete dias às vezes demora dez. O stock de segurança são as unidades extra que te cobrem se o fornecedor se atrasar ou se as vendas dispararem inesperadamente. Uma abordagem comum é acrescentar três a cinco dias de vendas médias como stock de segurança sobre o cálculo base de reposição.
Define pontos de reposição por produto, não por catálogo. Um mais vendido de rotação rápida precisa de um ponto de reposição muito mais alto do que um artigo especializado de rotação lenta. Revê e ajusta os pontos de reposição por estação, porque as taxas de vendas mudam e o cálculo de reposição tem de acompanhar.
Como evitar vender em excesso?
A venda em excesso acontece quando um comprador compra um produto que não consegues satisfazer, porque o teu sistema mostrava uma quantidade de stock superior à que realmente tinhas. Quase sempre é um problema de sincronização. O teu inventário real e a contagem de inventário do teu sistema divergiram.
As causas mais comuns são erros manuais, como esquecer-te de atualizar o stock depois de devoluções ou de artigos danificados serem retirados. Acontece também quando vendes em vários canais e uma venda num canal não atualiza de imediato a contagem noutro. Uma venda pela tua própria loja e uma venda através de um mercado online do mesmo artigo, se não forem sincronizadas em tempo real, podem ser ambas processadas antes de qualquer dos canais atualizar a quantidade disponível.
Evitar a venda em excesso começa com contagens rigorosas. Reconcilia o teu inventário físico com a contagem do sistema segundo um calendário regular. Em lojas de baixo volume, mensal é viável. Em lojas de alto volume, semanal ou depois de cada grande entrega. Se vendes em vários canais, garante que todos vão buscar a uma única fonte de inventário, em vez de manterem contagens separadas.
Podes também definir uma reserva de stock no teu sistema. Uma reserva de duas ou três unidades significa que a tua loja mostra um produto como esgotado quando ainda tem duas ou três unidades. É uma rede de segurança que te dá tempo para verificar as contagens antes de as últimas unidades se venderem. Troca uma pequena quantidade de receita potencial por um risco muito menor de vender em excesso.
Qual é a diferença entre FIFO e LIFO?
FIFO significa "first in, first out", ou seja, o primeiro a entrar é o primeiro a sair. Quer dizer que vendes primeiro o stock mais antigo. LIFO significa "last in, first out", o último a entrar é o primeiro a sair, ou seja, vendes primeiro o stock mais recente.
Para a maioria dos produtos físicos, o FIFO é a abordagem correta. Os produtos que expiram, se degradam ou saem de moda têm de ser vendidos pela ordem em que foram recebidos, para o stock mais antigo não ficar parado atrás do mais recente. Uma marca de alimentos, de cuidados de pele ou de vestuário com coleções sazonais precisa de FIFO. O primeiro lote recebido é o primeiro lote enviado.
O LIFO é usado nalguns contextos contabilísticos, mas raramente é a abordagem operacional certa para marcas de e-commerce. A exceção são os produtos cujo estado não se degrada e em que o prazo de validade não conta, como certos bens duradouros ou artigos digitais. Mesmo assim, a maioria das lojas usa FIFO por defeito, porque reduz o risco de guardar stock expirado ou obsoleto.
Como gerir o inventário de produtos com variantes?
As variantes são as combinações de tamanho, cor, material ou outras opções que criam versões diferentes do mesmo produto de base. Uma t-shirt em cinco cores e quatro tamanhos é um produto com vinte variantes. Cada variante tem a sua contagem de stock, o seu ponto de reposição e a sua taxa de vendas.
Gerir o inventário ao nível da variante dá mais trabalho do que geri-lo ao nível do produto, mas é a única abordagem que evita rupturas de stock específicas de uma variante. Um produto que aparece como disponível pode estar esgotado no tamanho ou na cor mais popular. Acompanhar o stock ao nível da variante torna visíveis essas lacunas antes de um comprador as encontrar.
Agrupa os dados das variantes ao rever as decisões de reposição. Uma t-shirt vermelha em tamanho grande pode estar a vender mais depressa do que a mesma camisola em tamanho extra pequeno. Define pontos de reposição específicos para as variantes mais vendidas e aceita que as variantes de baixa venda podem ser geridas com uma reserva de segurança mais pequena. Isto reduz o capital preso em stock de rotação lenta sem deixar expostas as tuas variantes mais vendidas.
