Imagina gerir um negócio de serviços em que as reservas chegam por cinco canais diferentes. Um cliente envia uma mensagem de texto. Outro envia um email. Alguém pergunta nas redes sociais quando estás livre. Passas de uma aplicação para outra, percorres mensagens e tentas lembrar-te de quem confirmou e de quem ainda está à espera. Nesse caos, uma reserva em potencial escapa-se.
Um formulário de reserva no teu website acaba com este atrito. Os visitantes escolhem uma data e uma hora, introduzem os dados e a marcação fica feita. Sem idas e vindas. Sem reservas duplicadas. Sem dúvidas sobre se a pessoa vem mesmo.
O que é um formulário de reserva?
Um formulário de reserva é um formulário que permite aos visitantes marcar uma consulta diretamente a partir do teu website. Mostra a disponibilidade em tempo real, deixa-os escolher uma hora que lhes sirva e envia confirmações instantâneas aos dois lados. No momento em que submetem, a marcação fica garantida.
Existem dois tipos. Um formulário de pedido de marcação deixa os visitantes sugerir uma hora e esperar pela tua confirmação. Um formulário de reserva completo (ou formulário de reserva online) mostra os teus horários livres reais e confirma a reserva logo. Para a maioria dos negócios de serviços, a confirmação instantânea converte melhor. O visitante sente que o seu tempo é respeitado e tu ficas de imediato a saber quem vem.
O que deve incluir um formulário de reserva?
Mantém o formulário focado no que precisas para dar uma boa marcação.
1. Tipo de serviço ou de marcação
Se ofereces mais do que um serviço, uma lista pendente permite aos visitantes escolher para que estão a marcar. Isto importa porque serviços diferentes demoram tempos diferentes. Um corte de cabelo são 30 minutos. Uma consulta é uma hora. O formulário mostra apenas os horários livres para esse tipo de serviço.
2. Escolha de data e hora
Um seletor de calendário ou de datas onde escolhem quando querem vir. Mostrar apenas os horários livres evita reservas duplicadas e elimina a frustração de escolher uma hora que não serve. A integração da disponibilidade em tempo real é um motor de conversão. Os estudos mostram que quanto mais depressa alguém consegue concluir um formulário, maior é a taxa de conclusão.
3. Nome e informação de contacto
Precisas de saber quem vem e como contactar a pessoa se algo mudar. Nome, email e número de telefone cobrem o básico. O telefone é essencial para os lembretes de marcação.
4. Pedidos especiais ou notas (opcional)
Um campo de texto onde mencionam o que for relevante. "É a primeira vez que venho", "Preciso de acesso para cadeira de rodas" ou "Prefiro um horário de manhã" ajudam-te a preparar e mostram aos clientes que te importas com a experiência deles.
Porque é que os formulários de reserva afetam diretamente a tua receita
Se as marcações são a tua forma de ganhar dinheiro, um formulário de reserva remove atrito do processo de conversão.
1. Captas contactos enquanto a intenção está quente
Quando alguém tem de ligar ou enviar um email para marcar, cada atraso é uma oportunidade para mudar de ideias ou ligar a um concorrente. Um formulário que preenchem agora mesmo significa compromisso agora mesmo. Os contactos quentes fecham mais depressa do que os frios.
2. A tua agenda enche-se sozinha
Acabou a gestão manual do horário. Os visitantes reservam, o horário fecha automaticamente e tudo se sincroniza com o teu calendário. Sem folhas de cálculo. Sem adivinhar quem confirmou.
3. As faltas diminuem muito
Quando alguém preenche um formulário e escolhe uma hora concreta, sente-se mais comprometido do que se tivesse dito casualmente "depois digo-te algo". Junta um email de lembrete automático um dia antes da marcação e as taxas de faltas descem 30 a 40 por cento. As pessoas esquecem-se. Um lembrete traz-as de volta.
4. Reduzes o trabalho de seguimento
Sem um formulário de reserva, gastas tempo a confirmar disponibilidade, em idas e vindas sobre horas e a esclarecer detalhes. Um bom formulário trata de tudo isso numa só interação. Respondes a reservas qualificadas, não a cadeias de emails sem fim.
Número de campos do formulário de reserva e conversão
O número de campos que incluis afeta diretamente se as pessoas concluem o formulário. Um formulário com três campos converte a 25 por cento. Junta seis campos e vê a conversão descer para 15 por cento. Cada campo adicional custa-te conclusões.
