Abriste o negócio para fazeres o trabalho de que gostas, não para andares a trocar telefonemas por causa de horários livres. Mesmo assim, a maioria das semanas ainda começa com cadeias de mensagens de voz, tardes com marcações duplicadas e clientes que achavam que uma mensagem de texto valia como marcação confirmada.
Um sistema de marcações online para pequenas empresas muda esse ritmo. Os clientes marcam sozinhos. A tua agenda fica sempre atualizada. As confirmações seguem automaticamente. Eis como configurar as marcações de raiz quando geres uma equipa pequena e não tens ninguém dedicado às operações.
O que um sistema de marcações para pequenas empresas precisa de ter
No mínimo, precisas de uma agenda em tempo real, de uma página de marcações no teu website, de confirmações automáticas e de um único sítio onde chegam todas as marcações. Entre as funcionalidades úteis, mas não essenciais, estão os formulários de admissão, a cobrança de pagamentos e as mensagens de lembrete.
Começa pelo mínimo. Um sistema simples que usas de verdade vale mais do que uma configuração complexa abandonada ao fim de duas semanas. Acrescenta pagamentos e formulários de admissão depois de o fluxo básico funcionar de forma fiável durante um mês.
Se ainda estás a ponderar se as marcações online servem para o teu modelo de negócio, lê porque é que todas as empresas precisam de um sistema de marcações online e o que é um sistema de marcações online, do primeiro módulo.
Como criar um sistema de marcações passo a passo
Fase um: planeia os teus serviços e horários. Lista todos os serviços que se podem marcar, com a duração, o tempo de intervalo e o preço. Define o horário semanal e bloqueia os feriados antes de mexeres nas definições do software.
Fase dois: constrói o caminho de marcação no website. Cria uma página de marcações própria, acrescenta uma agenda ou um widget às páginas de serviços e liga ambos a partir do menu principal. Os capítulos sobre criar uma página de marcações e adicionar uma agenda de marcações tratam desta fase em pormenor.
Fase três: configura as comunicações. Define os emails de confirmação e, se quiseres, as mensagens de lembrete. Usa como guia os capítulos sobre emails de confirmação de marcação e emails de confirmação de reserva.
Fase quatro: acrescenta admissão e pagamentos quando estiveres pronto. Liga formulários de admissão para clientes novos e um gateway de pagamento, se os depósitos ajudarem a reduzir as faltas. Ambos são opcionais no arranque, mas valiosos quando o volume crescer.
Fase cinco: forma a equipa e arranca. Todos os que recebem marcações por telefone têm de usar a mesma agenda. Faz marcações de teste do início ao fim. Anuncia aos clientes atuais a nova opção de autoatendimento, por email e pessoalmente.
Escolher ferramentas sem comprar a mais
As ferramentas de agendamento para pequenas empresas vão desde aplicações só de agenda até sistemas completos para websites. Sempre que possível, procura uma única solução que cubra o website e as marcações. Ferramentas separadas para o site, os formulários e o agendamento multiplicam os logins e os erros de sincronização.
O WEMASY foi pensado para equipas pequenas que querem website, formulários e marcações num só sistema, em vez de juntarem cinco subscrições.
Avalia com base no volume semanal real de marcações. Um consultor que trabalha sozinho e tem oito marcações por semana tem necessidades diferentes das de um salão com quatro cabeleireiros e sessenta marcações. Ajusta o nível de funcionalidades ao volume, não a uma escala futura imaginada.
Consulta como escolher um sistema de marcações para o teu negócio quando comparares opções. Foca-te no tempo de configuração, na experiência no telemóvel e em saber se a ferramenta se encaixa no teu website atual.
Depois do lançamento, verifica as métricas aos 30 e aos 60 dias. A percentagem de marcações online, a taxa de faltas e o volume de marcações por telefone dizem-te se deves ajustar as regras, os lembretes ou os depósitos. O módulo de agendamento, mais à frente neste livro, aprofunda a gestão contínua da agenda.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora uma pequena empresa a lançar marcações online?
A maioria das equipas com serviços e horários definidos lança em uma a duas semanas. Reserva tempo para testes, formação da equipa e comunicação aos clientes. Arrancar à pressa com pagamentos ou confirmações por testar cria problemas de apoio logo no primeiro dia.
Posso continuar a receber marcações por telefone ao mesmo tempo que o agendamento online?
Sim, mas todas as marcações por telefone têm de entrar de imediato no mesmo sistema. A divisão entre agendas em papel e em software é onde começam as marcações duplicadas. Treina a equipa para registar as reservas por telefone antes de desligar.
O WEMASY funciona como sistema de marcações online para pequenas empresas?
O WEMASY junta páginas de website, formulários, agendamento e pagamentos num só sistema. As equipas pequenas publicam um site de marcações através do criador de websites, sem gerirem ferramentas separadas para cada camada.
Qual é o maior erro das pequenas empresas ao configurar marcações?
Lançar sem testar o fluxo completo do cliente no telemóvel. A maioria dos clientes marca a partir do telemóvel. Um fluxo que funciona no teu portátil mas falha no telemóvel perde marcações sem que dês por isso.
Devo exigir contas aos clientes para marcarem online?
O checkout como convidado converte melhor com clientes novos. Contas opcionais para clientes recorrentes aceleram as marcações seguintes. Exigir a criação de conta antes da primeira marcação acrescenta uma fricção de que a maioria das pequenas empresas não precisa.
Quando devo acrescentar pagamentos ao sistema de marcações da minha pequena empresa?
Acrescenta depósitos quando as faltas te custam receita real ou stock reservado. Marcações gratuitas no arranque são aceitáveis enquanto afinas o fluxo. Introduz a configuração do gateway de pagamento quando o agendamento básico já correr sem problemas.