Como fazer uma contagem de stock ou uma auditoria de inventário?
Uma contagem de stock é uma verificação física do que realmente tens face ao que o teu sistema diz que tens. A diferença entre esses dois números chama-se quebra, e acumula-se com devoluções que não foram processadas corretamente, artigos danificados que não foram abatidos, roubo e simples erros de contagem.
Contagem completa de inventário
Uma contagem completa verifica todos os artigos do inventário da loja de uma só vez. É o método mais rigoroso e o mais disruptivo. Em lojas com catálogos grandes, uma contagem completa acontece normalmente uma ou duas vezes por ano, muitas vezes no fim de um período financeiro. Exige contar cada produto e cada variante e reconciliar o resultado com a contagem do sistema.
Contagem cíclica
A contagem cíclica verifica uma parte do inventário num calendário rotativo, em vez de tudo de uma vez. Todas as semanas ou meses, conta-se uma secção diferente do catálogo. Ao longo de um ano, todos os produtos foram contados pelo menos uma vez. É menos disruptiva do que uma contagem completa e deteta discrepâncias antes de se acumularem. É o método preferido para lojas que têm grandes quantidades de stock e não podem parar as operações para uma contagem completa.
Verificações pontuais
As verificações pontuais são contagens não agendadas de produtos específicos de valor elevado ou de rotação rápida. São desencadeadas por um sinal, como um ponto de reposição atingido mais cedo do que o esperado ou uma queixa de um cliente sobre um produto marcado como em stock quando não estava disponível. As verificações pontuais confirmam se a contagem do sistema está certa para um artigo específico sem auditar todo o catálogo.
O que é o stock de segurança e quanto deves ter?
O stock de segurança é o inventário de reserva que manténs acima do teu nível mínimo de operação para absorver picos de procura inesperados ou atrasos de abastecimento. É inventário de que esperas não precisar, mas que vais ficar contente por ter quando os prazos de entrega derraparem ou um produto vender de repente mais depressa do que o previsto.
A quantidade certa de stock de segurança depende de quão variável é a tua procura e de quão fiáveis são os teus fornecedores. Um produto com vendas estáveis e previsíveis e um fornecedor que entrega sempre a tempo precisa de muito pouco stock de segurança. Um produto com vendas erráticas ou um fornecedor com prazos de entrega inconsistentes precisa de mais. Calcula o stock de segurança com base no pior prazo de entrega e na taxa de vendas mais alta que viste num período comparável, e compara depois com o teu cenário médio. A diferença entre o pior cenário e o médio é, grosso modo, o stock de segurança de que precisas.
Ter demasiado stock de segurança prende dinheiro em inventário que está parado em vez de vender. Ter pouco cria rupturas de stock que te custam vendas e a confiança dos compradores. Revê os níveis de stock de segurança depois de qualquer período de procura invulgar, como uma campanha promocional, o lançamento de um produto ou um pico sazonal.
Como gerir o inventário durante um saldo ou uma promoção?
Os períodos promocionais comprimem drasticamente a taxa de vendas dos produtos afetados. Um produto que vende 10 unidades por semana em período normal pode vender 100 nos dois primeiros dias de um saldo. Os sistemas de inventário que funcionam bem em volumes normais podem ficar para trás durante um pico, se não estiverem preparados para processar encomendas rapidamente.
Antes de qualquer promoção, revê os níveis de stock de cada produto que planeias incluir. Define limites de participação prudentes se o teu stock for curto. É melhor limitar uma promoção a um número específico de unidades do que vender em excesso e fazer reembolsos durante o teu período mais movimentado.
Depois da promoção, reconcilia as contagens antes de reabrires a venda normal. As encomendas promocionais às vezes criam um atraso no envio que impede a contagem de stock de ser atualizada corretamente. Uma reconciliação pós-promoção deteta essas falhas antes de passarem para a gestão de inventário regular.
Como a WEMASY trata da gestão de inventário
O sistema de e-commerce da WEMASY inclui acompanhamento de inventário integrado, com atualizações de stock em tempo real à medida que as encomendas são feitas, contagens ao nível da variante, notificações de stock baixo e a opção de mostrar automaticamente o estado de esgotado quando o inventário chega a zero. Podes definir limites de reposição e consultar relatórios de inventário no painel da tua loja. Vê o que está incluído em cada plano na página de preços. Para veres melhor como o inventário se liga à configuração dos teus produtos, lê o que é um catálogo de produtos e como criar um.
