Assinaturas inconsistentes são uma das formas mais rápidas de uma equipa em crescimento parecer mais pequena do que é. Se cada mensagem traz um tipo de letra, um tamanho de logótipo ou um formato de cargo diferente, os clientes reparam, mesmo quando não conseguem dizer o que parece estranho.
A consistência das assinaturas de email numa equipa quer dizer que todas as mensagens enviadas pela tua equipa trazem a mesma estrutura visual, os contactos corretos e as ligações aprovadas. Consistência não é tirar personalidade à saudação. É tornar o bloco do rodapé tão fiável como o teu logótipo no website. Eis como as equipas mantêm esse padrão.
Como manter as assinaturas de email consistentes numa equipa?
Começa com um modelo aprovado. Define os campos obrigatórios: nome, cargo, empresa, telefone e ligação para o website. Os campos opcionais podem incluir uma ligação para o calendário ou o conjunto de ícones de redes sociais de ligações sociais na assinatura de email. Fixa as escolhas de layout, como o tamanho da letra, a largura do logótipo e a cor, num único ficheiro de origem.
Distribui o modelo na integração de cada pessoa e volta a enviá-lo sempre que a marca mudar. Gerir tudo num só sítio é melhor do que pedir a cada colaborador que refaça o rodapé à mão. A abordagem completa a gestão de assinaturas de email da equipa com regras de consistência que as equipas podem auditar.
Métodos que funcionam em equipas de tamanhos diferentes
1. Modelo mais lista de verificação
As equipas pequenas copiam um bloco HTML ou de texto formatado partilhado e confirmam os campos numa lista de verificação de uma página. Funciona até o número de pessoas tornar as verificações manuais cansativas.
2. Atualização central quando muda a função
Os recursos humanos ou as operações atualizam o cargo e o telefone no modelo principal quando alguém é promovido. Os colaboradores voltam a instalar o bloco atualizado nesse mesmo dia.
3. Política de assinatura imposta
As equipas maiores aplicam as assinaturas através de controlos de administração, para que ninguém possa apagar os elementos obrigatórios. Junta à imposição as orientações de design de boas práticas de design de assinaturas de email.
Falhas de consistência comuns a evitar
Os logótipos antigos ficam por aí depois de uma mudança de marca. Os cargos ficam desatualizados quando alguém muda de função mas mantém uma assinatura antiga. As ligações sociais pessoais substituem as ligações aprovadas da empresa. Os números de telefone diferem entre o website e o rodapé.
As auditorias trimestrais às assinaturas apanham os desvios depressa. Compara um envio de amostra de cada departamento com o teu modelo e com os padrões de assinaturas de email e identidade da marca. O próximo capítulo, sobre políticas de email da equipa, mostra onde registar por escrito as regras das assinaturas.
Perguntas frequentes
Todos os membros da equipa devem usar exatamente a mesma assinatura?
O layout e os elementos de marca devem coincidir. Os campos pessoais, como o nome e o cargo, mudam naturalmente de pessoa para pessoa. Pensa nisto como um só modelo com campos variáveis de nome e função. A WEMASY mantém a marca do teu site alinhada através do criador de websites, para que as assinaturas e as páginas contem a mesma história.
Como tratam as equipas as atualizações de assinatura depois de uma mudança de marca?
Publica o novo modelo com um prazo e verifica o cumprimento com um envio de teste de cada caixa de correio ativa. Remove os ficheiros do logótipo antigo das pastas partilhadas, para que ninguém use materiais desatualizados. As regras de formatação estão em formatação do bloco da assinatura de email.
Os dispositivos móveis estragam a consistência das assinaturas?
Por vezes, as aplicações de email para telemóvel retiram imagens ou redimensionam o layout. Testa as assinaturas no telemóvel e no computador antes de as lançares para toda a equipa. As orientações de assinaturas de email em HTML ajudam a reduzir surpresas na apresentação.
Que campos têm de aparecer em todas as assinaturas da equipa?
No mínimo, inclui o nome completo, a função, o nome da empresa, um telefone ou outro meio de contacto e o endereço do teu website. Acrescenta só campos que vás manter atualizados. A lista completa está em o que incluir numa assinatura de email.
Quem aprova as exceções às assinaturas?
O marketing ou o responsável pela marca deve aprovar qualquer mudança de layout, aviso legal adicional ou variante regional. As exceções improvisadas destroem a consistência em poucas semanas. Regista quem aprova nas políticas de email da equipa.
Que erros de assinatura prejudicam mais a credibilidade?
Imagens quebradas, gralhas no nome da empresa e endereços de email pessoais no rodapé minam a confiança depressa. Lê erros de assinatura de email a evitar antes de publicares um modelo para toda a equipa.