Quantos negócios morrem em silêncio? Enviaste uma proposta na terça-feira. O cliente abriu-a, não disse nada e, na semana seguinte, já tinhas passado a outro trabalho. Um único seguimento na sexta-feira podia ter feito surgir a pergunta que estavam demasiado ocupados para fazer.
Automatizar emails de seguimento significa agendar mensagens de lembrete que se enviam quando uma conversa fica parada durante um período definido. Escreves o seguimento uma vez, defines o tempo de espera e o sistema envia-o só quando as condições se cumprem. Isto estende as sequências de sequências de email que toda a marca deve configurar para o trabalho diário de vendas e de projetos.
O que significa automatizar emails de seguimento?
Automatizar emails de seguimento é a prática de enviar mensagens de lembrete predefinidas, após um atraso, quando não chega resposta. O gatilho é a inatividade, não uma data do calendário. Se o contacto responder antes de o atraso terminar, num fluxo bem construído o seguimento cancela-se automaticamente.
Isto difere de enviar o mesmo email em massa a toda a tua lista. Os seguimentos automáticos são mensagens individuais ligadas a uma conversa ou a uma fase de negócio específica.
Como configurar seguimentos automáticos
1. Escolhe as conversas certas
Os seguimentos servem propostas, orçamentos, pedidos de reunião e passos de integração à espera do cliente. Não servem queixas nem temas sensíveis de recursos humanos. Usa o quadro de juízo de quando as marcas devem usar a automatização de email.
2. Define um atraso respeitoso
Três a cinco dias úteis são um ponto de partida comum para o correio B2B. Ajusta com base nas tuas normas de expectativas de tempo de resposta por email.
3. Escreve um texto curto e útil
Refere a mensagem original, oferece-te para responder a dúvidas e facilita a resposta. Aplica os hábitos de clareza de como escrever um email profissional. Um seguimento pode ser um modelo. Três toques idênticos parecem spam.
4. Limita o número de lembretes
Dois seguimentos automáticos por conversa chegam para a maioria das marcas. Depois disso, uma chamada ou uma nota pessoal da direção é mais adequada.
5. Para quando responderem
A tua automatização tem de cancelar os seguimentos pendentes no momento em que chega uma resposta. Enviar um lembrete depois de alguém já ter respondido prejudica depressa a credibilidade.
Texto de seguimento que funciona para marcas
Começa pelo contexto, não pela culpa. "Venho ver se tiveste dúvidas sobre a proposta que enviei na segunda-feira" vale mais do que "Só a dar uma volta de regresso". Inclui um pedido claro, como confirmar a hora de uma reunião ou partilhar comentários. Assina com os mesmos elementos de o que incluir na assinatura de email.
Testa o teu seguimento numa conversa de baixo risco antes de o aplicares a negócios de alto valor. O próximo capítulo, gatilhos de automatização de email, explica os tipos de evento que podem iniciar ou parar uma sequência de seguimento.
Perguntas frequentes
Os seguimentos automáticos vão irritar os meus contactos?
Lembretes educados e espaçados raramente irritam quem pediu informação logo de início. Toques diários agressivos irritam. Limita a frequência e personaliza a frase de abertura sempre que possível. Os fluxos de contacto da WEMASY através do criador de websites dão-te um registo claro de quem disparou um seguimento.
Os seguimentos devem vir do mesmo remetente do original?
O remetente original deve ser o dono do seguimento para a conversa se manter coerente. Passar um seguimento de vendas para outro endereço confunde os destinatários.
Posso automatizar seguimentos no correio interno da equipa?
Os lembretes de prazos internos também beneficiam da automatização. Mantém o tom direto e inclui o link da tarefa ou a data limite no corpo.
Que assunto funciona num email de seguimento?
Responde na conversa existente sempre que possível para o assunto se manter igual. Se começares uma mensagem nova, refere o tema diretamente. Vê assuntos de email profissional para padrões.
Como acompanho que seguimentos convertem?
Marca as conversas por fase na tua caixa de entrada ou no teu CRM e anota que toque automático gerou uma resposta. Elimina os passos que nunca produzem respostas.
Devo mencionar a automatização no seguimento?
Nunca digas ao destinatário que a mensagem foi automática. Escreve-a como escreverias uma nota manual. Se não a conseguires escrever de forma tão natural, reescreve antes de ativares a automatização.