Um potencial cliente envia o teu formulário de contacto às 21:02 de uma sexta-feira. Estás offline até segunda-feira. Sem uma resposta automática, a caixa de entrada dele fica vazia o fim de semana todo. Com uma, recebe em segundos uma nota curta a confirmar que recebeste a mensagem e quando esperar uma resposta completa.
As respostas automáticas para email profissional são a forma mais simples de automatização de email. Enviam uma mensagem predefinida quando acontece um evento específico, como um email recebido ou um formulário enviado. Já sabes quando a automatização faz sentido em quando as marcas devem usar a automatização de email. As respostas automáticas costumam ser a primeira ferramenta que as marcas configuram.
O que é uma resposta automática?
Uma resposta automática é uma resposta que se envia sem ação manual quando uma condição de gatilho se cumpre. O gatilho pode ser um email a chegar a um endereço específico, um formulário enviado no teu site ou uma palavra-chave no assunto. A resposta usa conteúdo que escreveste antecipadamente.
As respostas automáticas diferem das sequências de email completas. Uma sequência envia várias mensagens ao longo de dias ou semanas. Uma resposta automática costuma enviar uma mensagem por evento de gatilho. Ambas fazem parte da prática mais ampla descrita em o que é a automatização de email para marcas.
Como funcionam as respostas automáticas?
O processo tem quatro passos. Primeiro, defines o gatilho, como correio para support@yourbrand.com ou um formulário de contacto na tua página inicial. Segundo, escreves o conteúdo da resposta, incluindo assunto e corpo. Terceiro, ativas a resposta automática no teu alojamento de email ou nas definições do formulário. Quarto, o sistema vigia o gatilho e envia a resposta automaticamente.
A resposta deve sair do mesmo endereço de domínio que o remetente contactou, o que reforça a confiança que constróis com o que é um endereço de email com domínio próprio. Inclui os elementos de assinatura de o que incluir na assinatura de email para que a mensagem automática se pareça com o resto do correio da tua marca.
Tipos comuns de respostas automáticas para marcas
1. Confirmação de formulário de contacto
Confirma a receção e define um prazo de resposta. Liga-se aos formulários publicados através de email profissional e o teu website.
2. Resposta automática da caixa de entrada geral
Responde a quem escreve para um endereço por função como info@ ou hello@. Útil quando o volume é alto e quem envia precisa de uma confirmação rápida.
3. Resposta automática de ausência
Ativa-se durante uma ausência planeada. O capítulo dedicado a emails de ausência para negócios trata do momento, do conteúdo e de quando a desligar.
Começa com uma resposta automática, testa-a tu mesmo e pede a um colega que a dispare. Corrige frases estranhas antes de os clientes as verem. O próximo capítulo, sobre o correio de ausência, é um segundo passo natural se a tua equipa viaja ou tira folgas planeadas.
Perguntas frequentes
Uma resposta automática responde a todos os emails de uma conversa?
A maioria das respostas automáticas dispara uma vez por conversa nova, e não em cada resposta de uma conversa existente. Vê as tuas definições para evitar confirmações duplicadas. As confirmações de formulários da WEMASY através do criador de websites costumam enviar uma resposta por envio.
Que extensão deve ter uma resposta automática?
Mantém-na abaixo de cinco frases. Diz o que recebeste, quando vais responder e como contactar alguém com urgência, se for preciso. Respostas automáticas longas parecem cartas-modelo.
As respostas automáticas podem criar ciclos de email?
Duas respostas automáticas a responderem-se uma à outra podem criar um ciclo. A maioria dos sistemas de correio profissionais deteta isto e pára após uma troca. Exclui endereços noreply e listas de correio dos gatilhos das respostas automáticas sempre que possível.
As respostas automáticas devem incluir um número de telefone?
Inclui um número de telefone ou outro contacto só quando a tua equipa o puder mesmo atender. Uma resposta automática que promete apoio telefónico urgente que não consegues dar prejudica a confiança.
As respostas automáticas precisam de assunto?
Um assunto claro ajuda os destinatários a encontrar a confirmação mais tarde. Usa algo específico como "Recebemos a tua mensagem" em vez de um genérico "Re: o teu pedido". Vê assuntos de email profissional para hábitos de escolha de assuntos.
Em que difere uma resposta automática de uma resposta de férias?
Uma resposta de férias ou de ausência ativa-se num calendário e diz a quem escreve que estás fora. Uma resposta automática geral funciona continuamente para um endereço ou formulário específico. Ambas são tipos de resposta automática com gatilhos diferentes.