Nos formulários de reserva, isto significa: pede apenas o que precisas mesmo para dar a marcação. Se queres saber a morada completa, o número de telefone completo e o apelido de solteira da mãe, vais perder reservas. Capta o essencial no próprio formulário de reserva. Usa um email de seguimento para obter detalhes extra mais tarde.
A otimização para telemóvel importa nos formulários de reserva
Mais de metade dos teus visitantes está em dispositivos móveis. Um formulário de reserva que funciona lindamente no computador mas é difícil de usar no telemóvel perde reservas. Os seletores de data têm de ser fáceis de usar com o toque. Os botões têm de ser grandes o suficiente para tocar sem falhar. Os campos de texto precisam de espaçamento adequado.
Testa o teu formulário de reserva no telemóvel. Se não o preencherias porque é incómodo no telemóvel, os teus visitantes também não. Um formulário otimizado para telemóvel converte 30 a 50 por cento melhor do que um pensado para o computador.
Como os formulários de reserva se integram no resto do teu sistema
Um formulário de reserva não é uma ilha. Quando alguém submete, as coisas devem acontecer automaticamente.
Sincronização do calendário
O formulário deve sincronizar com o teu sistema de calendário (Google Calendar, outros calendários ou uma ferramenta de reservas dedicada). Quando bloqueias tempo no teu calendário pessoal, o formulário esconde esses horários. Quando aceitas uma marcação através do sistema de reservas, ela é adicionada ao teu calendário. Isto evita conflitos sem levantares um dedo.
Emails de confirmação
No momento em que reservam, recebem um email de confirmação com a hora, o local e quaisquer próximos passos. Tu também recebes uma notificação. Isto cria responsabilidade nos dois lados.
Lembretes e seguimento
Os emails de lembrete automáticos um dia antes (ou umas horas antes) reduzem as faltas de forma drástica. Alguns sistemas enviam também SMS de lembrete ou notificações push. Um simples "A tua marcação é amanhã às 14h" funciona. As pessoas esquecem-se; os lembretes trazem-nas de volta.
Integração com CRM e email
O visitante que reserva passa a ser um contacto no teu CRM. Podes segmentá-lo por tipo de serviço, frequência de reservas ou qualquer dado que tenhas recolhido no formulário. Isto transforma os dados do formulário de reserva numa lista que podes cultivar ao longo do tempo. Reservaram uma vez. O email pode transformá-los em clientes repetentes.
Gerir cancelamentos e remarcações
O teu email de confirmação deve dizer aos visitantes como cancelar ou remarcar. Alguns sistemas deixam-nos gerir as suas próprias reservas através de um link na confirmação. Isto mantém tudo em autoatendimento e reduz o trabalho manual que tens de tratar.
Inclui linguagem clara: "Precisas de remarcar? Clica aqui" e "Queres cancelar? Responde a este email ou clica aqui." Quanto mais fácil o tornares, mais provável é que remarquem em vez de simplesmente não aparecerem.
Serviços diferentes, durações diferentes, disponibilidade diferente
Se ofereces um serviço de 30 minutos e um de 90 minutos, a tua disponibilidade para cada um é diferente. Um formulário de reserva pode usar lógica condicional para mostrar os horários certos consoante o serviço escolhido. Escolhem primeiro o serviço. O calendário atualiza-se para mostrar apenas as horas que servem para essa duração. Isto evita desencontros e confusão.
O criador de formulários do WEMASY suporta lógica condicional, para o formulário se adaptar consoante as escolhas. O mesmo formulário pode gerir vários serviços sem criares formulários separados.
Quando um formulário de reserva chega e quando precisas de mais
Para muitos pequenos negócios de serviços, um formulário de reserva bem feito no teu website trata do assunto por completo. Recebes os dados do visitante, a hora preferida e uma confirmação. Pronto.
Um sistema de reservas dedicado (uma ferramenta de agendamento dedicada) passa a ser útil quando precisas de funcionalidades avançadas, como listas de espera automáticas, atribuição de equipa (que membro da equipa deve tratar desta reserva?) ou cobrança de pagamento à cabeça. Para um agendamento simples, um formulário no teu website com algumas integrações resolve.