Um website de eventos é a fonte central de informação para quem pensa participar num evento. A data, o local, os oradores, o programa e o processo de inscrição ficam todos num só lugar, e dão aos possíveis participantes tudo o que precisam para decidir ir.
Todos os eventos competem por atenção. Quem ouve falar de uma conferência, de um workshop ou de uma exposição tem outras coisas para fazer com o seu tempo e dinheiro. A decisão de se inscrever depende muitas vezes da rapidez e da clareza com que o website do evento responde às perguntas que o possível participante já faz: o que é isto, vale a pena ir e como me inscrevo?
Um website de eventos bem feito responde às três antes de o visitante passar da primeira secção. Um mal feito perde-o por confusão ou incerteza antes de ele chegar ao botão de inscrição.
O que é um website de eventos?
Um website de eventos é um website criado para um único evento ou para uma série de eventos recorrentes. O seu objetivo é apresentar o evento com clareza, criar credibilidade e transformar visitantes interessados em participantes inscritos. Serve como fonte oficial de informação para quem quer saber o que é o evento, a quem se destina, onde e quando se realiza e como participar.
Os websites de eventos vão desde sites simples de uma só página para um workshop local até sites com várias secções para grandes conferências, com vários percursos, oradores, patrocinadores e escalões de bilhetes. A complexidade cresce com o evento, mas a função principal é a mesma.
Quem usa websites de eventos?
Os websites de eventos são usados por qualquer organização ou pessoa que organize um evento que exija inscrição, compra de bilhete ou planeamento prévio por parte dos participantes. Isto inclui:
- Organizadores de conferências e cimeiras que gerem o cartaz de oradores, as sessões e a inscrição dos participantes
- Formadores e responsáveis de workshops que precisam de um fluxo de inscrição e pagamento
- Promotores de eventos musicais, artísticos e culturais que tratam da venda de bilhetes e da informação do evento
- Equipas de eventos corporativos que organizam eventos internos ou externos com inscrição formal
- Organizações comunitárias e sem fins lucrativos que promovem angariações de fundos, exposições ou encontros anuais
Qualquer evento aberto a um público além de uma lista privada de convidados ganha com um website próprio como fonte única de verdade.
O que distingue um website de eventos dos outros websites?
Um website de eventos funciona sob pressão de tempo, de uma forma que a maioria dos outros websites não conhece. Tem um prazo final: a data do evento. Tudo no site está orientado para levar as pessoas a inscreverem-se antes dessa data. Depois do evento, o site passa a ser um arquivo ou é reaproveitado para a edição seguinte.
Esta urgência define as prioridades de design. As datas e os prazos têm de estar em destaque. A inscrição tem de ser sem atrito. Os sinais de credibilidade que reduzem a hesitação, como perfis de oradores, testemunhos de eventos anteriores e logótipos de patrocinadores, têm de estar logo visíveis. Um website de eventos que esconde a ligação de inscrição ou torna a data difícil de encontrar perde participantes que simplesmente seguem para outra coisa.
O que precisa um website de eventos para funcionar bem?
Detalhes do evento claros logo no topo
O nome do evento, a data, o local e uma frase a dizer a quem se destina devem estar visíveis sem fazer scroll. Um visitante que não percebe logo o que é o evento e quando se realiza não vai fazer scroll para descobrir.
Um caminho de inscrição bem visível
O apelo à ação da inscrição deve aparecer cedo na página, repetir-se à medida que o visitante desce e nunca estar a mais de um clique de distância. Preços de lançamento, número limitado de lugares e lembretes de prazo criam urgência e aceleram a decisão de se inscrever.
Informação sobre oradores e programa
Na maioria dos eventos, os oradores ou o programa são a razão pela qual as pessoas vão. Perfis de oradores com fotografias, biografias curtas e títulos das sessões dão aos possíveis participantes a confiança de que o conteúdo vale o seu tempo. Um programa, mesmo provisório, ajuda as pessoas a organizarem-se em torno do evento e reduz a incerteza que impede alguns de se comprometerem.
Prova social de edições anteriores
Fotografias, testemunhos e números de participação de eventos anteriores tranquilizam quem vai pela primeira vez de que o evento cumpre o que promete. É especialmente eficaz mostrar que participantes anteriores voltaram nas edições seguintes.
Perguntas frequentes
É melhor criar um novo website de eventos para cada edição ou manter um só site ao longo dos anos?
Num evento anual recorrente, um único site atualizado todos os anos costuma ser a melhor abordagem. O domínio e a visibilidade nas pesquisas que ganhou passam para o ano seguinte. O conteúdo das edições anteriores serve de prova social para a próxima. Um site completamente novo todos os anos começa do zero na visibilidade nas pesquisas e perde a continuidade que cria um público fiel que volta. Para eventos únicos, sem sequela prevista, tanto um site próprio como uma página dedicada num site existente podem funcionar. Com o criador de websites da WEMASY, podes configurar isto diretamente no teu website.
Com quanta antecedência deve um website de eventos entrar no ar?
O mais cedo possível, idealmente seis a doze semanas antes do evento, no caso de eventos que exigem muito planeamento dos participantes. As decisões sobre viagem, alojamento e agenda levam tempo. Um website de eventos que entra no ar duas semanas antes da data perde parte do público possível só porque as pessoas não conseguem reorganizar-se em cima da hora. Páginas de anúncio antecipado, mesmo antes de os detalhes todos estarem confirmados, permitem aos visitantes interessados subscrever novidades antes de a inscrição abrir.
Um website de eventos tem de tratar diretamente da venda de bilhetes?
Não necessariamente. Alguns websites de eventos remetem para uma plataforma de bilhética de terceiros para a compra. Outros tratam de todo o fluxo de inscrição e pagamento no próprio site. A abordagem certa depende da complexidade do evento e das ferramentas disponíveis. Tratar de tudo no site do evento dá aos organizadores mais controlo sobre a experiência e os dados dos participantes. Usar uma plataforma de terceiros é mais rápido de configurar e dispensa a infraestrutura de pagamentos. Qualquer uma funciona, desde que o caminho do website do evento até à inscrição seja curto e claro.
Como é que os websites de eventos são encontrados por quem pesquisa eventos?
Através de termos de pesquisa ligados ao tema, ao local e à data do evento. Sinais claros de localização nos títulos e no conteúdo das páginas, um site de carregamento rápido com um certificado SSL e conteúdo estruturado e específico sobre os detalhes do evento ajudam os motores de busca a mostrar o site a quem procura.
O que deve mostrar um website de eventos depois de o evento terminar?
Os melhores momentos do evento: fotografias, gravações, principais conclusões e testemunhos de participantes. Este conteúdo serve dois objetivos. Dá a quem esteve presente um lugar para rever a experiência e cria credibilidade para a próxima edição, ao mostrar aos possíveis participantes o que perderam. Uma página que só diz "este evento já terminou" e mais nada desperdiça a prova social e a visibilidade nas pesquisas que o site criou.
Um website de eventos pode gerir a visibilidade dos patrocinadores?
Sim. Uma secção de patrocinadores com logótipos e, quando faz sentido, ligações para as páginas dos patrocinadores é prática comum nos eventos maiores. Os patrocinadores costumam ser organizados em escalões, com tamanhos de logótipo e regras de colocação correspondentes, e cada um fica a saber o que o seu investimento inclui. O criador de websites de eventos da WEMASY dá aos organizadores a estrutura para apresentar os patrocinadores de forma profissional ao lado de todo o outro conteúdo do evento.