Porque é que tantos emails de negócios se desfazem nas últimas três linhas? O corpo faz todo o sentido. A saudação estava bem. Depois a mensagem esvai-se com um "Diz-me qualquer coisa" e nenhuma despedida. O leitor fica a adivinhar o que realmente precisas e para quando.
Terminar um email empresarial é fechar o corpo com um apelo à ação claro, escolher uma despedida adequada e acrescentar a tua assinatura. O final é a tua última oportunidade de guiar o leitor para uma resposta. Um fecho forte pode ser a diferença entre uma resposta hoje e silêncio durante uma semana. Aqui fica como terminar um email empresarial da maneira certa.
O que pertence ao final de um email empresarial?
O final de um email empresarial tem três partes. A frase final diz o que precisas ou o que acontece a seguir. A despedida é uma palavra ou expressão curta antes do teu nome. A assinatura inclui o teu nome, função e contactos. Cada parte tem a sua função, e saltar qualquer uma enfraquece a mensagem.
Pensa na frase final como o manual de instruções do teu leitor. "Peço que confirme a sua disponibilidade até quinta-feira" é acionável. "Diga-me o que pensa" é vago. Os fechos específicos obtêm respostas mais rápidas.
Como escrever uma frase final eficaz
A tua frase final deve corresponder ao objetivo do email. Se fizeste uma pergunta no corpo, repete-a ou acrescenta um prazo. Se partilhaste informação, diz ao leitor se precisas de confirmação ou se não é necessária nenhuma ação.
1. Pedir uma resposta
Sê direto sobre o que precisas e para quando. "Pode enviar o contrato revisto até ao fim do dia de sexta-feira?" dá ao leitor uma tarefa e um prazo claros. Evita fechos em aberto quando tens um prazo concreto.
2. Partilhar apenas informação
Quando não é preciso resposta, diz isso mesmo. "Não é necessária qualquer ação da sua parte. Quis apenas mantê-lo a par." Isto poupa o leitor de ficar a pensar se deve responder.
3. Marcar ou dar seguimento
Oferece um próximo passo concreto. "Estou disponível terça ou quarta-feira à tarde para uma chamada. Qual lhe convém mais?" é mais fácil de responder do que "Devíamos falar em breve." Junta isto à orientação de como escrever um email profissional para o fluxo completo da mensagem.
Escolher a despedida certa
Depois da frase final, acrescenta uma despedida numa linha própria e depois o teu nome. As opções comuns incluem Com os melhores cumprimentos, Cordialmente, Obrigado e Atenciosamente. Ajusta a despedida ao tom da mensagem. Uma proposta formal termina com Atenciosamente ou Com os melhores cumprimentos. Uma atualização interna rápida pode terminar com Obrigado.
Depois da despedida, segue-se o bloco da assinatura. Inclui o teu nome completo, cargo, nome da empresa, número de telefone e website. Um endereço com marca no teu domínio, configurado através de como ter email num domínio personalizado, também pertence a esse bloco.
Para veres melhor as opções de despedida, continua em despedidas de email para todas as situações e como terminar um email de forma profissional.
Perguntas frequentes
Devo incluir sempre um apelo à ação no final de um email empresarial?
A maioria dos emails de negócios ganha com um apelo à ação claro, mesmo simples. Diz ao leitor se precisas de uma resposta, de uma decisão ou de nenhuma ação. A WEMASY ajuda-te a manter uma presença de marca profissional com o criador de websites, e os teus emails devem refletir essa mesma clareza.
Obrigado é uma despedida adequada para contactos externos?
Obrigado funciona bem quando pedes a alguém que faça algo ou quando essa pessoa já te ajudou. Num primeiro contacto formal, Com os melhores cumprimentos ou Atenciosamente é uma escolha mais segura.
Quantas linhas deve ter a minha assinatura de email?
Mantém a assinatura entre quatro e seis linhas. Inclui o teu nome, cargo, empresa, telefone e website. Assinaturas longas, com citações ou imagens grandes, distraem da mensagem.
Devo repetir o meu pedido na frase final?
Repetir o pedido principal na frase final ajuda os leitores ocupados que só percorrem o texto. Uma frase chega. Esta técnica combina bem com a escrita concisa de como escrever um email claro e conciso.
É pouco profissional terminar um email sem despedida?
Terminar sem despedida parece brusco na maioria dos contextos de negócio. Uma só palavra, como Obrigado ou Cumprimentos, demora um segundo e sinaliza que a mensagem está completa.
A minha assinatura de email deve corresponder à marca do meu website?
A tua assinatura deve usar o mesmo nome de empresa, logótipo e contactos que o teu website. A coerência entre canais cria confiança, como se explica em coerência do email em toda a tua marca.