Quantas chamadas telefónicas atende a tua receção só para encontrar uma vaga livre? O que acontece quando a linha está ocupada e um paciente desiste? E o cliente que precisa de uma vaga ao fim do dia, mas só pensa em ligar na hora de ponta do teu almoço?
A marcação de consultas online responde a essas falhas. Os clientes veem as horas livres no teu site, escolhem a que lhes serve e recebem a confirmação automaticamente. Quer tenhas um consultório médico ou um negócio de serviços, a configuração segue os mesmos passos essenciais. Eis como configurar um software de marcação de consultas para médicos, terapeutas, consultores e trabalhos semelhantes baseados em marcações.
O que exige a marcação de consultas online
Toda a configuração de marcações precisa de três camadas: serviços, profissionais e disponibilidade. Os serviços definem o que pode ser reservado e quanto dura cada visita. Os profissionais são as pessoas ou salas a que esses serviços estão associados. As regras de disponibilidade controlam quando cada profissional aceita reservas.
Sem as três alinhadas, ficas com fluxos avariados. Um serviço de 30 minutos num calendário com vagas de 15 minutos cria lacunas. Um profissional marcado como disponível em dias em que não trabalha leva a cancelamentos manuais.
Para perceberes em que difere uma marcação de outros tipos de reserva, lê o que é a marcação de consultas e a diferença entre reservas e marcações.
Como configurar a marcação de consultas online passo a passo
Passo um: lista os teus tipos de marcação. A primeira consulta, o seguimento, a consulta de avaliação e o procedimento têm cada um a sua duração e tempo de intervalo. O intervalo entre marcações dá à equipa espaço para preparar as salas e atualizar os registos.
Passo dois: atribui os profissionais. Liga cada serviço à equipa que o presta. Os profissionais independentes têm um só profissional. As clínicas de grupo podem deixar o paciente escolher um médico ou atribuir automaticamente consoante a disponibilidade.
Passo três: define horários de trabalho e exceções. Define o horário semanal habitual e acrescenta feriados, blocos de férias e pausas de almoço. O tempo bloqueado deve desaparecer logo do calendário público.
Passo quatro: configura as regras de reserva. Decide com que antecedência os clientes podem reservar, se permites reservas para o próprio dia e se exiges formulários de admissão antes da confirmação. Mantém simples a primeira reserva e recolhe a admissão detalhada depois de a vaga estar guardada.
Passo cinco: liga o teu website. Acrescenta uma página de reservas ou um widget, para os clientes chegarem ao teu horário a partir do teu próprio domínio. Os capítulos sobre criar uma página de reservas e adicionar um calendário de reservas tratam do lado do website.
Marcação de consultas em contextos regulados e clínicos
Os consultórios médicos e de bem-estar enfrentam requisitos extra. Os formulários de admissão podem precisar de campos de historial de saúde. As mensagens de confirmação devem incluir instruções de preparação. As políticas de privacidade têm de explicar como os dados dos pacientes são guardados.
Sempre que possível, mantém os dados de saúde protegidos fora dos emails de confirmação simples. Envia por email os detalhes gerais da marcação e recolhe a informação sensível através de um portal de admissão seguro, ligado a partir da confirmação.
Forma a equipa da receção para usar o mesmo sistema nas reservas por telefone. Um horário dividido entre papel e software é onde as reservas duplicadas começam. Todos os canais devem escrever num só calendário.
Revê as taxas de faltas depois do primeiro mês online. Se forem altas, aperta as definições de confirmação e configura mensagens de lembrete. O módulo de marcação de consultas mais à frente neste livro cobre os lembretes em profundidade.
Depois de a marcação estar configurada, passa a atenção ao que os clientes recebem depois de reservarem. O próximo capítulo, sobre como criar um email de confirmação de reserva, inicia essa camada de comunicação.
Perguntas frequentes
Os pacientes podem reservar online sem escolher um profissional específico?
Muitos sistemas oferecem uma opção "próximo disponível", que atribui o primeiro profissional livre habilitado para o serviço. Funciona bem em atendimento urgente e consultas gerais. Os cuidados de especialidade exigem muitas vezes a escolha explícita do profissional.
Os pacientes novos e os que regressam devem ver fluxos de reserva diferentes?
Fluxos separados reduzem o atrito. Os pacientes que regressam saltam os campos de admissão que já tens em ficheiro. Os pacientes novos preenchem um formulário mais longo ou recebem uma ligação de admissão antes da consulta, depois de reservarem. O capítulo sobre o formulário de admissão de clientes cobre o desenho do formulário para clientes novos.
Como configuro a marcação online no website do meu consultório?
Acrescenta uma página de reservas ligada ao teu sistema de marcações e liga-a a partir da navegação principal. O WEMASY permite-te publicar páginas de marcação através do criador de websites, ao lado do conteúdo que já tens no consultório.
Que antecedência devo exigir para reservas online?
Reservas para o próprio dia servem serviços que aceitam clientes sem marcação. Os consultórios médicos exigem muitas vezes 24 horas, para a equipa preparar os processos. As marcações cirúrgicas ou de laboratório podem precisar de 48 a 72 horas. Ajusta a antecedência às tuas necessidades de preparação.
Posso limitar a reserva online a certos tipos de seguro ou categorias de clientes?
Alguns sistemas suportam perguntas de elegibilidade no início do fluxo. Os clientes que não se qualificam veem uma mensagem a pedir que liguem. Isso evita reservas que o teu consultório não pode cumprir e reduz o retrabalho da receção.
Como se liga a marcação online ao meu calendário atual?
A maioria das ferramentas de marcação sincroniza com as aplicações de calendário mais comuns através de uma integração num ou nos dois sentidos. A sincronização nos dois sentidos impede que marcações pessoais apareçam como disponíveis online. Testa o sentido da sincronização antes de entrares em funcionamento, para evitar conflitos surpresa.