Leituras relacionadas: O que é o e-commerce? e Como funciona uma loja online?.
Perguntas frequentes
Qual é a melhor forma de começar a acompanhar o inventário se não tenho nenhum sistema?
Começa com uma folha de cálculo e uma contagem. Lista todos os produtos e variantes que tens em stock, regista a quantidade atual de cada um e anota o prazo de entrega do fornecedor. Regista cada venda e cada entrega. Isto dá-te uma base. Quando tiveres uma contagem básica e um processo para a atualizar, vais ver depressa onde a abordagem manual falha, o que costuma ser o ponto em que um sistema automático se torna necessário. O objetivo da fase manual é perceberes o teu catálogo o suficiente para configurar corretamente um sistema automático. Com o criador de websites da WEMASY, podes configurar isto diretamente na tua loja.
Como trato do inventário de produtos que vendem na minha loja e num mercado online ao mesmo tempo?
Vender em vários canais exige uma única fonte de verdade do inventário. Se cada canal mantiver a sua própria contagem, a venda em excesso é quase inevitável. Usa um sistema de inventário que sincronize o stock em tempo real em todos os canais, para que uma venda em qualquer lado reduza de imediato a quantidade disponível em todos. Se o teu sistema de e-commerce não suporta isto de forma nativa, uma aplicação de inventário multicanal que ligue os teus canais a uma contagem partilhada é a opção seguinte. Vender em dois canais com contagens de inventário separadas e esperar que corra bem não é uma abordagem sustentável à medida que o volume cresce.
Devo permitir encomendas em espera quando estou sem stock?
As encomendas em espera permitem que os compradores comprem um produto que de momento não tens, com uma data de envio para quando o stock chegar. Podem manter a receita durante uma ruptura de stock, mas exigem comunicação clara com os compradores sobre o tempo de espera previsto. Se ofereces encomendas em espera, mostra a data de envio prevista em destaque e envia um email de confirmação que repita o prazo. Nunca ofereças encomendas em espera se não tens certeza de quando o stock vai chegar. Os compradores que encomendam um artigo em espera e depois não recebem nenhuma atualização têm mais probabilidade de cancelar e deixar uma avaliação negativa do que os que foram informados de que o produto estava simplesmente esgotado.
Como trato do inventário de produtos que faço eu próprio em vez de comprar a um fornecedor?
Nos produtos feitos à mão ou por encomenda, a gestão de inventário centra-se na capacidade de produção e não no stock de armazém. Acompanha os materiais e componentes de que precisas para fazer cada produto, o teu inventário de materiais atual e a tua taxa de produção. Os pontos de reposição aplicam-se às tuas matérias-primas, não aos produtos acabados. Define um prazo de entrega realista para cada produto, com base no tempo que demoras a produzi-lo, e mostra esse prazo aos compradores no checkout. Se o teu volume de encomendas está a crescer mais depressa do que a tua capacidade de produção, essa diferença é o sinal de inventário mais importante da tua operação.
O que é stock morto e como o evito?
O stock morto é inventário que não vende e é pouco provável que venda ao preço atual. Prende capital, ocupa espaço de armazenamento e representa um erro de compra ou de previsão. Para o evitar, compra com prudência produtos novos ou por provar e só aumenta as encomendas quando tiveres dados de vendas reais. Revê os artigos de rotação lenta todos os meses. Um produto que não vende há 60 dias é candidato a uma redução de preço ou a um impulso promocional antes de se tornar inventário permanentemente encalhado. Quanto mais cedo agires sobre o stock de rotação lenta, mais do teu investimento recuperas.
Como afeta o dropshipping a gestão de inventário?
Com dropshipping, não tens inventário físico. O teu fornecedor envia diretamente ao comprador quando uma encomenda é feita. A gestão de inventário neste modelo significa acompanhar a disponibilidade de stock do fornecedor, não a tua. O risco é a contagem de stock do fornecedor e a disponibilidade anunciada na tua loja ficarem dessincronizadas. Um comprador compra um produto que a tua loja diz estar em stock, mas o fornecedor ficou sem ele. Isto cria uma situação de venda em excesso mais difícil de evitar, porque dependes da exatidão dos dados do fornecedor. Configura a tua loja para atualizar a disponibilidade com base em feeds do fornecedor em tempo real, sempre que possível, e cria um processo para vigiar regularmente os níveis de stock do fornecedor.