A última impressão é a que as pessoas guardam. Um email forte que acaba com um vago "Que acha?" e sem assinatura deixa o leitor na dúvida e um pouco irritado. Uma mensagem que termina com um próximo passo claro, uma despedida cuidada e uma assinatura completa parece acabada e fiável.
Terminar um email de forma profissional é fechar o corpo com objetivo, escolher uma despedida que condiga com o tom e incluir uma assinatura com os teus contactos. É a última camada de acabamento em cada mensagem de negócio que envias. Aqui fica como são os finais profissionais na prática.
O que inclui um final de email profissional?
Um final profissional tem três elementos a trabalhar em conjunto. O parágrafo final remata a mensagem e diz o que precisas. A despedida é uma breve linha de cortesia antes do teu nome. A assinatura dá ao leitor os teus contactos completos. Tira qualquer um destes e a mensagem parece incompleta.
Os finais profissionais também respeitam o tempo do leitor. Não introduzem temas novos. Não acrescentam amabilidades desnecessárias. Confirmam o objetivo e convidam à resposta certa.
Como fechar o corpo do teu email
O último parágrafo do corpo deve responder a uma pergunta. O que deve o leitor fazer a seguir? Se precisas de aprovação, pede-a. Se partilhaste um relatório, diz se o feedback é bem-vindo. Se a mensagem é só informativa, diz ao leitor que não é preciso responder.
1. Termina com agradecimento, quando for adequado
Agradece ao leitor quando ele fez algo por ti ou quando estás a fazer um pedido. "Obrigado por rever a proposta" é genuíno e breve. Não abuses dos agradecimentos em todos os parágrafos. Uma vez no fecho chega.
2. Acrescenta um prazo quando o tempo importa
Se o teu pedido é urgente, indica o prazo na frase final. "Peço que me diga até segunda-feira, para podermos finalizar a encomenda" dá ao leitor um motivo para dar prioridade à tua mensagem.
3. Evita introduzir informação nova
O parágrafo final não é o sítio para um segundo tema. Se percebes que tens outro assunto para tratar, envia um email separado ou assinala-o claramente como segundo ponto. Misturar temas no fim confunde o leitor e atrasa as duas respostas.
Despedidas e assinaturas com aspeto profissional
Escolhe uma despedida que condiga com a formalidade da mensagem. Com os melhores cumprimentos e Cordialmente servem na maioria dos contextos de negócio. Atenciosamente adequa-se à correspondência formal. Obrigado e Cumprimentos servem para contactos familiares e equipas internas.
A tua assinatura deve incluir o teu nome completo, cargo, empresa, número de telefone e endereço do website. Usa o mesmo nome de empresa e a mesma marca que o teu website. A coerência entre canais importa, como se explica em a marca no email importa tanto como a marca no website.
Envia de um endereço com marca no teu domínio, não de uma conta pessoal. A linha do remetente faz parte do final que o leitor vê na pré-visualização da caixa de entrada. Os detalhes da configuração estão em email pessoal vs email empresarial.
Para opções concretas de despedida, vê exemplos de despedidas em emails profissionais. Para frases finais em contexto, revê como terminar um email empresarial.
Perguntas frequentes
Qual é a despedida de email mais profissional?
Com os melhores cumprimentos é a despedida profissional mais versátil no email de negócios. Serve para clientes, parceiros e contactos formais sem soar rígida. A WEMASY ajuda-te a manter a marca coerente com o criador de websites e o email a condizer no teu domínio.
Devo escrever o meu nome depois da despedida se a assinatura já o inclui?
Escreve o teu primeiro nome ou o nome completo na linha logo a seguir à despedida, mesmo que a assinatura automática o repita. Dá um toque pessoal, sobretudo em mensagens a uma só pessoa.
Posso terminar um email profissional só com o meu nome?
Saltar a despedida e passar direto ao nome parece seco na maioria dos contextos de negócio. Uma despedida breve, como Cumprimentos ou Obrigado, antes do nome demora um segundo e mantém o tom respeitoso.
Devo incluir ligações para redes sociais na minha assinatura de email?
Inclui uma ou duas ligações profissionais relevantes, como o website da empresa ou um perfil de negócio principal. Demasiados ícones e ligações deixam a assinatura sobrecarregada e distraem da mensagem.
Como termino um email quando estou a dar más notícias?
Termina com uma frase final clara e empática e oferece um caminho a seguir. Evita despedidas demasiado animadas, como Abraço. Com os melhores cumprimentos ou Atenciosamente mantém o tom adequado.
O final do email importa tanto como a abertura?
Ambos importam, mas é o final que determina se o leitor age. Um fecho claro, com a despedida certa, gera respostas. Revê despedidas de email para todas as situações para ajustares o teu fecho ao contexto.